БОЛЬШОЙ БРАТ ГЛАВНОГО БОССА

«Сегодня вы пришли на работу в 9.15. Опоздание на 15 минут». Любой сотрудник будет удивлен, обнаружив такое сообщение, придя утром на работу и включив компьютер. Это означает, что теперь за ним следит автоматизированная система учета рабочего времени.

Вопрос о внедрении такой системы возникает, когда компания вырастает настолько, что руководство уже не в состоянии лично отслеживать, сколько отработал тот или иной сотрудник. Какие существуют способы учета рабочего времени?

Пропускные системы

Самый распространенный способ, он же первый в этом обзоре—это установка пропускной системы, так называемой «вертушки», и выдача сотрудникам магнитных карточек-пропусков. Информация с такой системы поступает в базу данных, из которой затем можно формировать отчеты, например:– списки опоздавших в определенный день или регулярно опаздывающих сотрудников;

– отчеты по количеству отработанных часов—кто недорабатывает, а кто работает больше положенного;

– отчеты по работе в выходные дни;

– общая статистика—динамика среднего времени прихода на работу, среднего количества отработанных часов, отражает общее настроение и состояние дел в организации.

Как правило, такие отчеты периодически формирует с помощью специальной программы отдел кадров и рассылает начальникам подразделений. В более продвинутом варианте программного обеспечения каждый сотрудник может посмотреть отчеты по своему рабочему времени, а начальники сами просматривают отчеты по своим подчиненным в режиме он-лайн.

Как показывает практика, даже сам факт постоянного напоминания об опозданиях заставляет сотрудника вести себя более дисциплинированно. Однако такие системы не продаются в готовом, «коробочном» варианте и требуют привлечения IT-специалистов. Плюс пропускной системы учета рабочего времени в том, что ее достаточно трудно обмануть. При условии, конечно, что рядом с «вертушкой» сидит охранник или вахтер, который следит, чтобы сотрудники входили и выходили строго по пропускам, причем по своим собственным. Минус же ее в том, что руководство не может быть уверено, что все проведенное на рабочем месте время человек действительно посвящает работе.

Второй способ контроля рабочего времени—контроль средств связи. Переговорные комнаты, рабочие и корпоративные мобильные телефоны, электронную почту. Да, технически можно понять политику безопасности, которая включает в себя обсуждение разговоров и переписки сотрудников на совещаниях в security-отделах. Отправка всего одного письма с отчетом в налоговую инспекцию или с документацией по тендеру не на тот адрес, и компания терпит очень серьезные убытки. Но, идя на подобное, руководство отдает себе отчет о кадровых потерях. Надо уже быть человеком особого склада, чтобы всерьез связать свою карьеру с этой компанией.

Считаем время по задачам

Третий вариант, менее распространенный,—сбор отчетов по времени, затраченному на выполнение тех или иных задач. В этом случае непосредственный начальник создает в специальной системе задачи для своих подчиненных, а те отчитываются о ходе их выполнения с указанием отработанных часов. Если в организации внедрена система управления проектами, то сбор такой информации можно вести с ее помощью, однако это не всегда оправдано, так как масштабные системы не всегда достаточно гибки и бывают сложными в использовании.

Преимущество системы учета времени, отработанного по задачам, в том, что она позволяет с достаточно высокой точностью подсчитать фактические трудозатраты по тому или иному проекту. Минус же ее в том, что она в значительной степени зависит от человеческого фактора. По сути, проверка честности заполнения таких отчетов ложится на менеджеров нижнего и среднего звена, и правильность данных во многом зависит от качества их работы и уровня ответственности.

Дополнительный контроль

Наконец, есть дополнительные способы контролировать, чем занимаются сотрудники в рабочее время. Можноустановить в комнатах видеокамеры или подслушивающие устройства, прослушивать рабочие телефоны. Однако для этого понадобится специальная служба безопасности. Такие меры хороши в организациях, где помимо прочего большое значение имеет коммерческая тайна, однако «слежка» весьма негативно сказывается на энтузиазме сотрудников в творческих коллективах.

На четвертое место мы поставили видеонаблюдение. Сотрудники крупнейшего дистрибьютора фармацевтики в России не станут зря задерживаться на складе, проходя через него из одного корпуса в другой. Потому что к ним могут потом возникнуть вопросы у службы безопасности. Экономит ли это рабочее время? Безусловно, перекуров (тем более в неположенных местах) и нерабочей болтовни станет меньше. Что взамен? Смотрите предыдущий пункт. Плюс натянутые отношения между людьми—представили, как вы дружески и весело щебечете с коллегой из соседней комнаты под видеокамерой?

«На моей предыдущей работе камер было мало, но одна из них находилась в нашей маленькой столовой и была направлена на место приема пищи! Питаться на рабочем месте было нельзя, а перед камерой в столовой аппетит пропадает. Так и представляется, как руководство смотрит, не слишком ли долго ты ешь и насколько эстетично! Говорили, что так найти человека легче. А на самом деле? Ну какую безопасность это обеспечит?»—недоумевает Ирина К., менеджер фирмы-дилера по оптовой продаже автомобильных комплектующих. Но согласны с вредом от излишнего контроля не все, есть особые случаи: «В федеральном Министерстве экономического блока все коридоры под видеокамерами. Честному человеку прятать нечего. Выход в Интернет есть только у начальника отдела. С ксероксами работают только выделенные люди. Вас внесут в журнал, зафиксируют количество копий и даже испорченных листов. Особо секретная информация копируется только на спецксероксе, где записывается количество копий на начало рабочего дня и наконец рабочего дня. Испорченные листы актируются и уничтожаются комиссией.

Если пропала бумажка, все знают, кто ее делал, сколько экземпляров и куда направил. Для работы с секретными документами выделен секретчик, он получает бумагу, упаковывает ее в спецпортфель, несет вам. Вы расписываетесь и работаете»,—делится особенностями корпоративных порядков один из сотрудников министерства. Начальство тоже можно понять и оправдать, например, так: «Считаю, что камеры в офисе имеют право быть, а в некоторых случаях без них не обойтись. И нормальное обеспечение мер безопасности компании не в минус, а в плюс. А насчет личного пространства на работе—читайте контракт и сумму в ведомости зарплаты ежемесячно. Если оно того не стоит, может, и начинать не надо? Идите в обычный офис, без камер и службы безопасности. Кстати, не факт, что на меньшие деньги»,—не скрывает своей позиции директор фирмы «ЮТА» Сергей Чечиков.

И, наконец, самое тяжелое, что встречалось нам—внутреннее оповещение. Это может быть сигнал «на отдых» раз в час, когда все организованно отрываются от мониторов и каждый пять минут своим способом «разминается». Или выведенная в каждую комнату трансляция, по которой вас могут пригласить в комнату такую?то во столько?то. И услышат это все. Тут нам уже сложно представить, чем может основной источник развлечений—это компьютер. Поэтому, чтобы не создавать лишних соблазнов для сотрудников, во многих организациях принимают специальные меры. Например, ограничивают возможность работы в Интернете техническими средствами—от закрытия развлекательных сайтов и ограничений по размеру дневного трафика до полного запрета пользоваться Интернетом с личного компьютера. Грамотный системный администратор может настроить локальную сеть так, чтобы сотрудники не могли устанавливать собственные программы, например, игры, или просматривать видео. Техническими средствами можно собирать отчеты о том, какие программы и на какое время были запущены на компьютере пользователя в течение дня.

Зачем нужен учет рабочего времени?

«Это дисциплинирует сотрудников, делает их более собранными. Мировой опыт показывает, что компания не может быть успешной без дисциплины. И, конечно, когда количество сотрудников превышает полсотни человек, справиться с подсчетом рабочего времени без специальной системы будет трудно»,однако и они соглашаются, что в некоторых случаях без него не обойтись. «Считаю, что в идеале система мотивации должна строиться, опираясь на показатели реального вклада работника в деятельность компании (прибыль и т. д.), а не на количество просиженного на стуле времени. Но, например, в торговле клиент вряд ли поймет, если в обещанные 10.00 дверь будет закрыта, так как менеджер уже выполнил свой план по продажам», — говорит Роза Мамлеева, исполнительный директор консалтинговой группы «МАРОМА».

Ошибки

Какие ошибки и проблемы могут возникнуть при внедрении системы учета рабочего времени? Система не должна превращаться в бюрократическую формальность. Хотя бы время от времени необходимо проводить какие?либо дисциплинарные меры согласно полученным отчетам. С другой стороны, нельзя превращать такую систему в тоталитарный контроль, так как это отрицательно сказывается на мотивации сотрудников. Иногда руководство сосредотачивает все внимание на времени прихода сотрудников и не замечает переработок. Например, делают человеку замечание за десятиминутное опоздание, хотя накануне он задержался на работе на два часа. Это довольно распространенная проблема. Еще одна ошибка – единый график для всех сотрудников. Нужно дать возможность сдвигать рабочий график на полчаса?час в ту или иную сторону, например, для тех, кому нужно забрать ребенка из садика или есть проблемы с транспортом. Естественно, надо следить, чтобы при этом не нарушался рабочий процесс и работа с клиентами.

Рабочее время может стать поводом для манипуляций. Например, сотрудник может специально задерживаться на работе подольше, а затем требовать на этом основании повышения зарплаты или премии, хотя это не обязательно означает, что эффективность его труда возросла.С другой стороны, начальник среднего уровня может использовать опоздания в качестве повода для увольнения ценного сотрудника, с которым он просто не сошелся характерами или же опасается конкуренции за свое место.

Нелли Мартова, Денис Легезо

 

 

{lang: 'ru'}

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет