И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации.АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что такое аудит – это проверка, оценка документации. И если у нас с вами аудит кадровой документации, значит нужно оценить состояние кадровой документации у себя в организации. Всю кадровую документацию, которая есть в организации, можно условно поделить на две большие группы:

 

  1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с работниками.
  2. Документы, которые создаются и разрабатываются работодателем в организации, в связи с возникновением трудовых отношений.

Прежде всего к документам, которые разрабатываются в вашей организации, относятся обязательные документы в виде локальных нормативных актов.  Что такое локально нормативный акт? Понятия, как такового, в Трудовом кодексе нет, в ст. 8 ТК РФ вскользь упоминается о том, что это нормы, которые раскрывают трудовое законодательство, но это те документы, которые рассказывают, как мы в своей организации под нашу специфику применяем трудовое законодательство. И какой важный момент здесь нужно отметить, самое главное, все локальные нормативные акты, которые мы разрабатываем и создаем, анализировать, чтобы они  не ухудшали положение работников в соответствии с трудовым законодательством. Почему? Есть прямая норма в ст. 8 ТК РФ, которая говорит нам о том, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников, не соответствующие трудовому законодательству, в том числе локальные нормативные акты, принятые без учета ст. 372 ТК РФ, в которой говорится об учете мнения представительного органа работников. А если эти нормы не соблюдаются, то данные нормативные акты не подлежат применению.

Среди локальных нормативных актов мы рассмотрим подробно обязательную документацию организации, ошибки, которые у вас возникают, конституционная, судебная практика, которая возникает по этим бумагам.

Так же мы рассмотрим локальные нормативные акты с учетом специфики, например, в Трудовом кодексе есть статья о возможности ведения сменного графика работы для наших работников. Если мы в организации вводим сменный график работы, то для нас обязательным  локальным нормативным актом станет  график сменности, с которым мы знакомим всех работников под роспись за один месяц, до введения его в действие. Это что за график сменности – это график, с учетом специфики обязательных документов. Еще к локальным нормативным актам относятся иные акты, это те,  которые не предусмотрены законодательством, но которые разрабатываются у себя в организации.

Довольно часто по поводу локальных нормативных актов задается вопрос:  Является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Признаками нормативности документов, которые действуют в юриспруденции, являются:

  1. Неоднократность применения, то есть после того, как мы ввели в действие наш документ, в применении его, он не утрачивает свою силу и продолжает свое действие.
  2. Неперсонифицированность  - это значит, что документ касается не какого-то отдельного субъекта направленно, а группы лиц, сотрудников организации, объединений, обособленных подразделений и т.д. Например, можно сравнить Положение об оплате труда и обычный приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу «Принять Иванова И.И.» утратил свою силу  после увольнения сотрудника, а Положение действует в организации постоянно, до момента внесения в него изменения и замены его новым Положением об оплате труда, утвержденным работодателем. Следовательно, на Положение распространяются признаки нормативности, такие как, неоднократность применения, так как с Положением работники  должны ознакомится под роспись, до подписания трудового договора, а так же неперсонифицированность, которая распространяется на круг работников организации либо подразделения. Поэтому эти критерии должны применяться в совокупности.

В таблице приведены кадровые документы, которые являются обязательными,  с учетом специфики и иные документы, которые должны быть в каждой компании, не зависимо от того, сколько человек работает в ней. Даже если в штате числится всего один сотрудник, обязательные документы по кадровому делопроизводству должны быть.

п/п

Наименование документа

Нормативный акт, обосновывающий необходимость наличия документа

Первоочередные обязательные локальные акты

1 Штатное расписание, утвержденное  приказом работодателя Статьи 15, 57 ТК РФ, Форма Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
2 Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя Статьи 189, 190 ТК РФ
3 Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя Раздел  Х  ТК РФ
4 Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных Пункт 8 статьи 86, статья 87 ТК РФ
5 Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем Ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
6 Локальные нормативные акты по оплате труда Статья 135 ТК РФ
7 Коллективный договор (обязателен при условии получения предложения в письменной форме о начале коллективных переговоров) Статья 136 ТК РФ

Обязательные локальные акты организации,

действующие определенный период времени

8 Табели учета использования рабочего времени Формы Т-12, Т-13, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
9 График отпусков на календарный год Статья 123 ТК РФ, форма Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Журналы учета и книги учета

10 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Приказ Минздравсоцразвития РФ   от 11.09.2009 № 739н
11 Журнал (листы) ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя при приеме на работу Статья 68 ТК РФ
12 Журнал учета мероприятий по контролю Пункт 9 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ 

Приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141

13 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69
14 Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее (пронумерованная и прошнурованная, скрепленная сургучом или опломбированная) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

Приказы (распоряжения) работодателя

15 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ, формы № Т-1,      Т-1А, утв.  Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

16 Приказы о переводе на другую работу Статья 72 ТК РФ, формы № Т-5, 

Т-5А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

17 Приказы о привлечении работников к сверхурочной работе Статья 99 ТК РФ
18 Приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования) Статья 193 ТК РФ
19 Приказы о прекращении действия трудового договора Статья 84.1 ТК РФ, формы № Т-8, 

Т-8А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004

№ 1

20 Приказы о направлении работника в командировку Формы № Т-9, Т-9А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

21 Приказы о предоставления отпуска Формы № Т-6, Т-6А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

22 Приказы о поощрении работников Формы № Т-11, Т-11А, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

Документы, оформляемые по каждому работнику отдельно

23 Трудовые договоры со всеми работниками (срочные договоры, с указанием основания (причины) для заключения договора на определенный срок) Статьи 67, 59 ТК РФ
24 Трудовые книжки, кроме внешних совместителей Статьи 65, 66 ТК РФ
25 Личные карточки работников Форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

26 Документы работников, требуемые законодательством (копии): 

- документы удостоверяющие личность;

- трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

- документ об образовании;

- справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.

Статья 65 ТК РФ
27 Должностные инструкции работников, утвержденные работодателем, если трудовая функция не прописана в трудовом договоре Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6
28 Договоры о полной материальной ответственности с определенными категориями работников Статьи 243, 244 ТК РФ

Документы о выплате заработной платы

29 Форма расчетного листка при выплате заработной платы Статья 136 ТК РФ
30 Ведомости выплаты заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями Формы № Т-49, Т-51, Т-53, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004  № 1

Документы для оформления отпусков

31 Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска Статья 123 ТК РФ
32 Личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, о разделении отпуска на части, о замене отпусков денежной компенсацией Статьи 124, 125, 126 ТК РФ
33 Записка-расчет о предоставлении отпуска Форма Т-60, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 

№ 1

34 Документы, подтверждающие оплату отпускных (платежные ведомости, расписки работников, банковские платежные документы и т.п.) Статья 136 ТК РФ

Отдельные документы, оформляемые при увольнении работника

35 Документы, подтверждающие основание увольнения (заявления об увольнении по собственному желанию, соглашения о прекращении трудовых отношений и др.) Статьи 77-84 ТК РФ
36 Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений Статьи 71, 79, 180 ТК РФ

 

{lang: 'ru'}

4 комментария: Состав кадровой документации

%PAGE_NUMBER%1
  • Геннадий говорит:

    Статья нужная, но, конечно же, очень специфическая. Когда-то имел отношение к кадровой работе, в старые времена такая информация была очень ценна. Спасибо.

  • Екатерина говорит:

    Добрый день!
    В нашей организации не вели книгу учета движения ТК. Нужно ли ее заполнять задним числом. Только вряд ли получится узнать все серии и №№ ТК.
    Или можно написать какую-нибудь бумажку, что книга была утеряна. И завести новую, вписать в нее те ТК, которые есть сейчас.
    Как лучше поступить?

  • admin говорит:

    Екатерина.

    Лучше завести книгу учета трудовых книжек текущим числом, но ни в коем случае ни задним.Составьте акт об отсутствии или потере и заводите новую.
    Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

    Отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое предусмотрена ответственность, установленная той же ст. 5.27 КоАП РФ.
    Так, согласно указанной норме нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
    — на должностных лиц в размере от 1 до 5 тыс. руб.;
    — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    — на юридических лиц — от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (например, Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

  • Ser говорит:

    Статья очень полезная и нужная! Спасибо!

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет