Три подводных камня в расчете отпускных
Особые условия при оплате труда
10.08.2011Общие требования к резюме
17.08.2011
Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде у работника не было отработанных дней и заработка
Есть всего три ситуации, когда нужно рассчитать отпускные работнику, у которого в расчетном периоде не было учитываемых при расчете среднего заработка выплат и хотя бы одного отработанного дня. Причем для каждой из них установлены свои правила расчета.
Их мы и рассмотрим.
Ситуация 1. Учитываемые выплаты и отработанные дни были до расчетного периода
Чаще всего такая ситуация складывается у женщин, когда они берут ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком <ст. 256, 260 ТК РФ>. Возможна она также, если работник находился в длительной командировке или в отпуске без сохранения зарплаты <п. 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение), п. 5 Положения >.
Для расчета отпускных такому работнику нужно взять предшествующий период, равный расчетному, в котором у него была зарплата и отработанные дни. То есть вам нужно отсчитать 12 месяцев, но не от начала «пустого» расчетного периода, а от начала периода длительного отсутствия работника на работе <п. 5 Положения >. А дальше вы рассчитываете отпускные по общим правилам.
Для справки
Расчетный период для исчисления среднего заработка за время отпуска — это 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, если локальным нормативным актом не установлен расчетный период другой продолжительности <ст. 139 ТК РФ; п. 4 Положения >.
Пример. Расчет отпускных, если учитываемые выплаты и отработанные дни были до расчетного периода
Условие
Работнику предоставлен ежегодный отпуск с 11 июля по 7 августа 2011 г.
В расчетном периоде (июль 2010 г. — июнь 2011 г.) работник:
— с 1 июля по 8 августа 2010 г. находился в командировке;
— с 9 августа по 6 сентября 2010 г. был на больничном;
— с 7 сентября по 20 сентября 2010 г. находился в отпуске без сохранения зарплаты;
— с 21 сентября 2010 г. по 30 июня 2011 г. оформил отпуск по уходу за ребенком в связи с болезнью жены.
С июля 2009 г. по июнь 2010 г. у работника не было периодов и выплат, исключаемых при расчете отпускных.
Оклад работника — 23 000 руб.
Решение
Отпускные рассчитываем следующим образом.
Шаг 1. Определяем период для расчета отпускных.
Весь расчетный период (июль 2010 г. — июнь 2011 г.) состоит из исключаемых при расчете среднего заработка периодов <п. 5 Положения >.
Поэтому нужно взять предшествующий период, равный расчетному, в котором есть отработанные дни: июль 2009 г. — июнь 2010 г.
Шаг 2. Рассчитываем сумму отпускных <п. 9, 10 Положения >:
23 000 руб. x 12 мес. / (29,4 x 12 мес.) x 28 дн. = 21 904,76 руб.
Рассказываем работнику
Неважно, по каким причинам у работника не было выплат в расчетном периоде, в любом случае отпускные рассчитываются из его фактического заработка, а не из МРОТ.
Ситуация 2. Учитываемые выплаты и отработанные дни были в месяце начала отпуска
Такая ситуация возникает, если работнику предоставлен отпуск в том же месяце, в котором он принят на работу. Так нередко происходит с внешними совместителями. Если у них отпуск по основному месту работы в том же месяце, в котором вы приняли их на работу, то и вы обязаны предоставить им отпуск в это же время <п. 9, 10 Положения>. Возможно, вы просто предоставляете отпуск авансом только что принятому на работу сотруднику <ст. 122 ТК РФ >.
В этих случаях средний дневной заработок для оплаты отпуска рассчитывается исходя из зарплаты, начисленной работнику за дни, отработанные в месяце предоставления отпуска <п. 7 Положения>:
Пример. Расчет отпускных, если учитываемые выплаты и отработанные дни были до отпуска
Условие
Работник-совместитель был принят на работу 4 июля 2011 г.
С 25 июля по 21 августа 2011 г. ему был предоставлен ежегодный отпуск.
