Состав кадровой документации
Ну очень ответственное хранение
05.07.2011Готовимся в командировку
06.07.2011
АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:
- Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
- Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.
Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов. Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. 8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство. И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.
Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.
Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников. Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным локальным нормативным актом станет график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов. Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те, которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.
Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос: Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:
- Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
- Неперсонифицированность — это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.
В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными, с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.
|
№ п/п |
Наименование документа |
Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа |
Первоочередные обязательные локальные акты |
||
| 1 | Штатное расписание, утвержденное приказом работодателя | Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
| 2 | Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя | Статьи 189, 190 ТК РФ |
| 3 | Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя | Раздел Х ТК РФ |
| 4 | Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных | Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ |
| 5 | Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем | Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» |
| 6 | Локальные нормативные акты по оплате труда | Статья 135 ТК РФ |
| 7 | Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) | Статья 136 ТК РФ |
Обязательные локальные акты организации,действующие определенный период времени |
||
| 8 | Табели учета использования рабочего времени | Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
| 9 | График отпусков на календарный год | Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
Журналы учета и книги учета |
||
| 10 | Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н |
| 11 | Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу | Статья 68 ТК РФ |
| 12 | Журнал учета мероприятий по контролю | Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ
Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141 |
| 13 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) | Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 |
| 14 | Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) | Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 |
Приказы (распоряжения) работодателя |
||
| 15 | Приказы о приеме на работу | Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1, Т-1А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
| 16 | Приказы о переводе на другую работу | Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5,
Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
| 17 | Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе | Статья 99 ТК РФ |
| 18 | Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) | Статья 193 ТК РФ |
| 19 | Приказы о прекращении действия трудового договора | Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8,
Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
| 20 | Приказы о направлении работника в командировку | Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
| 21 | Приказы о предоставления отпуска | Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
| 22 | Приказы о поощрении работников | Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно |
||
| 23 | Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) | Статьи 67, 59 ТК РФ |
| 24 | Трудовые книжки, кроме внешних совместителей | Статьи 65, 66 ТК РФ |
| 25 | Личные карточки работников | Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
| 26 | Документы работников, требуемые законодательством (копии):
— документы удостоверяющие личность; — трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.); — документ об образовании; — справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности. |
Статья 65 ТК РФ |
| 27 | Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре | Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 |
| 28 | Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников | Статьи 243, 244 ТК РФ |
Документы о выплате заработной платы |
||
| 29 | Форма расчетного листка при выплате заработной платы | Статья 136 ТК РФ |
| 30 | Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями | Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 |
Документы для оформления отпусков |
||
| 31 | Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска | Статья 123 ТК РФ |
| 32 | Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией | Статьи 124, 125, 126 ТК РФ |
| 33 | Записка-расчет о предоставлении отпуска | Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004
№ 1 |
| 34 | Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.) | Статья 136 ТК РФ |
Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника |
||
| 35 | Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.) | Статьи 77-84 ТК РФ |
| 36 | Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений | Статьи 71, 79, 180 ТК РФ |
4 Комментарии
Статья нужная, но, конечно же, очень специфическая. Когда-то имел отношение к кадровой работе, в старые времена такая информация была очень ценна. Спасибо.
Добрый день!
В нашей организации не вели книгу учета движения ТК. Нужно ли ее заполнять задним числом. Только вряд ли получится узнать все серии и №№ ТК.
Или можно написать какую-нибудь бумажку, что книга была утеряна. И завести новую, вписать в нее те ТК, которые есть сейчас.
Как лучше поступить?
Екатерина.
Лучше завести книгу учета трудовых книжек текущим числом, но ни в коем случае ни задним.Составьте акт об отсутствии или потере и заводите новую.
Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).
Отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная той же ст. 5.27 КоАП РФ.
Так, согласно указанной норме нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
— на должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. руб.;
— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
— на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (например, Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).
Статья очень полезная и нужная! Спасибо!