Должностная инструкция персоналаДолжностная инструкция, являясь локальным нормативным актом организации, представляет собой многофункциональный документ. В ее содержании отражаются не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, но и взаимодействие данной должности с другими должностями и подразделениями, уровни полномочий и порядок замещения отсутствующего сотрудника, предъявляемые к занимаемой должности. Должностная инструкция необходима при подборе персонала, адаптации новых сотрудников, контроле сотрудника и многом другом.

 Область применения Должностной инструкции в бизнес-процессах 

Основная область применения должностной инструкции - бизнес-процессы организации.

Первый из них - подбор персонала. Должностная инструкция дает объемный и полный ответ на вопросы, кого хотим и будем искать. Подробное описание квалификационных требований, опыта работы и необходимых знаний - эффективный инструмент при оформлении объявления в сми, при создании и определении отборочных заданий для кандидатов. При этом если в компании нет специалистов, отвечающих за набор, при обращении в кадровые агентства такой документ просто находка. Во-первых, контрагенты, отвечающие за поиск сотрудников, получают четкое и полное описание должности. Во-вторых, вы сами можете определить стоимость на рынке труда специалиста, отвечающего требованиям должностной инструкции вашей организации. Вдруг выяснится, что долгий поиск маркшейдера идет потому, что его оклад занижен, а таких специалистов по пальцам пересчитать можно. Инструкция может быть "помощником" и при составлении квалифицированного письменного отказа соискателю в приеме на работу, если таковой потребуется.

Второй процесс, где должностная инструкция будет лучшим помощником, - адаптация нового сотрудника. Этот процесс связан с формированием положительной мотивации к труду, проверкой сотрудника на его соответствие должности в период испытательного срока и определением сферы ответственности. Как правило, в инструкции четко прописаны уровень подчиненности, что должен делать сотрудник, в каких пределах и за что отвечать, на что он имеет право, а на что - нет. Во-первых, ознакомление с таким документом способно сократить период вхождения в должность в разы, так как вы изначально оговариваете правила игры. Во-вторых, должностная инструкция дает сотруднику определенность деятельности, в идеале выраженную в алгоритме осуществления мелких операций, составляющих трудовую функцию работника. Она также определяет требования к должности: за что будут хвалить либо за что будут ругать. И то, и другое - важные составляющие хорошей работы, просто для одних работников важно быть застрахованным от ошибок, а другому хочется похвалы и поощрений. В-третьих, инструкция может дать ответ на вопрос о качестве результата испытания при приеме на работу (ст. 71 тк рф) и определить, соответствует ли сотрудник должности.

Должностная инструкция облегчает жизнь не только сотрудника, но и его руководителя, особенно если речь идет о руководителе среднего звена, так как в этом документе отражаются критерии деятельности подчиненных. В этом случае руководитель обращает внимание на то, что следует считать хорошим выполнением работы либо какие обязанности сотрудника прописаны в инструкции. Тогда их невыполнение можно квалифицировать как проступок. Руководителю немаловажно, за что сотрудника можно поощрить, а где с него спросить за невыполнение работы.

Часто бывает, что сотрудник выполняет обязанности, не отраженные в должностной инструкции. Это сигнал для более глубокого анализа должности: может быть, данные обязанности стоит закрепить за данной должностью и отразить в должностной инструкции, а может быть, перераспределить обязанности между другими должностями. Документ хорош тем, что позволяет руководителю иметь "точку опоры", с помощью которой можно "перевернуть мир" или, на крайний случай, упорядочить процессы внутри отдела.

Отчетность в надзорные органы: Не довести до суда и отстоять свои права

Еще одна важная функция - облегчение и формирование отчетности в надзорные органы. Такие организации с достаточной долей трепетности относятся к наличию должностных инструкций в организации. Нет-нет, да и потребуют при плановой или камеральной проверке. В последнее время на них и пенсионный фонд стал обращать внимание, чтобы определить сроки выхода на пенсию и основания досрочного выхода. Фонд социального страхования может требовать предоставления данного документа для обоснования правильности начисления пособия по листку нетрудоспособности. Иногда очень важно не довести до суда и отстоять свои права даже там, где, по большому счету, требования предъявляются необоснованные.

Очень часто этим "грешат" социальные фонды.

В одной организации уходит в отпуск по беременности и родам менеджер по работе с клиентами. Должность рядовая, сфера ответственности - послепродажное обслуживание клиентов. Бухгалтер произвел все необходимые операции по начислению пособия и подал запрос в фсс на его возмещение. Фсс с первого раза документы и запрос не принял. Мотив отказа был следующий: данная гражданка не имеет права занимать должность менеджера по работе с клиентами, имея только диплом преподавателя по английскому языку. Инспектора насторожил факт отсутствия соответствующего образования у данного специалиста, потому что, согласно квалификационному справочнику должностей и принципа единства при определении должностных обязанностей работников, к должности "менеджер" предъявляется квалификационное требование "управленческий состав", при этом управленец обязан иметь диплом с квалификацией "менеджер" либо документ о повышении своей квалификации в качестве управленца. Выручила должностная инструкция менеджера по работе с клиентами, разработанная в этой организации. В ней была указана категория должности "исполнительский состав" и отдельно оговаривалось, что в подчинении у данного работника нет никаких работников.

У другой организации дело дошло до суда, который организация выиграла (постановление фас поволжского округа от 19.05.2010 по делу n а72-15327/2009). Суть дела была в том, что при проведении камеральной проверки фсс не признал документы, поданные на возмещение пособия по беременности и родам, обоснованными по тем же мотивам, и истребовал задолженность, ссылаясь при этом на нарушение ст. 56 тк рф, п. П. 2 и 3 должностной инструкции. Пункт 2 предусматривал требования к образованию и стажу работы в аналогичной должности. В п. 3 должностной инструкции указано, какими познаниями должен обладать данный сотрудник. Суд вынес решение в пользу организации, так как сотрудник имел необходимый опыт работы и образование. Материалами дела также был подтвержден факт выполнения трудовой функции сотрудником в полном объеме. Более того, судом было обращено внимание представителей фсс, что сам по себе вопрос о соответствии работника, принятого на работу работодателем, занимаемой должности находится вне компетенции органов обязательного социального страхования. Дело рассматривалось в суде два года. Поэтому иногда целесообразнее заблаговременно позаботиться о вероятных претензиях.

В другой компании сотрудница маркетинга в ноябре получила повышение по должности, став старшим специалистом. А в феврале отправилась в отпуск по беременности и родам. В момент подачи документов в фсс к компании были предъявлены претензии, что организация имела злой умысел обмануть государство в лице фсс, начислив пособие сотруднице выше положенного путем фиктивного перевода на вышестоящую должность. В компании на тот момент были предусмотрены определенные требования к подобному переводу, который сулил сотрудникам повышение оклада и, соответственно, хорошую премию. Для такого повышения сотруднику необходимо было проработать 2 года, участвовать в разработке и организации проведения промо-мероприятий, а также иметь поощрения. К моменту перевода сотрудница честно его заслужила. Так как в компании были четко прописаны должностные инструкции, в частности, в должностной инструкции старшего специалиста одним из пунктов значилось требование к стажу работы и условие участия в разработке и организации промо-мероприятий, то специалисту по кадрам не составляло труда подшить к делу заверенные ксерокопии локально-нормативных актов, обосновывавших повышение сотрудницы в должности. Поэтому при повторной подаче документов приложенная должностная инструкция и документы, подтверждающие ее трудовой опыт, позволили избежать судебного иска и получить возмещение.

Дело дошло до суда

У должностных инструкций есть еще одна немаловажная функция - правовое разрешение вопросов, связанных с увольнением по инициативе работодателя и положительным решением трудовых споров, при определении базы для увольнения сотрудника по целому ряду оснований, например, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81 трудового кодекса (однократное грубое нарушение своих трудовых обязанностей).

С подобными исками сотрудникам свойственно обращаться в суд. Поэтому организации важно обосновать свои мотивы увольнения. Должностная инструкция может помочь в этом, так как в ней расписана трудовая функция сотрудника, на что указывает постановление пленума верховного суда рф от 17.03.2004 n 2 "о применении судами российской федерации трудового кодекса российской федерации". Так, благодаря подробно изложенным обязанностям сотрудника организация выиграла дело в суде, уволив сотрудника по п. 9 ч. 1 ст. 81 трудового кодекса российской федерации.

Чаще всего в суде организациям приходится отстаивать обоснованность затрат налогоплательщика и включение их в не облагаемую налогом сумму.

Так, одному предпринимателю удалось доказать обоснованность расходов на привлечение сторонних бухгалтеров. Предметом договора являлись ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности заказчика; консультационно-справочное обслуживание финансово-хозяйственной и внешнеэкономической деятельности заказчика; консультационно-справочное и информационное обслуживание по правовым и управленческим аспектам финансово-хозяйственной деятельности заказчика. Федеральная налоговая служба россии предъявила претензии к предпринимателю на основании того, что последний прибег к получению необоснованной налоговой выгоды. Говорилось о том, что предприниматель "обладает необходимыми ресурсами для того, чтобы самостоятельно осуществлять банковское обслуживание; услуги исполнителя дублируют функции по бухгалтерскому и банковскому обслуживанию". Однако судом было принято во внимание наличие у компании штатного расписания, в котором отсутствовала должность бухгалтера, и наличие должностных инструкций экономистов по бухгалтерскому учету, которые имелись в штатном расписании, однако не занимались прямым учетом. Они занимались только сбором и учетом первичной документации. Судом были отмечены объем первичной документации, обработанной за оспариваемый налоговый период, и количество занятых на этой должности сотрудников. Это послужило основанием для принятия решения в пользу предпринимателя. Именно благодаря должностным инструкциям стало возможным доказать в суде, что претензии налоговой инспекции к организации необоснованные. Таким образом, организация сэкономила несколько миллионов рублей.

При всех плюсах этого документа нужно помнить об одном существенном требовании, несоблюдение которого перечеркнет все положительные моменты. Это требование актуальности и отражения реальности в самом документе, то есть должностная инструкция должна полностью соответствовать действительности.

{lang: 'ru'}

11 комментариев: Должностная инструкция — коротко о главном

%PAGE_NUMBER%1
  • Галина говорит:

    Должностную инструкцию надо обязательно изучить и знать.Она поможет в спорных вопросах.Полезная информация. Спасибо,Ольга.

  • Зоя говорит:

    Очень хорошие разъяснения и рекомендации. Написала уже множество должностных характеристик и всегда помогают точные разъяснения, что должно быть отражено.

  • Алексей говорит:

    При подборе сотрудников, должностная инструкция просто необходима.

  • Галина говорит:

    Должностная инструкция необходима.

  • Анна говорит:

    Насколько я помню, должностные инструкции не всегда используются на предприятиях, вот только забыла, в каких случаях…

  • Александр говорит:

    Должностная инструкция очень полезная для всех вещь, но очень часто они пишутся и утверждаются непродуманно, и толку от них — ноль.

  • Вячеслав говорит:

    Спасибо за статью. Очень обстоятельно и точно. В свое время я тоже занимался составлением должностных инструкций. Это, действительно, очень важный и нужный документ.

  • admin говорит:

    Должностная инструкция — это письменное изложение мнения компании об оптимальном на данный момент распределении обязанностей среди ее сотрудников. Плюс, конечно, это права, ответственность, критерии оценки — все, что нужно для обеспечения успешного взаимодействия работника и работодателя.
    Специалисты в области управления человеческими ресурсами не рекомендуют писать должностные инструкции на start-up: в этот период в организации все делают все, один человек выполняет функции двух, трех, четырех специалистов. Инструкции подготовить, конечно, можно, но они будут скорее формальными, раз людям приходится заниматься всем подряд. И, собственно, сам руководитель бизнеса не заинтересован в существовании таких документов на start-up — они могут убить энтузиазм. Но когда компания начинает расти и руководитель понимает, что принцип специализации его работы становится единственно правильным, в этот момент и нужно разрабатывать должностные инструкции. Ведь очень сложно каждый раз объяснять большому количеству сотрудников, кто за что отвечает. Однако не стоит готовить жесткие до абсурда инструкции. Нужно дать сотруднику свободу действий, чтобы он не был зашорен и не выполнял команды, как робот. Свобода необходима сотрудникам творческих профессий. Еще для руководителя очень важно, чтобы его посыл был понят и принят подчиненными. В противном случае написание инструкций не поможет достижению требуемого результата.

  • Юрий говорит:

    спасибо ваша статья для меня была очень полезна

  • Ребята, а эта должностная инструкция правильная?

  • Юлия говорит:

    Чтобы должностная инструкция приносила пользу, нужно чтобы она существовала не для галочки, а использовалась в ежедневной работе. Тогда и работнику проще понимать, что от него требуется, и контролирующим органам удобнее с него спрашивать.

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет