Дубликат трудовой книжкиСтатус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие - полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).

Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Правила оформления дубликата 

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

- о работнике (на титульном листе);

- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

- о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел "Сведения о работе" вносятся записи о работе, в раздел "Сведения о награждении" - о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела "Сведения о работе" первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел "Сведения о работе" в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:

- в графе 1 - порядковый номер записи;

- в графе 2 - дату приема на работу;

- в графе 3 - данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;

- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата увольнения (прекращения трудового договора);

- в графе 3 - причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После заполнения раздела "Сведения о работе" содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов. Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.

Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже

Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

В справках о работе необходимы ссылки на основания их выдачи, т.е. на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.

 Когда выдается дубликат?

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

- утрата (потеря) трудовой книжки работником;

- невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние - если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);

- наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);

- наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;

- массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

Утрата (потеря) трудовой книжки 

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению 

Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат серия... номер...". В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись "Взамен выдан дубликат серия... N...", документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.

Правила внесения записей в разделы "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной 

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат серия... N...", и она возвращается владельцу

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др. 

Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.

Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.

В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись "Дубликат", а на первой странице прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат серия... N...", и она возвращается владельцу.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем 

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних - их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Особые случаи 

Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжки взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.

Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу - в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.

{lang: 'ru'}

169 комментариев: Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

  • Елена говорит:

    Здравствуйте! В трудовой книжке не хватает двух листов, но записи сделаны заново. Как выписать дубликат, если место работы единственное, название организации менялось? Какие документы являются основанием выдачи такого дубликата?

  • Юлия говорит:

    Добрый день! скажите пожалуйста можно ли сделать дубликат тк не с последнего места работы, если с последнего места не возможно сделать ввиду географической удалённости ( да и стаж там не большой)?

  • Марина говорит:

    Здравствуйте! Принимаю сотрудника, он говорит, что потерял трудовую книжку, хотя есть неразборчивая ксерокопия (последняя запись сделан в 2004 году) и лицевая выписка из ПФ. Ему 62 года, пенсионер, не хочет заниматься восстановлением своей ТК, отказывается от дубликата ТК. Могу я ему просто завести трудовую книжку с первой записью о принятии в нашу организацию. И ещё. Подскажите пожалуста, примерное содержание заявления, которое он должен написать.

  • Ольга говорит:

    Марина здравствуйте!

    Вы должны на основании заявления сотрудника завести ему новую трудовую книжку. Заявление обычное, «Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с ее утратой».

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте Юлия!

    Если работодатель не будет против, то можно.

  • Ольга говорит:

    Елена здравствуйте!

    Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
    Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.
    Записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу могут быть признаны недействительными. Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.
    Если работодателю поступило заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с тем, что в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, то работодатель по последнему месту работы обязан выдать дубликат трудовой книжки.
    В дубликат после заполнения титульного листа и проставления надписи «Дубликат» переносятся все записи из трудовой книжки, за исключением той, которая была признана недействительной.
    Трудовая книжка должна быть оформлена в установленном порядке и возвращена владельцу (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

  • Александр говорит:

    Приветствую, Ольга! Помогите советом.
    Я утерял свою трудовую книжку.
    У меня есть заверенная копия трудовой на руках до предпоследнего места работы. Могут ли мне на основании всех заверенных данных, на этой же позапрошлой работе внести в дубликат все соответствующие записи? Я сегодня приходил в тот отдел кадров, мне начали рассказывать, что только на основании справок или копий приказов принятия и увольнения со всех мест работы. Мол раньше по заверенной копии можно было, а сейчас нет. Так ли это? Может конфеты решат вопрос? :smile:

  • Ольга говорит:

    Александр здравствуйте!

    Заверенная копия ТК не является основанием для внесения записей в ТК. Вам придется собирать справки или копии документов со всех мест работы.

  • Елена говорит:

    Если в трудовой книжке была смена фамилии в связи с вступлением в брак, в дубликате тоже необходимо делать такую запись?

  • Ольга говорит:

    Елена здравствуйте.

    В дубликате на титульном листе вносятся сведения, соответствующие анкетно-биографическим данным работника на момент выдачи дубликата. Так что смену фамилии указывать не нужно.

  • Жанна говорит:

    Здравствуйте. Скажите пожалуйста входит ли в трудовой стаж обучение в ВУЗе (1998-2004гг) и служба в армии (2004-2005гг). В ТК моего сына нет этих сведений. Большое спасибо.

  • карина говорит:

    Если работник не хочет собирать справки с предыдущих мест работы. А просит восстановить только запись

  • Ольга говорит:

    Карина добрый день!

    Если не хочет, внесите только запись по последнему месту работы, а именно в вашей компании.

  • Ольга говорит:

    Добрый день, Ольга! У нового работника трудавая книжка «искупалась» в море, в следствие чего оторвалась обложка и некоторые печати частично не читаемые. Остальные записи в ТК абсолютно читаемы. Надо ли мне выписывать дубликат такой ТК или, подклеив обложку, продолжать делать записи в ней? Если выписывать дубликат, то надо ли делать запросы на прежние места работы этого работника, для подтверждения его трудового стажа? Еще раз уточню, что сведения в подмокшей ТК абсолютно четко читаемы. Спасибо за помощь!

  • Ольга говорит:

    Жанна здравствуйте!

    Служба в армии входит в трудовой стаж и об этом вносится запись в трудовую книжку.
    Внесение записи об учебе в трудовую книжку не предусмотрено действующим законодательством. В страховой стаж для назначения пенсии и больничных пособий данный период не включается.

  • Ольга говорит:

    Ольга здравствуйте!

    Если печати частично не читаемы, могут возникнуть проблемы в ПФР при назначении пенсии. Работнику желательно обратиться в ПФР с испорченной трудовой за консультацией, чтобы в будущем не возникло проблем.

  • Ирина говорит:

    Добрый день! У меня, наверное, самый неординарный случай — может быть, сможете помочь советом?
    Ситуация первая: у двух акционеров возник корпоративный спор, второй досрочно освободил первого от должности ген.директора и назначил себя на должность (большинство голосов). Бывший кадровик (по совместительству супруга бывшего ген.директора), уволившись, не передала труд.книжки работников и все кадровые документы (они находятся в другом городе). Ей была отправлена телеграмма, которую она получила лично, и обозначена цель встречи, дата, время, место. Не прибыла. Работодатель написал заявление в полицию о незаконном удержании труд.книжек. В возбуждении угол. дела отказано, сейчас готовится судебный иск. В Инспекции по труду порекомендовали заниматься восстановлением труд.книжек. А у нас вахтовики, причем с «махровым» стажем. От этой ситуации пострадают работники. Как я еще могу воздействовать на ситуацию?
    Ситуация вторая: закончился один проект, увольнение вахтовиков через две недели. Я с них предварительно собрала служ.записки, когда-кому-каким образом при трудоустройстве они передавали труд.книжки (в основном, отправляли по почте). В день увольнения мне нужно отправить им уведомления — а у меня нет трудовых книжек. За задержку трудовой книжки работодатель оплачивает заработок (п.35 Правил). Что мне делать? Если я сейчас начну заниматься восстановлением для выдачи дубликата, то по правилам разд.7 Инструкции по тр.книжкам, я должна собрать с работников информацию о труд.деят. и собирать справки — уйдет месяца 3-6, затем внести записи по справкам и после этого оформить свою запись. Кто-то может предъявить требования об оплате заработка в связи с невозможностью устроиться. Могу ли я сейчас выдать дубликат только со своей записью, чтобы работники могли хотя бы устроиться на работу, и параллельно начинать работу по восстановлению дубликата труд.книжки по всем правилам? Понимаю, что это не совсем правильно, и даже в этом случае особо грамотные работники могут предъявить денежные требования, но как я еще могу поступить в подобной ситуации? Буду очень благодарна за помощь!

  • Жанна говорит:

    Добрый вечер, Ольга! Спасибо большое за разъяснение. С уважением, Жанна.

  • Ольга говорит:

    Ирина здравствуйте!

    Ответила вам по почте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет