Новые правила выдачи копий документов: краткий обзор изменений 2018 года

Новые правила выдачи копий документов: краткий обзор изменений 2018 года.

Летом 2018 года порядок оформления документов изменился. В силу вступил очередной государственный регламент – ГОСТ Р 7.0.97-2016. Наиболее важные поправки коснулись правил выдачи копий. Юристы проанализировали нормативный акт и выделили ключевые моменты.

Заявительный порядок

Выдавать копии сотрудникам предприятия или иным заинтересованным лицам следует на основании письменного требования. Устные просьбы в законодательстве не упомянуты. В трудовых отношениях правовым базисом является статья 62 ТК РФ. Норма предполагает документальную фиксацию обращения.
Специальных правил заполнения заявления не утверждено. Его разрешено изготовить с применением печатающих устройств или написать лично. С внедрением цифровых технологий актуальными стали электронные письма, удостоверенные квалифицированной подписью.
Обязательными признаны следующие реквизиты:

•    наименование организации, в которую направлен запрос;

•    должность и данные ответственного специалиста;

•    сведения о заявителе;

•    просьба о выдаче удостоверенных копий, их перечень;

•    личная подпись, а также расшифровка данных лица, составившего запрос;

•    дата.

На исполнение требования работника отведено 3 дня. Соответствующее правило закреплено в статье 62 ТК РФ. В срочном порядке получить сведения нельзя. Сроки отправки копий в уполномоченные органы установлены федеральными актами или ведомственными распоряжениями.

Новые правила удостоверения

Государственный стандарт подробно описывает процедуру подтверждения верности копий. Избежать споров позволит выполнение следующих требований:

•    проставление отметки «верно» на бумажном носителе;

•    указание должности, инициалов и фамилии специалиста, изготовившего копию;

•    наличие подписи ответственного лица;

•    отражение даты удостоверения и места хранения оригинала.

Ранее указывать сведения о нахождении подлинника не требовалось. Именно это нововведение привлекло пристальное внимание юристов. Поправка призвана сократить случаи фальсификации и облегчить проверку информации.
Применение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в отношении распорядительных и организационных документов носит добровольный характер. Решение о переходе на новый стандарт закрепляют в инструкциях по делопроизводству.

О чем стоит знать

Регламент ужесточает правила оформления. Так, копированию подлежат все листы подлинника. На каждом из них необходимо проставлять удостоверительную надпись. Двусторонняя печать копий исключается, страницы подлежат нумерации, прошиваются и скрепляются специальной наклейкой на обороте. Правом заверять документы наделяют штатного специалиста. Наличие доверенности или внутреннего распоряжения обязательно.
Оттиск печати на копии потребуется лишь при ее применении компанией. Если фирменные штампы отсутствуют, на действительности документов это не отразится. При выполнении запросов налоговых инспекций стоит руководствоваться ведомственными инструкциями. Ориентирами служат письма Минфина № 03-02-РЗ/62336 и ФНС России № АС-4-2/16459.
Новый ГОСТ ввел дополнительные реквизиты. Так, делопроизводителям стоит знать о грифах «Коммерческая тайна», «Ограничение доступа» и «Конфиденциально». Кроме того, регламент предусматривает проставление отметок об электронной подписи. В штампе предписывается указывать номер, срок действия сертификата и данные владельца.
Практическое значение стандарта сложно переоценить. В нем приведены подробные инструкции по нумерации страниц, использованию шрифтов, междустрочных интервалов и отступов. Оригиналы объемных документов разрешили изготавливать методом двусторонней печати.