ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ

 В данном материале мы поговорим обо всех вопросах по ведению трудовых книжек.

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника. Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется в случае, если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Такие правила предусмотрены ст. 65 Трудового кодекса РФ.

Запись в трудовую книжку нужно вносить не позднее недельного срока после издания приказа о приеме на работу. При этом формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Об этом сказано в п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила N 225).

Имейте в виду, какие-либо сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. 

Обратите внимание! В период работы сотрудника в его трудовую книжку, помимо записи о приеме на работу, будут вноситься сведения об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовке кадров, изменениях в наименовании должностей, награждении за успехи в работе, увольнении (с основаниями прекращения трудового договора). Также внести запись в трудовую книжку необходимо, если организация изменит название. При этом подписью ответственного лица кадровой службы и печатью организации нужно заверить только записи об увольнении с работы.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняют ее титульный лист. Здесь отражают такую информацию:

- фамилию, имя, отчество. Указывать полностью без сокращений согласно паспортным данным;

- дату рождения (число, месяц и год);

- образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись об образовании, квалификации или наличии специальных знаний вносят на основании диплома, аттестата и других подобных документов. Варианты записи об образовании могут быть следующими:

- основное общее (окончено 9 классов);

- среднее общее (окончено 11 классов);

- начальное профессиональное (окончено профессионально-техническое училище);

- среднее профессиональное (окончены техникум, училище, колледж);

- высшее профессиональное (окончены университет, институт, академия);

- послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

Если какое-либо образование не окончено, об этом также можно сделать запись. Например, неоконченное высшее. Однако такая запись также должна вноситься на основании соответствующего документа, представленного работником, из образовательного учреждения.

После внесения общих сведений ставят дату заполнения трудовой книжки и работник расписывается в специально отведенной строке на титульном листе. Затем подпись ставит работник кадровой службы, ответственный за выдачу и заполнение трудовой книжки. После чего ставится печать организации (кадровой службы).

Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Пример. Сидоров Иван Николаевич впервые принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел продаж ООО "Вектор". Работнику была заведена трудовая книжка, которую заполнила работник кадровой службы Николаева А.С.

Пример заполнения трудовой книжки (фрагмент)

            ТРУДОВАЯ КНИЖКА                                     ТК N 0108763

Фамилия  _____Сидоров____

Имя    ____Иван____

Отчество  ____Иванович___

Дата рождения ____01.02.1980____

                             (число, месяц, год)

Образование ___Высшее профессиональное___

Профессия, специальность ___экономист___

                 15  августа   11

Дата заполнения ___"15" августа 2011 г.___

                              (число, месяц, год)

Подпись владельца книжки ____Сидоров____

М.П.

Подпись лица, ответственного за

ведение трудовых книжек                    ___Николаева___

                                                                            (разборчиво)

 Сведения о работе 

N
записи
Дата Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
        Общество с ограниченной  
        ответственностью  
        "Вектор" (ООО "Вектор")  
1 15 09 2011 Принят в отдел продаж Приказ от
        на должность менеджера 15.09.2011
        по продажам N 25/09

 Обратите внимание! В разделе трудовой книжки "Сведения о работе" нужно сделать запись о службе, если работник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в армии, органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ, таможенных органах. Это установлено п. 21 Правил N 225. Если документы о службе представлены после внесения записи о приеме на работу, то допустимо внести запись о службе по факту получения данных документов.

Важно иметь в виду, что сделать новую запись в трудовой книжке можно, только если с прошлого места работы работник уволен (уволился). Об этом должна быть сделана запись в трудовой книжке, скрепленная подписью работника кадровой службы и печатью бывшего работодателя. Если же записи об увольнении нет, сотрудника можно принять в организацию только в качестве совместителя или по договору подряда.

Однако на практике возникают ситуации, при которой бывший работодатель может попросту исчезнуть, и запись об увольнении в трудовую книжку внести некому. Однако, как сказано в п. 29 Правил N 225, заполнять трудовую книжку со слов работника (иных лиц) не допускается.

А вот внести запись об увольнении работника на основании документов о ликвидации бывшего работодателя, которые можно получить по запросу из налоговой инспекции, допускается. Такой вывод можно сделать на основании п. 5.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, и п. п. 16, 28 Правил N 225. Кроме того, такая запись может быть внесена на основании судебного решения, если работник обращался в суд для решения вопроса о возможности его дальнейшего трудоустройства.

В случае выдачи работнику, впервые поступившему на работу, трудовой книжки нужно учитывать следующее. При выдаче трудовой книжки организация вправе взимать плату за бланк трудовой книжки. Это предусмотрено п. 47 Правил N 225.

Обратите внимание! Плата предусмотрена и за бланк вкладыша к трудовой книжке. Он понадобится в том случае, если у работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе".

Получить деньги с работника за бланк можно одним из следующих способов:

- работник перечислит их на счет организации безналичным способом;

- работник внесет деньги наличными по приходному ордеру в кассу;

- деньги будут удержаны из зарплаты работника. При этом важно учитывать, что от работника необходимо получить заявление об удержании денежной суммы за бланк трудовой книжки из зарплаты. Если такого заявления не будет, удержание из зарплаты проводить незаконно.

Обратите внимание! Локальным нормативным актом можно предусмотреть, что с работников данной организации плата за бланки трудовых книжек не взимается ни при каких обстоятельствах. То есть бланки будут выдаваться бесплатно.

В некоторых ситуациях деньги за бланки трудовых книжек взимать с работника нельзя. Прежде всего это относится к ситуации, когда в результате чрезвычайного происшествия бланки были испорчены. Например, произошел пожар, наводнение и т.д. Кроме того, брать деньги на новый бланк нельзя, если трудовую книжку испортил работник кадровой службы при ее заполнении. Такие правила следуют из положений п. п. 34 и 48 Правил N 225.

Важно помнить, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен специальный порядок их учета и хранения. Этому посвящен разд. VI Правил N 225. Так, организация должна вести специальные книги по учету трудовых книжек:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69);

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Первая книга ведется бухгалтерией организации. В ней отражаются сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров, а также стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, как правило, ведет кадровая служба. В этой книге отражают сведения о дате приема нового сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. Также указывается плата за бланк трудовой книжки (вкладыши в нее), если таковая осуществлялась. Обязательно ставится подпись лица, принявшего трудовую книжку. Остальные графы заполняются при увольнении работника и выдаче ему трудовой книжки.

Пример. Сидоров Иван Николаевич при приеме на работу в ООО "Вектор" представил трудовую книжку. Документ принял работник кадровой службы Зайцева А.В., которая и сделала запись в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма книги

учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 

N
п/п
Дата приема на
работу, заполне-
ния трудовой
книжки или
вкладыша в нее
Фамилия,  имя и  отчество  владельца
трудовой  книжки
Серия и  номер   трудовой
книжки  или   вкладыша в нее
Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку  или на  которого  заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места  работы с указанием структурного подразделения), куда  принят работник Дата и N  приказа  (распоряжения)  или иного решения работодателя, на
основании которого произведен прием работника
Расписка  ответственного лица,
принявшего или заполнившего
трудовую книжку
Получено  за заполненные трудовые книжки или   вкладыши в них  (руб.) Дата выдачи на руки трудовой книжки
при  увольнении  (прекращении трудового  договора)
Расписка работника в получении трудовой книжки
число месяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
28 15 09 2011 Сидоров
Иван
Иванович
AT-IX
N 0108763
Менеджер
по
продажам
Отдел
продаж
Приказ
N 25/09 от
15.09.2011
Зайцева      

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).

Трудовые книжки хранят как документы строгой отчетности в несгораемом сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдают лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в п. 42 Правил N 225.

 Источник - журнал "Кадровый вопрос"

 


{lang: 'ru'}

157 комментариев: Вопросы по ведению трудовых книжек

  • Светлана говорит:

    Здравствуйте. Что делать, если серия трудовой книжки не совпадает с датой ее заполнения (серия ТК II, а дата заполнения стоит 2003 год). Возможно трудовая была утеряна, а при увольнении заполнили новую трудовую.

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте, подскажите на основании какой статьи Трудового Кодекса РФ не допускается пробелов между записями в ТК. например 12. принят….
    13.уволен…

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте Ирина!

    Да, необходимо внести изменения в трудовую книжку.

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте Светлана!

    В данном случае лучше оформить дубликат.

  • Ольга говорит:

    Ольга здравствуйте!

    Порядок внесения записей в трудовую книжку работника регулируется Постановлениями Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В этих документах не регламентируется, чтобы работодатель оставлял пустую строку между записями. По общему правилу принято, чтобы записи располагались одна под одной, без пропуска строк.
    Прямого запрета на пропуск строк в трудовой книжке законодательство не содержит. Следовательно, необходимости в исправлении записи, нет, если строку все же пропустили.

  • Olga говорит:

    Поставила штамп в трудовой книжке вверх ногами. Что делать теперь? Штамп читается.И второй вопрос. В моей трудовой книжке сведения о работе записывались на страницах, где сведения о награждениях. Кадровики просто зачеркивали слова «о награждениях» и от руки дописывали слово «работе». Действительны эти записи?

  • Ольга говорит:

    Здравствуйте Ольга!

    Если штамп стоит вверх ногами, это не страшно и ошибкой не считается. А вот если сведения о работе записывались на страницах, где сведения о награждениях, это при начислении пенсии могут и не пропустить в ПФР.
    Вам необходимо взять свою трудовую книжку и обратиться с этим вопросом в ПФР по месту вашего проживания, они должны разъяснить, как вам поступить.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет