Благодаря папкам организация документооборота стала намного удобнее и проще.

Как известно бухгалтерия является главным звеном компании. Грамотный и профессиональный состав сотрудников отдела бухгалтерии – надежный финансовый тыл за спиной любого руководителя. Для того чтобы главный бухгалтер, его заместитель и при необходимости кассир стали опорой руководителя, нужно приложить немало усилий по формированию команды.  А для того, чтобы бухгалтерские услуги оказывались непрерывно, нужно чтобы бухгалтер был действительно милым, поэтому стоит с особым вниманием отнестись к обустройству его  места дислокации. Потому что, сколько бы водитель ни говорил, что главный в компании – именно он, герой одноимённой песни все же важнее.
Cтандартный пакет в виде стола, стула, компьютера и принтера  мы рассматривать не станем, посчитаем его базовой комплектацией. Кажется, больше ничего и не нужно? Ошибаетесь, иначе вообще нет смысла браться за эту тему.

Вещь 1

Шредер

Поскольку бухгалтер вынужден работать с огромным количеством документов, наличие шредера не только облегчитБлагодаря папкам организация документооборота стала намного удобнее и проще. жизнь, но и обеспечит безопасность компании. На рынке представлен широкий спектр уничтожителей различного дизайна, габаритов и функциональных возможностей. Вопрос лишь в том, как его грамотно выбрать. Во-первых, стоит определиться, сколько человек будут пользоваться шредером. Если от 1 до 3, то достаточно персонального уничтожителя с объёмом корзины до 20 л, а если офис большой – не скупитесь на шредер с корзиной от 30 л и более (ёмкость корзины профессиональных уничтожителей, которые являют собой прямую противоположность печатному станку, достигает 160 л).

Обращайте внимание на количество уничтожаемых листов. Как правило, речь идёт о 6 за одну подачу. Если вы уничтожаете больше, выбирайте шредер с автоподачей. Вся документация, при правильной организации документооборота, подразделяется на несколько уровней по степени секретности информации. Соответствующее деление имеют и шредеры. Чем выше секретность уничтожителя, тем мельче фрагменты бумаги после резки. Наиболее распространённый уровень секретности – третий, в этом случае шредер измельчает лист формата А4 на более чем 400 фрагментов. Однако, поскольку бухгалтер порой имеет дело с по настоящему конфиденциальными документами, мы советуем выбрать повышенный уровень секретности, например пятый, при котором лист формата А4 измельчается более чем на 3000 кусочков. В зависимости от расположения шредера и частоты его использования выбираются дополнительные опции. Творческие производители предлагают корзины с педалью, блокировку уничтожителя, системы антизамятия бумаги и многое другое. Не стоит забывать и о том, что шредеру, как и самому бухгалтеру, необходим отдых: в среднем после 5 минут работы – 10–15 минут релакса (время отдыха зависит от мощности двигателя).

Вещь 2

Термо-принтер

В работе тех, кто сводит дебет с кредитом, часто возникают ситуации, когда на папку или файл, компьютер, шкаф для хранения документов, офисное оборудование необходимо наклеить этикетку. И желательно, чтобы она была не написана небрежно от руки, а напечатана чётким, читабельным шрифтом, тем самым упростив поиск и сортировку документов. Конечно, это можно сделать при помощи обычного принтера, загрузив в него самоклеящуюся бумагу для организация документооборотапечати этикеток. Но лучше воспользоваться спецпринтерами для печати наклеек – от переносных устройств до подключаемых к компьютеру. В них используется технология термопереноса – на ленту в специальной кассете наносится изображение или текст. Потом эта лента ламинируется, и на выходе получается готовая наклейка, прочная и стойкая к воздействию различных внешних факторов.

Ширина ленты варьируется в диапазоне от 3,5 до 24 мм. Выбор для внешнего покрытия – ламинированное, матовое, глянцевое, флуоресцентное, не ламинированное. Клеевое основание можно подобрать для разных типов поверхностей, позволяющее без следов удалить наклейку или, наоборот, оставляющее после удаления специальные метки. Есть клеевое основание для тканей или шершавой керамики. Использование различных размеров и сочетаний цветов лент позволяет существенно расширить спектр возможностей их применения. К примеру, цветовая маркировка наклеек для шкафов-регистраторов поможет сотрудникам быстро находить нужные документы. Прозрачные ламинированные наклейки могут стать экономичной альтернативой гравированным именным табличкам и бейджам. Оригиналы документов, покрытые прозрачной неотражающей матовой лентой, можно даже копировать, не боясь при этом появления характерных «чёрных пятен» на копии.

Вещь 3

Эргономичная подушка

Бухгалтер – существо, ведущее преимущественно сидячий образ жизни. И хорошо если сидеть ему приходится в офисе. А ещё лучше – в эргономичном кресле. Потому что, как известно, именно в сидячем положении наблюдается максимальная нагрузка на позвоночник. Любые неполадки в его жизнедеятельности ведут к головным болям, онемению конечностей и другим «приятным» явлениям. Однако не всегда есть возможность поменять старое неудобное кресло на новое эргономичное. Выход есть – эргономичная подушка под спину, которая крепится на спинку стула и поддерживает поясничный прогиб в правильном положении. Обратите внимание на материал, из которого она сделана, – он должен быть вентилируемым, чтобы в жаркое время года подушка не прилипала к телу. Не помешает и подставка под ноги с массажным покрытием, которая убережёт от варикоза и отёков.

Волшебная ортопедическая подушка имеет форму, которая мягко поддерживает мышцы и предоставляет максимальную опору для спины. Правильно распределяя давление в грудном и поясничном отделах позвоночника, она предохраняет его от искривления.

Вещь 4

Папка

Не обязательно быть профессиональным бухгалтером, чтобы оценить потребность работников этой профессии во всевозможных хранилищах отчётности, балансов, ведомостей, актов и других документов. Благодаря папкам организация документооборота стала намного удобнее и проще. Папки торжественно именуются системой архивации. И никакие компьютерные технологии её не отменят: во-первых, классика, во-вторых, безопасность. Одной из самых популярных папок является папка-регистратор с арочным механизмом.

Немного истории

Ещё в далёком 1871 году немецким механиком Луи Ляйтцем была основана мастерская для производства им же изобретённых так называемых бухгалтерских книг, в которых использовалось специальное механическое устройство, позволяющее подшивать в папку большое количество бухгалтерских документов. Так родилась первая папка-регистратор на планете. Существуют основные функциональные характеристики данной папки, отвечающие главным покупательским пожеланиям. Прежде всего её вместимость. Папка-регистратор может иметь ширину корешка 50, 70, 75, 80 мм и вмещать в себя соответственно 350, 450, 480 и 600 листов. Интересно, что ширина корешка, как правило, указывается в описании характеристик папки, а вот информация о вместимости часто почему-то опускается, хотя для пользователя вторая более значима и понятна. Первая же, как отдельная характеристика, важна, пожалуй, в единственном случае – если покупателю нужно, чтобы папки одного размера стояли в офисном шкафу в ряд плотно друг к другу. Есть резон выбрать папку с шириной корешка 80 мм, так как размер стандартного офисного шкафа 80 см – как раз для 10 папок. Не стоит забывать и о том, что большинство папочных продавцов, по привычке «округляя», указывают ширину корешка 80 мм, притом что в действительности она 75 или даже 70 мм. Практически все папки имеют маркировочную табличку на корешке, сменную или одноразовую. Альтернативой последнему варианту может стать использование самоклеящихся карманов, которые позволяют маркировать её дополнительной информацией в необходимом объёме и удобном для поиска месте.

Также папки классифицируются по материалам, из которых изготовлены:

- папки с бумажным покрытием (из мраморного или цветного картона);

- папки с пластиковым покрытием внутри;

- папки с пластиковым покрытием снаружи и внутри;

- папки с покрытием из ламинированной бумаги;

- папки из пластика.

Безусловно, материал папки (бумага или плёнка) влияет на её практичность и срок службы, впрочем, как и наличие на её нижних краях металлических уголков или уплотнённого слоя полипропиленовой плёнки для защиты от износа при частом использовании. Так что выбирать аксессуар необходимо в зависимости от того, насколько активно вы планируете его использовать. Обеспечить организацию документов внутри папки позволяют разделители листов, которые оснащены необходимыми индексами на ярлычках (алфавит, месяцы, цифры, пустые поля для надписей, ярлычки-вкладыши для другой маркировки и др.) с разным количеством разделов (5, 10, 12, 20, 31 лист). А заодно файлы-вкладыши с перфорацией, при покупке которых важно обратить внимание на их плотность. Последние характеристики влияют на возможное количество листов файла. Файл формата А4+ должен быть, соответственно, и большей плотности, чтобы при максимальной загрузке его документами полоса перфорации не оборвалась из-за тонкости материала. Примерами оптимального сочетания размера, вместимости и толщины файла могут быть:

- файл формата А4, толщиной 35 мкм, вместимостью 50 листов (стандарт);

- файл формата А4+, толщиной 60 мкм, вместимостью 70 листов (увеличенный);

- файл формата А4+, толщиной 110 мкм, вместимостью 90 листов (максимальный).

В случае если нужна подшивка документов объёмом более 200 листов (брошюр, каталогов и др.), стоит вооружиться плотными файлы (140–200 мкм) с обязательным расширением до 2–2,5 см – для защиты документов от деформации. Для временного хранения или постоянной работы с небольшим количеством важных бумаг особой популярностью пользуются папки-уголки, скоросшиватели, папки на резинках из картона или полипропилена. Цветовая палитра может использоваться для дополнительной сортировки документов (красная папка – срочные отчётности, синяя – «на подпись» и т.п.) и, безусловно, добавит нотку позитива в рабочую обстановку.

Вещь 5

Архивный короб

Достойной альтернативой папке-регистратору являются и архивные короба из микрогофрокартона. Скажем больше – в экономическом смысле они более выгодны. В среднем цена такого короба ниже, чем цена папки-регистратора, в два раза. Архивные короба варьируются по ширине корешка от 50 до 200 мм, бывают на вырубном замке, на резинках или завязках. Храниться как на стеллажах, в шкафах, так и в «самодельных» стеллажных конструкциях, которые собираются из коробов большего размера – кстати, весьма экономичный и удобный вариант. Приятно и то, что большие короба в большинстве случаев оснащены крышкой, а значит, их удобно использовать при переездах.

 

 

{lang: 'ru'}

1 комментарий: Идите в бухгалтерию!

%PAGE_NUMBER%1
  • Елена говорит:

    Хорошая статья.Я главбух.Шредера у меня ,конечно, нет, но стол и кресло! (у директора по-скромнее,часто посетители думают,что я — директор)

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет