Должностная инструкция — коротко о главном

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом организации, представляет собой многофункциональный документ. В ее содержании отражаются не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, но и взаимодействие данной должности с другими должностями и подразделениями, уровни полномочий и порядок замещения отсутствующего сотрудника, предъявляемые к занимаемой должности. Должностная инструкция необходима при подборе персонала, адаптации новых сотрудников, контроле сотрудника и многом другом.

 Область применения Должностной инструкции в бизнес-процессах 

Основная область применения должностной инструкции — бизнес-процессы организации.

Первый из них — подбор персонала. Должностная инструкция дает объемный и полный ответ на вопросы, кого хотим и будем искать. Подробное описание квалификационных требований, опыта работы и необходимых знаний — эффективный инструмент при оформлении объявления в сми, при создании и определении отборочных заданий для кандидатов. При этом если в компании нет специалистов, отвечающих за набор, при обращении в кадровые агентства такой документ просто находка. Во-первых, контрагенты, отвечающие за поиск сотрудников, получают четкое и полное описание должности. Во-вторых, вы сами можете определить стоимость на рынке труда специалиста, отвечающего требованиям должностной инструкции вашей организации. Вдруг выяснится, что долгий поиск маркшейдера идет потому, что его оклад занижен, а таких специалистов по пальцам пересчитать можно. Инструкция может быть «помощником» и при составлении квалифицированного письменного отказа соискателю в приеме на работу, если таковой потребуется.

Второй процесс, где должностная инструкция будет лучшим помощником, — адаптация нового сотрудника. Этот процесс связан с формированием положительной мотивации к труду, проверкой сотрудника на его соответствие должности в период испытательного срока и определением сферы ответственности. Как правило, в инструкции четко прописаны уровень подчиненности, что должен делать сотрудник, в каких пределах и за что отвечать, на что он имеет право, а на что — нет. Во-первых, ознакомление с таким документом способно сократить период вхождения в должность в разы, так как вы изначально оговариваете правила игры. Во-вторых, должностная инструкция дает сотруднику определенность деятельности, в идеале выраженную в алгоритме осуществления мелких операций, составляющих трудовую функцию работника. Она также определяет требования к должности: за что будут хвалить либо за что будут ругать. И то, и другое — важные составляющие хорошей работы, просто для одних работников важно быть застрахованным от ошибок, а другому хочется похвалы и поощрений. В-третьих, инструкция может дать ответ на вопрос о качестве результата испытания при приеме на работу (ст. 71 тк рф) и определить, соответствует ли сотрудник должности.

Должностная инструкция облегчает жизнь не только сотрудника, но и его руководителя, особенно если речь идет о руководителе среднего звена, так как в этом документе отражаются критерии деятельности подчиненных. В этом случае руководитель обращает внимание на то, что следует считать хорошим выполнением работы либо какие обязанности сотрудника прописаны в инструкции. Тогда их невыполнение можно квалифицировать как проступок. Руководителю немаловажно, за что сотрудника можно поощрить, а где с него спросить за невыполнение работы.

Часто бывает, что сотрудник выполняет обязанности, не отраженные в должностной инструкции. Это сигнал для более глубокого анализа должности: может быть, данные обязанности стоит закрепить за данной должностью и отразить в должностной инструкции, а может быть, перераспределить обязанности между другими должностями. Документ хорош тем, что позволяет руководителю иметь «точку опоры», с помощью которой можно «перевернуть мир» или, на крайний случай, упорядочить процессы внутри отдела.

Отчетность в надзорные органы: Не довести до суда и отстоять свои права

Еще одна важная функция — облегчение и формирование отчетности в надзорные органы. Такие организации с достаточной долей трепетности относятся к наличию должностных инструкций в организации. Нет-нет, да и потребуют при плановой или камеральной проверке. В последнее время на них и пенсионный фонд стал обращать внимание, чтобы определить сроки выхода на пенсию и основания досрочного выхода. Фонд социального страхования может требовать предоставления данного документа для обоснования правильности начисления пособия по листку нетрудоспособности. Иногда очень важно не довести до суда и отстоять свои права даже там, где, по большому счету, требования предъявляются необоснованные.

Очень часто этим «грешат» социальные фонды.

В одной организации уходит в отпуск по беременности и родам менеджер по работе с клиентами. Должность рядовая, сфера ответственности — послепродажное обслуживание клиентов. Бухгалтер произвел все необходимые операции по начислению пособия и подал запрос в фсс на его возмещение. Фсс с первого раза документы и запрос не принял. Мотив отказа был следующий: данная гражданка не имеет права занимать должность менеджера по работе с клиентами, имея только диплом преподавателя по английскому языку. Инспектора насторожил факт отсутствия соответствующего образования у данного специалиста, потому что, согласно квалификационному справочнику должностей и принципа единства при определении должностных обязанностей работников, к должности «менеджер» предъявляется квалификационное требование «управленческий состав», при этом управленец обязан иметь диплом с квалификацией «менеджер» либо документ о повышении своей квалификации в качестве управленца. Выручила должностная инструкция менеджера по работе с клиентами, разработанная в этой организации. В ней была указана категория должности «исполнительский состав» и отдельно оговаривалось, что в подчинении у данного работника нет никаких работников.

У другой организации дело дошло до суда, который организация выиграла (постановление фас поволжского округа от 19.05.2010 по делу n а72-15327/2009). Суть дела была в том, что при проведении камеральной проверки фсс не признал документы, поданные на возмещение пособия по беременности и родам, обоснованными по тем же мотивам, и истребовал задолженность, ссылаясь при этом на нарушение ст. 56 тк рф, п. П. 2 и 3 должностной инструкции. Пункт 2 предусматривал требования к образованию и стажу работы в аналогичной должности. В п. 3 должностной инструкции указано, какими познаниями должен обладать данный сотрудник. Суд вынес решение в пользу организации, так как сотрудник имел необходимый опыт работы и образование. Материалами дела также был подтвержден факт выполнения трудовой функции сотрудником в полном объеме. Более того, судом было обращено внимание представителей фсс, что сам по себе вопрос о соответствии работника, принятого на работу работодателем, занимаемой должности находится вне компетенции органов обязательного социального страхования. Дело рассматривалось в суде два года. Поэтому иногда целесообразнее заблаговременно позаботиться о вероятных претензиях.

В другой компании сотрудница маркетинга в ноябре получила повышение по должности, став старшим специалистом. А в феврале отправилась в отпуск по беременности и родам. В момент подачи документов в фсс к компании были предъявлены претензии, что организация имела злой умысел обмануть государство в лице фсс, начислив пособие сотруднице выше положенного путем фиктивного перевода на вышестоящую должность. В компании на тот момент были предусмотрены определенные требования к подобному переводу, который сулил сотрудникам повышение оклада и, соответственно, хорошую премию. Для такого повышения сотруднику необходимо было проработать 2 года, участвовать в разработке и организации проведения промо-мероприятий, а также иметь поощрения. К моменту перевода сотрудница честно его заслужила. Так как в компании были четко прописаны должностные инструкции, в частности, в должностной инструкции старшего специалиста одним из пунктов значилось требование к стажу работы и условие участия в разработке и организации промо-мероприятий, то специалисту по кадрам не составляло труда подшить к делу заверенные ксерокопии локально-нормативных актов, обосновывавших повышение сотрудницы в должности. Поэтому при повторной подаче документов приложенная должностная инструкция и документы, подтверждающие ее трудовой опыт, позволили избежать судебного иска и получить возмещение.

Дело дошло до суда

У должностных инструкций есть еще одна немаловажная функция — правовое разрешение вопросов, связанных с увольнением по инициативе работодателя и положительным решением трудовых споров, при определении базы для увольнения сотрудника по целому ряду оснований, например, на основании п. 7 ч. 1 ст. 81 трудового кодекса (однократное грубое нарушение своих трудовых обязанностей).

С подобными исками сотрудникам свойственно обращаться в суд. Поэтому организации важно обосновать свои мотивы увольнения. Должностная инструкция может помочь в этом, так как в ней расписана трудовая функция сотрудника, на что указывает постановление пленума верховного суда рф от 17.03.2004 n 2 «о применении судами российской федерации трудового кодекса российской федерации». Так, благодаря подробно изложенным обязанностям сотрудника организация выиграла дело в суде, уволив сотрудника по п. 9 ч. 1 ст. 81 трудового кодекса российской федерации.

Чаще всего в суде организациям приходится отстаивать обоснованность затрат налогоплательщика и включение их в не облагаемую налогом сумму.

Так, одному предпринимателю удалось доказать обоснованность расходов на привлечение сторонних бухгалтеров. Предметом договора являлись ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности заказчика; консультационно-справочное обслуживание финансово-хозяйственной и внешнеэкономической деятельности заказчика; консультационно-справочное и информационное обслуживание по правовым и управленческим аспектам финансово-хозяйственной деятельности заказчика. Федеральная налоговая служба россии предъявила претензии к предпринимателю на основании того, что последний прибег к получению необоснованной налоговой выгоды. Говорилось о том, что предприниматель «обладает необходимыми ресурсами для того, чтобы самостоятельно осуществлять банковское обслуживание; услуги исполнителя дублируют функции по бухгалтерскому и банковскому обслуживанию». Однако судом было принято во внимание наличие у компании штатного расписания, в котором отсутствовала должность бухгалтера, и наличие должностных инструкций экономистов по бухгалтерскому учету, которые имелись в штатном расписании, однако не занимались прямым учетом. Они занимались только сбором и учетом первичной документации. Судом были отмечены объем первичной документации, обработанной за оспариваемый налоговый период, и количество занятых на этой должности сотрудников. Это послужило основанием для принятия решения в пользу предпринимателя. Именно благодаря должностным инструкциям стало возможным доказать в суде, что претензии налоговой инспекции к организации необоснованные. Таким образом, организация сэкономила несколько миллионов рублей.

При всех плюсах этого документа нужно помнить об одном существенном требовании, несоблюдение которого перечеркнет все положительные моменты. Это требование актуальности и отражения реальности в самом документе, то есть должностная инструкция должна полностью соответствовать действительности.