Оформление заграничных командировокЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ - УЧЕТ И ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАТРАТ

Оформление заграничных командировок, расчеты с сотрудниками, направляемыми в командировку за рубеж, а также учет и подтверждение затрат по таким командировкам несколько отличаются от аналогичных действий по командировкам внутри страны. Кроме того, по данным вопросам существуют достаточно обширная судебная практика и ряд разъяснений контролирующих органов. Попробуем разобраться, как же правильно учесть затраты на заграничную командировку.

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.

Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее.

По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних Письмах от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.

А в Письме УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 подчеркивался важный факт - учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Значит, для учета затрат на командировку в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны выполняться два главных условия:

1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);

2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).

Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов. Например, предусмотреть разные величины суточных для разных городов или областей, в которые направляются работники, или прописать более высокие суточные для руководителя предприятия и руководителей подразделений по сравнению с суточными, выплачиваемыми рядовым работникам.

А вот командировочные расходы учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещаются исходя из фиксированных норм, которые по различным видам расходов утверждены отдельными постановлениями Правительства РФ. В частности, размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее - Постановление N 812). Постановление определяет в долларах США размер суточных в зависимости от страны, куда направлен работник, а также порядок учета дней пересечения государственной границы РФ и др. Впрочем, руководитель такого учреждения может установить суточные выше указанных норм, если учреждение имеет экономию бюджетных средств, выделяемых на данный вид расходов.

Расчет суточных при заграничной командировке

Суточные в размерах, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте, не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование. А вот в целях исчисления НДФЛ существуют ограничения. Суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Так как суточные за день пересечения государственной границы РФ при возвращении работника из-за рубежа выплачиваются как за командировку по территории РФ, то не будут облагаться налогом суточные в размере 700 руб. за последний день заграничной командировки (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140). Причем это правило действует даже в том случае, если в локальном нормативном акте - например, в Положении о командировании - прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки, например в размере 2500 руб. (Письмо Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205).

Представление подтверждающих документов, чеков и квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают ли они нормы или нет, не требуется, так как суточные - это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. С этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).

Если за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).

В случае если суточные исчисляются и выплачиваются в иностранной валюте, возникает такой вопрос - а каким курсом валюты нужно руководствоваться при определении рублевого эквивалента выплаченных суточных в целях проверки, не превысили ли они установленный лимит 2500 руб. в сутки?

Поскольку по общему правилу датой фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ является дата выплаты этого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), нужно производить пересчет валютных суточных в рубли по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Пример 1. Работник ООО "Полис плюс" направлен в командировку 16 мая 2011 г. - сначала он должен посетить деловых партнеров организации в Праге (Чехия), а затем в Вене (Австрия). Приказ о командировке по форме Т-9 оформлен отделом кадров организации, командировочное удостоверение не оформлялось.

16 мая 2011 г. работник пересек границу РФ и прибыл на самолете в Прагу, что подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

17 мая 2011 г. работник прибыл в Вену.

19 мая 2011 г. вернулся в РФ, что также отмечено в заграничном паспорте.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены в следующем размере:

- 700 руб. для командировок по России;

- эквивалент 66 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Австрию;

- эквивалент 60 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Чехию.

Суточные будут начислены работнику в следующем размере:

- за 16 мая 2011 г. (день прибытия в Чехию) - 60 долл.;

- за 17 мая 2011 г. (день прибытия в Австрию) - 66 долл.;

- за 18 мая 2011 г. (день пребывания в Австрии) - 66 долл.;

- за 19 мая 2011 г. (день прибытия в РФ) - 700 руб.

Предположим, что аванс на "рублевые" командировочные расходы был выплачен в рублях (включая суточные в размере 700 руб. за последний день командировки), а на "валютные" командировочные расходы - в иностранной валюте (в долларах США), в том числе и суточные в размере 192 долл. США. Выплата аванса произведена 16 мая 2011 г.

Предположим, что курс ЦБ РФ на 16 мая 2011 г. составлял 27,95 руб.

Значит, рублевый эквивалент суммы выплаченных суточных в целях исчисления НДФЛ составил:

192 долл. x 27,95 руб/долл. = 5366,40 руб.

При этом суточные за день пребывания в Чехии составили:

60 долл. x 27,95 руб/долл. = 1677 руб.

А суточные за каждый день пребывания в Австрии составили:

66 долл. x 27,95 руб/долл. = 1844,70 руб.

Поскольку эти суммы не превышают 2500 руб., удерживать НДФЛ с работника не нужно.

Отметим, что начисление суточных сотруднику не зависит от того, какой комплекс услуг включен в гостиничный счет (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Для целей расчетов по налогу на прибыль суточные включаются в затраты, а учет дополнительных услуг гостиницы (например, услуги питания в ресторане) зависит от того, как оформлены документы. Стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому, если эти услуги выделены в счете, их нельзя учесть в затратах. Если же подобные дополнительные услуги в счете не выделены, а входят в общую сумму услуг гостиницы, то их можно учесть в целях расчетов по налогу на прибыль.

К другим особенностям учета затрат на командировки можно отнести следующее:

1. Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения N 749), а также ему возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Факт и продолжительность болезни подтверждаются листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением, куда обратился работник.

2. Если работник во время командировки привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата его труда производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ независимо от размера суточных (п. 5 Постановления N 749).

3. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пример 2. Сотрудник ООО "Элекс-ком" направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки - 4 мая 2011 г.

В положении о командировках - локальном нормативном акте, действующем в организации, - установлено, что размер суточных для командировок за рубеж составляет 2500 руб. в сутки.

За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб.

Продолжение статьи.

 

 

Источник - журнал "Советник бухгалтера"

{lang: 'ru'}

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет