Ведение трудовых книжек у индивидуального предпринимателя
как себя вести на собеседовании
20.04.2011Запись в трудовой книжке индивидуального предпринимателя
22.04.2011
Вопрос: Индивидуальный предприниматель самостоятельно осуществляет ведение трудовых книжек. Правомерно ли все записи, внесенные в трудовую книжку работника, при его увольнении заверять так: «Работодатель индивидуальный предприниматель… (подпись)»?
Ответ: В ситуации, когда ведение трудовых книжек осуществляет индивидуальный предприниматель, для заверения записей необходимы подпись и печать индивидуального предпринимателя.
Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Согласно п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Пунктом 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).
Учитывая изложенное, все записи, внесенные в трудовую книжку работника, при его увольнении заверяются подписью и печатью индивидуального предпринимателя.
25 Комментарии
Своевременная для меня информация. Спасибо за разъяснения.
У Вас очень полезный и актуальный сайт. Сохранил в закладки. Возможно ли с Вами консультироваться, если возникнут какие либо вопросы по этой тематике?
Конечно, Евгений, всегда рада помочь.
Индивидуальными предпринимателями очень часто становятся люди мало знакомые или не знакомые вообще с делопроизводством, кадровым учетом и т.д., поэтому Ваш сайт, Ольга, для них большая находка. Удачи Вам.
Толковые советы для ИП.и для их работников 😉
Здравствуйте! Скажите пожалуйста, как мне поступить: Я являюсь индивидуальным предпринимателем. Год назад по собственному желанию у меня уволился продавец. В течении года, никаких претензий с ее стороны не было. Буквально недавно, она написала жалобу в трудовую инспекцию, что ей не выплачивались отпускные и что она вообще работал без отпусков ( 8 лет). Так как в течении года никаких претензий не было, документы относительно нее я уничтожил, хранить их было негде. Согласно ТК РФ трудовой спор о невыплате отпускных подается в течении трех месяцев, данный срок естественно прошел. Какие либо штрафные и иные санкции могут быть ко мне применены?
Владимир.
Согласно ст. 392 ТК РФ «Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки».
Следовательно, срок пропущен, необходимо в ходе судебного заседания, представив письменные возражения, заявить на пропуск Истцом трехмесячного срока обращения в суд за защитой нарушенного права.
А вот по поводу уничтожения документов могут быть проблемы, так как многие из них должны храниться 75 лет. Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф от трехсот до пятисот рублей.
Если у Индивидуального предпринимателя нет печати, возможно ли заполнение ТК без неё (печати)?
Здравствуйте, Александра.
В инструкции по заполнению трудовых книжек нет исключений для ИП без печати ,поэтому я считаю, что нужно завести печать, либо оформлять только ГПД.
Есть прецеденты, когда Пенсионный фонд не принимает трудовые книжки, заведенные предпринимателями без печати. Им все записи нравятся, но печати нет, а должна быть, и где хотите там ищете ее и ставьте.
А как сделать запись о начале работы самого ИП, не работников его
Здравствуйте.
К нам на работу устраивается бывший ИП. Трудовой книжки у него не было. По документам, данный ИП занимался предпринимательской деятельностью 8 лет. Все это время он делал отчисления в ПФР. То есть, фактически, у него трудовой стаж 8 лет, а записи в трудовой нет. Он просит написать ему «что-нибудь». Есть у кого-нибудь опыт в данном вопросе? Поделитесь, плиzz.
Балзия.
Сам ИП не может вносить запись о работе в свою трудовую книжку.
Здравствуйте, Алла Дмитриевна.
Никаких записей по этому поводу у него в трудовой книжке быть не должно. Вы просто заводите новую трудовую книжку и первой записью будет работа в Вашей организации. А 8 лет трудового стажа при оформлении пенсии он будет подтверждать самостоятельно.
Здраствуйте! Подскажите, пожалуйста, как быть. Работник работает у ИП с 2002 года по сей день. Трудовой договор составлен, зарегистрирован. Нет записи в трудовой книжке, ведь на тот момент (в 2002) ИП не делали записи, а сейчас должны. Как правильно сделать запись в трудовую книжку?
Здравствуйте, Дарья.
Если работник был принят на работу к индивидуальному предпринимателю до 06.10.2006, то в трудовой книжке работника должна быть сделана запись о работе у индивидуального предпринимателя (ст. 424 ТК РФ, письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 30.08.2006 № 5140-17).
Вносите запись с того времени, когда ИП разрешили вести трудовые книжки, а именно 01.10.2006, потом пишите кем принят работник и с какой даты, а в графе № 4 основание приема, Приказ от …… №……
Индивидуальный предприниматель
Петров Петр Петрович
(ИП Петров П.П.)
3 01 10 2006 Принят менеджером по продажам 1 марта 2002 года Приказ от 01.03.2002 № 4-к
Здравствуйте!Подскажите,пожайлуста индивидуальный предприниматель где должен оформить печать.Сейчас только понадобилась чтобы сделать работнику запись в трудовой.
Здравствуйте, Елена.
Печать можно оформить на основании Свидетельства о регистрации в любой компании, которая делает печати под заказ.
Здравствуйте! Подскажите после изготовления печати, её нужно показывать в налоговой или в других гос.уч-ях?
Здравствуйте, Жанна!
Печать представляет собой одно из средств индивидуализации организации.
Если обратиться к действующему законодательству, то в нем мы не найдем специальных норм, которые напрямую были бы посвящены вопросам, регламентирующим изготовление, учет и использование печатей. Регламентирован только порядок изготовления и применения печатей с изображением государственного герба РФ. Требования к таким печатям установлены ГОСТ Р 51511-2001 “Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования” (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.01 № 573-ст). Этот стандарт действует с 1 января 2003 года.
Этим документом установлено, что гербовая печать, во-первых, должна быть круглая и определенных размеров. Во-вторых, на оттиске печати юридических лиц обязательно должен быть основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (п. 3.5 ГОСТ) и ИНН (п. 3.4 ГОСТ). Если же гербовую печать использует лицо, не относящееся к категории юридических лиц, то в информационном поле печати реквизиты ИНН и ОГРН указывать не требуется.
А каковы же требования к форме обычной печати и ее реквизитам?
Требования, обязывающие фирмы иметь печать, содержатся в отдельных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц. Речь идет о двух федеральных законах:
— от 08.02.98 № 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”;
— от 26.12.95 № 208-ФЗ “Об акционерных обществах”.
Так, закон об ООО (п. 5 ст. 2) требует, чтобы общества с ограниченной ответственностью имели круглую печать. Эта печать должна содержать адрес и полное фирменное наименование общества на русском языке и по желанию на любом другом языке. Аналогичное указание содержится и в пункте 7 статьи 2 закона об АО. Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Общество вправе самостоятельно решать, иметь ли ему штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
А необходимо ли вообще проставлять печать? О применении печати организации на некоторых документах упоминается всего лишь в нескольких статьях Гражданского кодекса РФ. В данном случае имеются в виду статьи 160, 185, 338, 357, 913 ГК РФ. Но в этих статьях нет правовых норм, регулирующих правила изготовления и использования печатей.
Местная самодеятельность
Недочеты федерального законодательства в вопросах изготовления и практического использования печатей пытаются компенсировать региональные и муниципальные власти.
Есть регионы, где местные власти устанавливают свои правила оформления печатей. Например, в столице действуют документы, предъявляющие требования к оттискам печати. Это Закон г. Москвы от 30.06.04 № 44 “Об учете печатей”, а также Положение по ведению городского реестра печатей (утв. приказом Московской регистрационной палаты от 18.06.03 № 61). (Отменены в 2005 г. — прим. АИП)
Согласно этим документам, фирмы и предприниматели в обязательном порядке должны регистрировать оттиски своих печатей в Московском городском реестре печатей. При этом на оттиске обязательно должны быть указаны:
— полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.п.);
— местонахождение фирмы;
— реестровый номер печати;
— основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Именно поэтому налоговые инспекторы зачастую не признают действительными документы, заверенные печатью, на которой нет, например, реестрового номера печати.
Однако заметим, что ни в НК РФ, ни в Кодексе РФ об административных правонарушениях не предусмотрена ответственность за невнесение печати в реестр. Не предусмотрено этими кодексами и наказание за использование печати без наличия в ее информационном поле указанного реквизита.
В соответствии со статьей 71 Конституции РФ гражданское законодательство относится к ведению Российской Федерации. По предметам ведения Российской Федерации принимаются федеральные законы.
Ни органы государственной власти субъектов РФ, ни тем более муниципальные власти не вправе осуществлять правовое регулирование гражданских правоотношений. Это следует также из положений статьи 3 ГК РФ, согласно которой гражданские отношения регулируются федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
На этом основании печать организации по форме, размерам и отражаемой в ней информации должна соответствовать только федеральному законодательству. Требования иных нормативно-правовых актов относительно формы, размеров печатей и отражаемой информации не могут считаться законными.
Также неправомерно устанавливать на региональном или местном уровне обязанность организаций регистрировать печать (ее эскиз) в специальном государственном или муниципальном органе или подавать сведения о печати в специальный реестр печатей. Регистрация печати, занесение сведений о ней в специальный реестр могут производиться только на добровольных началах, т. е. с согласия самой организации.
ОГРН — обязательный элемент
Вступивший в силу 1 июля 2003 года Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании” впервые в отечественной истории определил рекомендательный характер государственных стандартов. Закон во многом отвечает требованиям и принципам Всемирной торговой организации (ВТО).
Теперь за органами исполнительной власти оставлено право издавать в сфере технического регулирования только акты рекомендательного характера (п. 3 ст. 4 закона № 184-ФЗ).
В соответствии с правилами ведения единого государственного реестра юридических лиц (п. 8) (утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 438), разработанными на основании Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”, ОГРН должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. Аналогичное правило установлено и для индивидуальных предпринимателей (п. 14 правил ведения госреестра индивидуальных предпринимателей и представления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.10.03 №630).
Поэтому в настоящее время разработан национальный стандарт на удостоверительные печати, в которых ОГРН включен в качестве обязательного элемента наряду с наименованием юридического лица или фамилией индивидуального предпринимателя. Включение этого реквизита в информационное поле печати направлено на реализацию норм Федерального закона о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
К слову о сертификации производства по изготовлению печатей
Положением об организации и осуществлении государственного контроля и надзора в области стандартизации, обеспечения единства измерений и обязательной сертификации (утв. постановлением Правительством РФ от 16.05.03 № 287) предусмотрено, что государство контролирует соблюдение юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований государственных стандартов к продукции (товарам), работам и услугам. Законом о техническом регулировании предусмотрено два вида стандартов: национальные, которые принимаются и утверждаются национальным органом по стандартизации, и стандарты организаций. Тем же законом и принятым в соответствии с ним постановлением Правительства РФ от 02.06.03 № 316 было определено, что федеральным исполнительным органом по вопросам стандартизации и технического регулирования является Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (ныне это Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование)). Решения, принятые другими исполнительными органами, организациями и юридическими лицами, являются незаконными.
Организации, которые стремятся соответствовать уровню мировых стандартов, руководствуются в своей работе и при заказе изделий национальными стандартами, разработанными в соответствии с мировой системой стандартизации.
Национальный стандарт “Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования” разработан в соответствии с требованиями закона о техническом регулировании. Для производственников это базисный документ, который предусматривает, что в течение семи лет будут разработаны и установлены технические регламенты, в которых будут четко прописаны требования к выпускаемой продукции, процессам ее производства, эксплуатации, хранения и утилизации.
Еще готовится пакет нормативных документов, устанавливающих — порядок формирования и ведения объединенного реестра юридических лиц, осуществляющих изготовление печатей и прошедших сертификацию в системах, функционирующих на законных основаниях.
Подскажите, пожалуйста, кто должен сделать запись в трудовой книжке самого ИП при условии, что он открывал ИП сам и никого официально не брал на работу? У меня ИП было открыто в 2004, закрыто в 2010. С 2008 параллельно с ИП работа у другого работодателя, о чем есть запись в трудовой. Могу ли я сам вписать себя, как руководителя ИП в трудовую книжку задним числом? Спасибо!
Виктория, индивидуальный предприниматель не вправе вносить в свою трудовую книжку запись о своей предпринимательской деятельности (работе у самого себя).
Обоснование: Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. А вот обязанность индивидуального предпринимателя по оформлению трудовой книжки на себя ни ТК РФ, ни Постановлением N 225 не предусмотрена.
Согласно ст. 2 ГК РФ предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой страх и риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке. Отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием регулируются гражданским законодательством.
Трудовое законодательство применяется в отношении индивидуальных предпринимателей только в части осуществления прав и возникновения обязанностей, возникающих у них как у работодателей. Таким образом, деятельность гражданина в качестве индивидуального предпринимателя без образования юридического лица (с привлечением третьих лиц или нет) трудовой деятельностью по смыслу трудового законодательства не является. Следовательно, он не вправе вносить записи в свою трудовую книжку в отношении собственной предпринимательской деятельности. Аналогичная позиция высказана Рострудом в Письме от 27.02.2009 N 358-6-1.
Подскажите, пожалуйста,может ли индивидуальный предприниматель задним числом оформить дубликат трудовой? Дело в том, что трудовая хранилась у него и он в течении 2 лет моей работы не сделал в ней записи о приёме на работу. Сейчас выяснилось,что он её потерял. Как быть в такой ситуации?
Альбина, здравствуйте!
Зачем его оформлять задним числом, можно оформить и текущим. Трудовые книжки имеют серию и номер, которые выпускаются в определенный период. Если работодатель оформит вам задним числом дубликат трудовой книжки выпущенной в 2014 году, а дату оформления укажет 2012, то трудовую книжку могут признать недействительной.
Соответственно, ничего страшного не будет, если дубликат будет датирован 2014 годом.
Добрый день! Хотелось бы подробно узнать вообще про ведение делопроизводства ИП. У нас хозяйственный магазин в сельской местности, работают 2 сотрудника + директор магазина. Пока официально оформлен только один человек, другого тоже в скором времени планируем оформить. Какие документы обязательно должны быть (приказ, трудовой договор, штатное расписание, табель и т.п.)?? Обязательно ли в таком случае устанавливать какую-либо программу для ведения документооборота? Заранее благодарю!
Здравствуйте Виктория!
Кратко описать ведение делопроизводства ИП не получится.Постараюсь выложить статью в ближайшее время.