Служебная командировкаВ ДОРОГУ ДАЛЬНЮЮ…

В каждой компании – и большой, и маленькой – рано или поздно случается ситуация, когда один или несколько сотрудников вынуждены покидать обжитые офисы и уезжать на некоторое Время из города, а то и из страны. Эти Вояжи называются командировками.

Практически каждый из нас хотя бы единожды примерял на себя образ командированного. Стоит отметить, что сегодня этот образ весьма далёк от того, какой изображён в фильмах советских времён. Наиболее яркий из них, пожалуй, «гость с юга» в «Чародеях». Не по погоде одет, потерянный в бесконечных коридорах чужого НИИ, не адаптированный к реалиям места командировки, такой персонаж вызывает и жалость, и сочувствие.

Сегодняшние командированные – совсем другие люди. Как правило, это важные лица компаний, уполномоченные не только вести предварительные переговоры, но и решать ряд вопросов, вплоть до подписания договоров о долгосрочном сотрудничестве, обсуждать и принимать заявки на обслуживание или закупку сырья. Ну и, конечно, сама поездка в другие города и веси готовится на абсолютно ином уровне, нежели в прошлом веке, когда, пожалуй, единственным проявлением заботы о своём сотруднике были унизительные командировочные и билет в плацкартном вагоне.

Сколько стоит деловая поездка

Официальным стартом для командировки является приказ (распоряжение) руководителя организации о направлении работника (или группы работников) в командировку. На основании этого приказа бухгалтерией организации или финансовым отделом составляется предварительная смета командировочных расходов, в которой указывается место командировки, её срок, вид транспорта, стоимость проезда, стоимость проживания и иные предполагаемые расходы. После утверждения сметы командируемому лицу выдаётся определённая сумма денег (так называемые командировочные), которая оформляется расходным кассовым ордером. На сегодняшний день расходы на служебные командировки не лимитированы, за исключением расходов на командировки работников бюджетных организаций. Поэтому в итоге размер суточных и иные траты, связанные с командировкой, зависят главным образом от финансовых возможностей организации, а также её налоговой политики.

Кстати, о налогах. В соответствии со ст. 252 части второй Налогового кодекса РФ налогоплательщик при определении налога на прибыль уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов.

А именно:

  1. проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  2. наём жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационнооздоровительными объектами);
  3. суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
  4. оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  5. консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые организацией. «Обоснованные» означает экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а «документально подтверждённые» — затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Кто за что отвечает

Общепринятая практика показывает, что вопросы по подготовке работника к командировке решают и офис-менеджеры, и секретари, и бухгалтеры, и специалисты отдела кадров. Особой радости эта обязанность у перечисленных лиц не вызывает. Во-первых, они и так загружены работой, а во-вторых, подготовка к командировке требует специальных знаний и опыта, которыми владеет далеко не каждый офис-менеджер или секретарь.

В квалификационных характеристиках, утверждённых Минтрудом России, сказано, что организацию оформления командировочных документов и регистрацию работников, прибывающих в командировку, должен обеспечить заведующий канцелярией предприятия. Закрепление за руководителем канцелярии этой функции чаще всего и является источником конфликта между канцелярией и отделом кадров. На этапе сдачи отчётной документации по итогам командировки в конфликт вступает ещё и бухгалтерия, и все вместе они выясняют, кто всё-таки должен обеспечить своевременную сдачу авансовых и иных отчётов в бухгалтерию, кто виноват в том, что из-за формулировки в командировочном удостоверении и из-за отсутствия служебного задания для направления в командировку налоговые органы сомневаются в производственном характере поездки работника и т.д.

По мнению экспертов, наиболее простой выход из такой ситуации – создать комиссию, в которую войдут представители всех конфликтующих подразделений, и регламентировать, кто за что отвечает. Если комиссия не смогла принять компромиссное решение, то, возможно, руководителю организации следует задуматься о привлечении посредника (независимого консультанта по управлению) или же самостоятельно, в директивном порядке распределить функции между разными подразделениями.

Положение о возмещении  командировочных   затрат

Постановлением № 729 возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счёт средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

– расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтверждённых соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

– расходы на выплату суточных – в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтверждённых проездными документами, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом – в салоне эконом-класса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведённые расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров,   в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Этапы большого пути

Помимо бухгалтерских мероприятий необходимо провести ряд организационных моментов, а именно: приобрести (либо предварительно заказать) билеты на транспорт до места назначения и обратно, забронировать место в гостинице или ином месте проживания, согласовать заранее встречу с принимающей стороной и т.п. После напутственного слова, в котором руководитель подразделения или предприятия должен ещё раз проговорить задачи деловой поездки, а специалист отдела кадров напомнить о правилах поведения командированного, работник может отправляться в поездку. При этом срок командировки исчисляется с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы до момента прибытия транспортного средства обратно. Если сотрудник прибывает к месту назначения ночью, когда общественный транспорт уже не ходит, он должен либо встретить утро в зале ожидания вокзала, либо взять такси и отправиться в гостиницу. Правда, во втором случае бухгалтерия имеет право не возмещать затраты на такси.

Снимая номер в гостинице (как заранее, так и по прибытии), следует учитывать такой фактор, как наличие расчётного часа (как правило, это 12.00). Допустим, работник прибыл в понедельник в 6.00 и снял номер на сутки; в этом случае его сутки будут считаться только начиная с понедельника с 12.00 и закончатся во вторник в 12.00. Следовательно, если он уезжает во вторник в 12.00, то ему не надо снимать номер на двое суток, а только на одни.

Весьма распространённой является ситуация, когда работник приобретает у заведующего гостиницей или дежурного администратора фиктивный счёт о проживании в гостинице, а сам снимает квартиру (комнату) подешевле или вовсе селится у своих знакомых, друзей, родственников. Разница между обналиченным в бухгалтерии счётом гостиницы и платой за съём частного жилья порой бывает существенной и остаётся в кармане у предприимчивого командированного. Давая напутствие работникам, обратите их внимание, что такие действия очень даже могут быть квалифицированы по ст. 159 Уголовного кодекса РФ.

Вопрос: Находясь в командировке, наш сотрудник заболел.  Положены ли ему какие-нибудь особенные выплаты?

Ответ: Согласно п. 16 инструкции о служебных командировках, в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Кроме того, Трудовой кодекс РФ содержит положения, устанавливающие особый порядок расследования и учёта несчастных случаев на производстве (ст. 227), к которым относятся и случаи, произошедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно. таким образом, если, к сожалению, с вашим работником в дороге произошёл несчастный случай, то обстоятельства происшедшего должны быть учтены и расследованы, как несчастный случай на производстве, с соблюдением всех процедур, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

 

{lang: 'ru'}

5 комментариев: Готовимся в командировку

%PAGE_NUMBER%1
  • Виталий говорит:

    Хочу сказать, что у вас немножко устаревшие сведения по расчету командировочных.
    Прежде всего суточные теперь не регламентируются и организация вправе сама определять размер суточных. правда есть некоторые ограничения, но они касаются порядка определения расходов по статьям бухгалтерского учета.

  • Александр говорит:

    Интересная статья. У меня в связи с этим возник вопрос. Возможно ли отказаться от командировки за город на длительный период больше недели?
    Суточные командировочные 200р. Как на эти деньги жить сутки вообще не представляю!
    При тудоустройстве сразу оговаривался вопрос про командировки. На что руководство заверило о полном их отсутствии максимум по городу раз в год.
    В договоре про командировки ни слова и чётко прописан адрес работы.

  • admin говорит:

    Александр, по этому вопросу читайте мою новую статью.

  • Валентина говорит:

    Что нужно написать, если командировочные расходы превысили запланированную сумму и полученный аванс

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте, Валентина!

    Где написать?

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет