Как заверить трудовые книжки по новому с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года начали действовать новые правила заверения копий трудовых книжек, теперь их нужно заверять по-другому (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Как заверить трудовые книжки по новому с 1 июля 2018 года вы узнаете из статьи.

Довольно часто сотрудники обращаются в отдел кадров с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки, заверенной надлежащим образом, а у отдела кадров на выдачу заверенной копии трудовой книжки есть всего три рабочих дня.

Правила нового ГОСТа носят рекомендательный характер, но лучше их придерживаться, так как их будут применять многие организации и компании, соответственно они будут понятны всем — и тем, кто занимается выдачей заверенных копий, и тем, кто их получает.

Чтобы правила ГОСТа стали обязательными для компании, их необходимо утвердить внутренними локальными актами, такими как приказ или Положение.

По новому ГОСТу с 1 июля 2018 года на копиях трудовых книжек нужно писать, где хранится подлинник.

Заверяем копию и ставим печать

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта заверения трудовой книжки. Они зависят от того, как вы используете копии — для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.

1. Для внутреннего пользования на копии, как и раньше, необходимо писать слово «Верно» под реквизитом «Подпись», либо в нижнем крае листа (если документ без подписи), должность лица, который заверил копию, его подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы), дату заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Если копия документа предоставляется в другую организацию, в ней дополнительно необходимо указать место хранения документа, с которого произвели копию: «Подлинник документа находится в (наименование компании) в деле №__за___год». Поставить печать, если компания использует ее.

Если в компании не ведется номенклатура дел или она не включила в нее трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно указать, например, что подлинник документа находится в отделе кадров компании ООО «ЭКО Дом» (образец смотрите ниже).

А чтобы сократить время заверения копии трудовой книжки, можно изготовить штамп и использовать его в работе.

Печать проставляйте в копии так, чтобы она не закрывала подпись лица, подписавшего документ, или в месте, специально отведенном для печати «МП» (Место печати). По поводу того, должна ли печать затрагивать фрагмент названия должности, в стандарте не написано. Печать должна заверять подпись должностного лица и проставляться должна так, чтобы было понятно, что документ был заверен после того, как был создан.

Теперь вы знаете как заверить трудовые книжки по новому с 1 июля 2018 года и без проблем сможете применять на практике.