Нужно ли штатное расписание?
Должностные обязанности работников
02.02.2012Дополнительный оплачиваемый отпуск для «льготников»
08.02.2012
КОМУ НУЖНА «ШТАТКА»?
Часто вопросы штатного расписания ставят в тупик даже самых опытных бухгалтеров. На первый взгляд все просто. Этот документ включает в себя перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, оклады и месячный фонд заработной платы. Откуда же берутся эти вопросы и нужно ли штатное расписание организации, давайте попробуем разобраться.
Бывает, что в компании происходит реструктуризация и работодатель вынужден сокращать численность штата. Из-за этого порой возникают конфликты, которые могут дойти до суда. И арбитры в первую очередь затребуют именно штатное расписание. В этой ситуации основное назначение документа будет заключаться в том, чтобы организация могла доказать, что у нее не было возможности предоставить сокращенному работнику иную должность, а следовательно, увольнение этого сотрудника было законным. Без штатного расписания доказать законность увольнения практически невозможно.
Если организация достаточно крупная, то штатное расписание необходимо ей и для того, чтобы у руководителя была возможность быть в курсе организационной структуры компании, знать количество штатных единиц и вакансий по каждой должности.
Без него никак?
Прямого требования о том, что в каждой организации должно быть штатное расписание, в Трудовом кодексе РФ нет. Но в Постановлении Роскомстата указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности.
На данный момент мнения относительно обязанности работодателя по утверждению штатного расписания разнятся. Согласно одной точке зрения наличие документа является обязательным, так как затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Согласно другой версии работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Можно порекомендовать не пренебрегать этим кадровым документом, поскольку, во-первых, проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения, а во-вторых, штатное расписание действительно может понадобиться в любой момент.
Под пристальным взглядом
Несмотря на то что наличие штатного расписания — дело добровольное, его отсутствие может стать причиной наложения штрафа инспектором труда. Наряду с другими кадровыми документами они запрашивают и эту бумагу.
Обратите внимание: как показывает статистика, наибольшее количество вопросов у инспекторов вызывает графа «оклад», если в ней указан диапазон зарплаты для сотрудников одной квалификации. Специалисты советуют регулировать заработную плату работников, которые трудятся в одном структурном подразделении на одинаковых должностях, но при этом с разным уровнем профессионализма и интенсивности, с помощью надбавок. Второй способ — назвать должности, используя критерии «ведущий», «старший», «младший».
Вызывает нарекания и то, что совместителей неправильно отражают в графе «Количество штатных единиц». Неполные штатные единицы нужно отразить в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75.
Мнение инспекторов
Очень часто налоговые органы при проведении выездных проверок тоже запрашивают штатное расписание, трудовые договоры и личные карточки. Несмотря на то что эти бумаги не являются документами налогового учета, представлять их по требованию проверяющих — обязанность налогоплательщика, поскольку данные бумаги могут иметь существенное значение для компании и ее налогообложения.
Инспекторы могут не признать счета-фактуры, на которых отсутствует подпись главного бухгалтера. В таком случае, чтобы получить вычет по НДС, необходимо взять у поставщика заверенную копию штатного расписания или письмо о том, что в штате фирмы не предусмотрена должность главного бухгалтера.
Во время проверки налоговики также смотрят, есть ли в фирме, например, юрист, если при этом организация обратилась за помощью удаленного специалиста. Некоторые проверяющие считают, что учесть данные расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Но арбитражная практика подтверждает, что если услуги были оказаны в рамках производственной или коммерческой деятельности, направлены на получение дохода и подтверждены документально, то такие расходы учесть можно. Не забывайте об этом.
Инспекторы достаточно часто требуют документы, касающиеся контрагентов, в том числе и штатное расписание. По поводу этого спорного вопроса существует различная арбитражная практика. С одной стороны, налоговый орган вправе затребовать только бумаги, касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика. С другой стороны, в случае необходимости у ФНС есть право получить информацию относительно конкретной сделки у участников самого контракта или у иных лиц, располагающих информацией об этой сделке. Налоговым кодексом не установлены критерии, согласно которым можно определить, какие именно документы могут относиться к деятельности проверяемой компании. Поэтому одни суды считают, что если штатное расписание контрагента не связано с деятельностью проверяемой организации, то представлять его не нужно. Другие арбитры полагают, что налоговый орган самостоятельно определяет перечень запрашиваемых документов для проверки обоснованности расходов и вычетов по НДС. У инспектора могут возникнуть сомнения в реальности тех или иных работ или услуг. Несмотря на то что штатное расписание контрагента не имеет отношения к деятельности проверяемой организации, за отказ представить сведения возможно наложение штрафа. И тогда свою точку зрения придется отстаивать в суде.
Примечание. Обратите внимание: изменения в штатном расписании при сокращении штата, переименовании должностей относительно размера окладов необходимо утвердить, издав приказ не менее чем за два месяца до этих изменений.
А другие ведомства…
Нужно ли штатное расписание другим чиновникам? Несомненно. ФСС считает необходимым составление этого документа, так как он служит подтверждением правильности исчисления и уплаты страховых взносов.
Пенсионный фонд также обращает внимание на наличие штатного расписания, которое необходимо при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.
При лицензируемых видах деятельности, например в медицинских организациях, контролирующие органы могут запросить штатное расписание, чтобы проверить наличие разрешения по должности, которая должна быть лицензирована.
Подведем итоги…
Целесообразно составлять штатное расписание на один год, но оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Если должность предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках. Должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать с той, что указана в штатном расписании. Принимать новых работников можно лишь на свободные позиции в штатном расписании, где можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Чтобы не было претензий от проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям. И последнее — отсутствие штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.
23 Комментарии
Очень серьезная статья. Вообще сайт цельный, деловой. Можно узнать много ценной информации. Удачи вам Ольга!
Спасибо, Анастасия.
Оленька, благодарю за актуальный материал. Ваш сайт многим помог, помогает и будет помогать! Спасибо Вам за Ваш труд!
Буду рада видеть Вас у себя в гостях!
Ольга, спасибо за теплые слова.
По штатному информация достаточно грамотная.Спасибо. Если у кого будут вопросы, проблемы по трудовому законодательству, охране труда-пишите.Помогу бесплатно. Опыт имею практический. e-mail^ ncpon@list.ru.
Подскажите пожалуйста, есть ли необходимость в составлении штатного раписания нотариусу, занимающемуся частной практикой, у которого работает один помощник?
Алина.
Основанием для приема на работу в нотариальную контору для консультантов, секретарей и иного технического персонала является трудовой договор, заключаемый между работодателем — нотариусом и работником (по должности согласно штатному расписанию). Так что думаю, лучше вести штатное расписание.
Здравствуйте) В организации вводится новая должность, для этого нужен приказ на внесение изменений в ШР и так же утвердить новое ШР с этой должностью? или можно издать приказ: Внести изменение в дополнение к ШР-№2 и подложить этот приказ к ШР-№2?
Здравствуйте, Анна.
Вам необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание организации, затем приказ об утверждении штатного расписания, а также создать новое штатное расписание и присвоить ему новый номер.
Здравствуйте) подскажите может ли должность в ШР писаться через тире. Например начальник отдела кадров-офис менеджер?
Здравствуйте, Анна.
Такое наименование должностей не возможно, поскольку это абсолютно разные специальности (должности). Если начальник ОК исполняет обязанности офис-менеджера, необходимо издать приказ о совмещении или совместительстве за дополнительную оплату.
здравствуйте. пожалуйста, подскажите как быть: учредитель и директор ооо умер, я до его смерти стала основным учр.и директором.Пришла проверка фсс и просят штатн.расписание, а его в орг. не было, да и предприятие временно не работает из-за моего декретного, как мне быть, «рисовать» это ШР или….
и еще, могут ли оштрафовать меня «при желании» за отсутствие на предприятии в прошлом ШР
Здравствуйте, Татьяна.
Когда Вы приступили к своим должностным обязанностям, нужно было составить акт приема всех кадровый документов, которые были в организации, затем издать приказ о создании и восстановлении (если это возможно) отсутствующих документов. А но основании этого приказа составляете штатное расписание. Сделайте ШР задним числом и покажите акт с приказом, тогда проблем быть не должно. Вы ведь не можете нести ответственность за предыдущего руководителя.
Татьяна.
Вы несете ответственность за наличие необходимых документов в организации, но только за тот период, в котором Вы были руководителем.
Здравствуйте, скажите пожалуйста, правильно ли мы сделали исключения из штатного расписания должностей, мы с 26.12.13г. вывели ни кем незанятые вакантные должности, сделали ШР № 3 от 26.12.13г. на новый рабочий год, или нужно было просто вывести штатные единицы в период с 26.12.13г. по 31.12.13г., а с нового года утвердить ШР № 1 от 09.01.2014г.
Здравствуйте, Катерина.
Если должности были вакантны, то их можно сократить без проблем и утвердить новое ШР уже без этих должностей. с нового года его не нужно опять утверждать. ШР не утверждается каждый новый год, а только тогда, когда в него вносятся изменения.
в трудовом договоре работника указано расписание работы оклад и т.
д. штат в 1 аптечном пункте 3 человека и в другом 2 Обязаны ли мы иметь документ штатное расписание и если да, то Штатное расписание общее на ИП мы можем составить?
Ольга, здравствуйте!
Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Даже если у вас работает 3 человека, вы обязаны его оформить и в одном ШР отразить все аптечные пункты.
Подскажите, пожалуйста, нужны ли штатное расписание, табель и тд для представительства иностранной компании, где работает один сотрудник — его должность директор представительства.
Елена здравствуйте!
Все компании, осуществляющие деятельность на территории РФ должны соблюдать нормы трудового законодательства РФ.
Мое почтение. Подскажите, прав ли я в своих мыслях вот по какому поводу : в штатном — 58 чел., работает 40 чел, 20 ушли по собств.желаию, людей больше не принимаю, но и штатку не меняю, также 58. Ведь изменение штатного это же мое право, как Работодателя, а не обязанность. Еще о подводном камне- Служба занятости — если я сокращу штатное, об этом же за 2месяца я должен их уведомить. Заранее спасибо за ответ
Руслан доброго времени суток!
Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то и необходимости обновлять документ не возникает.
Изменять штатное расписание, это ваше право. Если вы не планируете принимать людей по вакантным должностям, то это не подразумевает изменение штатного расписания. Можете оставить его как есть.
Уведомление службы занятости
О сокращении численности или штата также нужно уведомить службу занятости(в случае увольнения или сокращения сотрудников):
— за два месяца до мероприятия по общему правилу;
— за три месяца, если намечается массовое увольнение.
Об этом сказано в пункте 2 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1.
Вам не нужно уведомлять службу занятости, так как вы просто убираете из штатного расписания вакантные должности.
Организация обязана письменно уведомить службу занятости о сокращении численности или штата. При этом в представленном документе необходимо указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к должности (профессии), условия оплаты труда каждого конкретного высвобождаемого сотрудника.
Об этом сказано в пункте 2 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1.
Формы, которые организации должны представлять в службу занятости в случаях массового увольнения сотрудников (в т. ч. при сокращении численности или штата), утверждены Правительством РФ (п. 4 и 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99). Эти формы приведены в приложениях 1 и 2 к постановлению Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99.
В то же время некоторые региональные и местные власти утверждают свои формы уведомлений о высвобождении сотрудников. Например, в Москве уведомлять службу занятости о сокращении численности или штата нужно по форме № 1 «Сведения о высвобождаемых работниках». Указанная форма утверждена постановлением Мосгоркомстата от 26 мая 1997 г. № 4.