Заработная плата за отработанное в июле 2011 г. время составила 16 428,57 руб.
Решение
В данном случае у работника отсутствует расчетный период как таковой, поэтому рассчитываем отпускные следующим образом.
Шаг 1. Определяем количество календарных дней, приходящихся на отработанное в месяце предоставления отпуска время: с 4 по 24 июля 2011 г. — 21 календарный день.
Шаг 2. Определяем средний дневной заработок по формуле (1):
16 428,57 руб. / (29,4 / 31 д. x 21 д.) = 824,89 руб/д.
Шаг 3. Определяем сумму отпускных <п. 9 Положения >:
824,89 руб/д. x 28 дн. = 23 096,92 руб.
Ситуация 3. Учитываемых выплат и отработанных дней не было вообще
Крайне редко, но все же такая ситуация возможна. Например, в результате реорганизации образовалась организация-правопреемник. Работник переведен в эту организацию со дня, с которого он должен идти в отпуск <ст. 72.1 ТК РФ >. В этом случае отпускные нужно считать исходя из установленного работнику оклада или тарифной ставки <п. 8 Положения >:
Сумма отпускных = Оклад (тарифная ставка) : 29,4 x Количество дней ежегодного отпуска
Пример. Расчет отпускных, если в расчетном периоде, до него и перед отпуском не было учитываемых выплат и отработанных дней
Условие
Работник был принят на работу в порядке перевода 4 июля 2011 г. Ему сразу же был предоставлен отпуск с 4 по 31 июля 2011 г.
Оклад работника — 23 000 руб.
Решение
Поскольку первый день работы совпал с первым днем отпуска, то отпускные рассчитываем по формуле (2):
23 000 руб. / 29,4 x 28 дн. = 21 904,76 руб.
* * *
Итак, если у вас возникла конкретная ситуация с работником, у которого не было отработанных дней и выплат в расчетном периоде, совпадающая с одной из трех рассмотренных ситуаций, то нужно применять правила расчета суммы отпускных именно для этой ситуации, а не действовать так, как вам кажется удобнее и проще.
20 Комментарии
Теперь можно самим всё рассчитать!Спасибо!
У меня все давно считает бухгалтерская программа. Но освежить в памяти было интересно.
Большое спасибо за статью! Очень содержательная получилась и не менее ценная. Сейчас можно идти в бухгалтерию и с пониманием дела вести разговор о финансовых операциях.
Спасибо за подробное объяснение.
Прочёл с интересом, но у меня жена главбух, поэтому я расчёты доверяю ей (работаем на одноим предприятии).
Очень правильно, что Вы рассматриваете нюансы. Частенько, особенно в сети, ограничиваются лишь частью информации, которая не позволяет в полной мере понять освещаемый вопрос и применить информацию на практике.
Интересная информация 🙂
Подробная и полезная информация. Спасибо
Предлагаю обменяться ссылками
Спасибо, все ясно и понятно.
Спасибо за квалифицированную бесплатную консультацию. Ваш блог-помощник я взял на заметку.
Добрый день!
Подскажите пожалуйста! Сотрудники устроились на работу 26.10.2010г. на период отопительного сезона, по окончании сезона их не уволили, а предоставили отпуск без сохранения заработной платы. Осенью эти же работники вновь приступили к работе в период отопительного сезона, и весной им опять предоставили отпуск б/с. Так продолжалось три года, а теперь эти работники увольняются. Какой рабочий период мне указать для расчета? В общем отработано получилось — 501 день. Это 1 год и 136 дней. Получается период будет с 26.10.2010г. по 10.03.2012г.? Очень нужна ваша помощь!
Заранее спасибо!
Здравствуйте, Катя М.
Расчет производится на основании пункта 5 постановления Правительства от 11 апреля 2003 г. N 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Здесь сказано: если в расчетном периоде не было фактически отработанных дней, то средний заработок нужно считать исходя из периода времени, предшествующего расчетному.
Отпуск за свой счет до 14 дней в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включают (ст.121 ТК РФ). То есть компенсацию за неиспользованный отпуск за период нахождения работника в отпуске за свой счет платить не надо.
Рабочий период указываете по факту, но вычитаете отпуска за свой счет и расчет производите за полностью отработанные месяцы. А если в месяце отработано 15 дней и больше, то считаете тоже как за полный месяц.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста! Я совсем недавно пришла работать кадровиком и порядок на производстве ведения дел был до меня, и вот: сотрудник устроился на работу 21.01.2002года, мастером цеха, через год его перевели на должность начальника цеха, а 09.11.2011 его назначили генеральным директором, буквально сегодня открываю его карточку и читаю периоды как он ходил в отпуск:
отчетный период
20.01.2004г. по 19.12.2004г.;
20.01.2005г. по 20.12.2005г.
и т.д., последнее, что меня привело в тупик это период с 20.01.2010г. по 08.11.2011г.,
за 2012 год директор пока не гулял, теперь даже не знаю как правильно с 21.01.2012г. по 20.01.2013г. или с 21.01.2012г. по 08.11.2013г., у директора 5 дополнительных дней отпуска за ненормированный график работы, а как теперь правильно записать период не знаю. Помогите пожалуйста. Спасибо.
Yuliya, здравствуйте.
Предыдущие периоды указаны не правильно, они должны выглядеть так:
с 21.01.2002 по 20.01.2003
с 21.01.2003 по 20.01.2004
с 21.01.2004 по 20.01.2005
с 21.01.2005 по 20.01.2006
с 21.01.2006 по 20.01.2007
с 21.01.2007 по 20.01.2008
с 21.01.2008 по 20.01.2009
с 21.01.2009 по 20.01.2010
с 21.01.2010 по 20.01.2011
с 21.01.2011 по 20.01.2012
с 21.01.2012 по 20.01.2013
с 21.01.2013 по 20.01.2014, но это при условии, что он не брал отпуска за свой счет, превышающие 14 дней в году.
Он не брал отпуска за свой счет, я смотрела, просто даже учесть, что должность генерального директора предусматривает 5 дополнительных дней я все равно считаю, что период надо указывать с 21.01.2012г. по 20.01.2013г. а не с 21.01.2012г. по 09.11.2013г. или вводить с 09.11.2012 по 08.11.2013г., я запуталась.
Yuliyа, здравствуйте.
Не важно, сколько дополнительных дней отпуска положено работнику. Отпуск предоставляется за отработанный год, соответственно, если директор устроился на работу 21.01.2002, то год закончится 20.01.2003. Отсчет начинается с той даты, когда его приняли на работу.
А из каких соображений исходил предыдущий кадровик не понятно, указывая даты 20.01.2004г. по 19.12.2004г.;
20.01.2005г. по 20.12.2005г. Скорее всего из-за неграмотности. Ведь календарный год начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, так и у работника рабочий год начался 21 января текущего года, а закончится 20 января следующего года. Соответственно, период надо указывать с 21.01.2012г. по 20.01.2013г., затем с 21.01.2013 по 20.01.2014.
Смещение периода происходит, если работник брал отпуск за свой счет свыше 14 календарных дней в году, или отпуск по уходу за ребенком смещается на то количество дней, которые он находился в данном отпуске.
Спасибо большое!
Здравствуйте! Меня интересует вопрос, как начислить отпускные работнику, который в расчетном периоде был в нескольких командировках, а остальное время в отпуске за свой счет..получается, что никакие суммы в заработок не включаются…?
Любовь здравствуйте!
Если в расчетный период попала командировка, то исключать нужно только дни, за которые был начислен средний заработок. Средний заработок сохраняется за сотрудником только за рабочие дни командировки (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337). Поэтому при начислении отпускных из расчетного периода выходные выкидывать не нужно, так как исключаются только те дни командировки, за которые был начислен средний заработок (п. 5 Порядка исчисления средней заработной платы).