Документы подтверждающие трудовую деятельностьКак известно, основным документом подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника является трудовая книжка. Что же делать, если этот документ утерян либо некоторые сведения из трудовой книжки различные государственные органы (социального обеспечения, пенсионного обеспечения и др.) требуют подтвердить дополнительно?

Работник пишет заявление

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (ред. от 20.07.2011), при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные надлежащим образом, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 6).

Личное дело на руки работнику при увольнении не выдается, а передается в архив. Вот почему работник, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, вправе обратиться к своему работодателю с письменным заявлением выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Обратите внимание: работодатель не вправе откладывать заявление работника "в долгий ящик", а обязан вручить работнику интересующие его документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Причем документы предоставляются работнику безвозмездно. То есть работодатель не вправе взимать с работника плату за изготовление копий и т.д.

Трудовой кодекс РФ не устанавливает правила о том, кому должен работник адресовать такое заявление. Данный вопрос регулируется инструкциями по делопроизводству, принятыми у работодателя. В заявлении целесообразно указать, какие именно документы интересуют работника. Если необходимо получить два экземпляра документа, то следует отметить это.

Готовим копии документов

С точки зрения делопроизводства (п. 29 ГОСТ Р 51141-98) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Поэтому копия документа, сделанная на копировальном аппарате, юридической силы оригинала документа не имеет. Чтобы придать юридическую силу подлинника документа обычной ксерокопии, необходимо проставить специальную отметку о заверении копии. Такая отметка проставляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" .

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют от границы левого поля заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Примерный образец

Генеральному директору

ООО "Дельта"

16 июня 2012 г.

г-ну Степанову А.Г.

от секретаря отдела финансового контроля

Ивановой М.И.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 30 июня 2012 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.

2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

 

Секретарь                                 Иванова М.И.

 Примерный образец приказа можно скачать здесь.

Обратите внимание на то, что ГОСТ по делопроизводству не обязывает проставлять в правом верхнем углу документа штамп "копия" либо делать эту запись от руки. Целесообразно копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Теперь наша ксерокопия приравнена к подлиннику.

Если нужна выписка...

Выписка - это документ, воспроизводящий часть информации подлинного документа (п. 140 ГОСТ Р 51141-98). Сделать выписку из документа технически сложнее, чем заверить копию. В частности, в отличие от копии новый документ будет именоваться иначе, например: "Выписка из приказа N ______ от ___________".

По сути, это будет уже самостоятельный документ. Причем выписывается только та информация, которая необходима. Вот почему выписку возможно сделать далеко не с каждого документа, а только с того, который имеет структурированную форму (например, имеет несколько пунктов или частей). Между тем приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу и об увольнении имеют унифицированную форму, причем информация размещается в табличном виде. И это значительно осложняет изготовление из них выписок.

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, так как эта служба располагает необходимой информацией. Причем, к примеру, справка о доходах должна иметь установленную форму, которая утверждается приказами Федеральной налоговой службы. Согласно п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты (работодатели) выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога. По этой причине бухгалтерия предприятия не вправе отказать выдать работнику справку о доходах по форме N 2-НДФЛ.

Документы подтверждающие трудовую деятельность работник вправе запросить в любое время. Например, копию приказа о приеме на работу сотрудник может потребовать непосредственно после оформления приема на работу, чтобы удостовериться, что прием на работу действительно состоялся (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, работник имеет право запросить и при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Закон не обязывает работодателя вести учет выданных документов о трудовой деятельности. Поэтому никого не должен удивить тот факт, что у работодателя отсутствует журнал учета выданных справок и т.п.

Если работник хочет подтвердить свой стаж для целей получения пособия по государственному социальному страхованию, то целесообразно запросить справку, отвечающую требованиям Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

Согласно п. 23 указанных Правил, документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если они не содержат основания для их выдачи.

В случае если в предоставленном документе о периодах работы (службы, деятельности) указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15-е число соответствующего месяца.

{lang: 'ru'}

3 комментария: Документы подтверждающие трудовую деятельность

%PAGE_NUMBER%1
  • Кирилл говорит:

    Очень нужная информация для всех людей. Конечно трудовые книжни не должны теряться, но если уж так случилось, то спасибо вам огромное за детальное описание действий в данном случае.

  • Андрей говорит:

    Как быть если в трудовую книжку не внесли ни одной должности, а только общий стаж службы в ОВД и ФСИН за 20-ть лет? Не внесли также повышение квалификации, перемещения по службе и другие записи которые должны записать из личного дела сотрудника…

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте, Андрей.

    Эти записи не были внесены изначально или трудовая книжка была утеряна? Нужно сделать дубликат, но при этом собрать подтверждающие стаж документы со службы ОВД и ФНС.

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет