ПОСЛЕДСТВИЯ НАРУШЕНИЙ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Ведение трудовых книжек требует особой внимательности и аккуратности, поскольку даже незначительные ошибки могут привести к неприятным последствиям при подаче работником документов для назначения пенсии. Более серьезные нарушения, как то невыдача трудовой книжки в день увольнения, влекут за собой материальную ответственность работодателя. В данной статье приведем обзор наиболее распространенных ошибок, которые могут быть допущены при ведении трудовых книжек, и проиллюстрируем их последствия примерами из судебной практики.
Заполнение титульного листа
…»2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений».
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.
Ошибки при заполнении титульного листа
Наиболее часто при заполнении титульного листа трудовой книжки неточно указывается фамилия, имя или отчество работника. Так, вместо «е» пишут «ё», вместо «и» в имени Наталия — «ь», путают числа в дате рождения и т.д. Вместе с тем сведения на титульном листе должны четко соответствовать паспортным данным работника.
Как же поступить, если ошибка была допущена? Согласно п. п. 26, 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1> (далее — Правила) в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Такими документами могут служить паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.
———————————
<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 19.05.2008).
В соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек <2> (далее — Инструкция) при изменении записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения необходимо указывать ссылку на номер документа и дату. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
———————————
<2> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Приведем образец исправления подобной ошибки. Допустим, при заполнении трудовой книжки фамилия Парамонова была написана с буквой «о» (Паромонова). Тогда исправление будет выглядеть следующим образом.
Фамилия Паромонова исправлена на фамилию Парамонова на основании паспорта 20 01 N 576833, выданного УВД Ленинского района г. Красноярска 15.08.1999. Инспектор отдела кадров Сотова (должность, подпись, печать) |
Трудовая книжка ТК-II N 4561472
Фамилия Паромонова Парамонова
Имя Ирина______________________
Отчество Геннадьевна____________
Дата рождения 23.05.1981__________ (число, месяц, год) Образование высшее______________ Профессия, специальность экономист – менеджер
Дата заполнения 15.01.2005________ (число, месяц, год)
Подпись владельца книжки __Парамонова____
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек ____________ (разборчиво) М.П.
|
Типичные ошибки:
1. Указывается неправильное наименование ФИО, что делает трудовую книжку недействительной. В данном случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
2. Неверно записывается дата рождения работника.
Например:
а) шестью арабскими цифрами — 10.05.69г.;
б) смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения — 29 января 1961 г.;
в) римскими цифрами — 5/IX — 51г.
Подобные записи не допустимы, поскольку в п. 1.1 Инструкции сказано, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными), например 31.06.2011.
3. Не указывается образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается не заполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого делается запись об образовании, на развороте обложки не делается!!! (п. 2.4. Инструкции № 69).
4. Профессия, специальность часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании. Часто в этом разделе указывается не профессия, специальность, а наименование должности работника, что тоже является нарушением.
5. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки — Написания фамилии недостаточно. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лиуа.
6. Обязательно проставляется печать организации, в которой заполняется титульный лист. Без печати трудовая книжка недействительна.
Какого рода исправления допустимы на титульном листе трудовой книжки и как они исправляются?
В титульный лист трудовой книжки обычно вносятся именно изменения, а не исправления (п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее Инструкция).
Исправления в титульном листе трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускаются. Например, нельзя при первичном заполнении титульного листа трудовой книжки исправить «Наталия» на «Наталья», если имя работника изначально было написано неправильно. Если в титульном листе при первичном заполнении была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно уничтожать, составив об этом акт, и заполнить уже без ошибок новый бланк. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются (п.п. 42, 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила).
…»2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую станицу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)»…(п. 2.3. Инструкции № 69).
В случае, когда ошибка в трудовой книжке не была исправлена работодателем, владельцу трудовой книжки придется обратиться в суд с иском о признании факта, имеющего юридическое значение. Так, согласно Решению Калачинского городского суда Омской области от 31.03.2009 N 2-111 Н.К.Х. обратилась в суд с заявлением об установлении факта принадлежности трудовой книжки и вкладыша в нее. В исковом заявлении она указала, что была принята на работу 07.02.1972. При заполнении ее трудовой книжки была допущена ошибка в написании отчества — вместо первой буквы «Х» написали «К». При обращении в ГУ УПФ по Калачинско- му району инспектор по назначению и выплате пенсии обнаружил данную ошибку, что явилось препятствием для оформления пенсии, в связи с этим Н.К.Х. была вынуждена пойти в суд, так как в другом порядке не могла получить надлежащие документы, подтверждающие принадлежность ей трудовой книжки. Она просила суд установить факт принадлежности трудовой книжки, первоначально заполненной 07.02.1972 на имя Н.К.Х. 26.08.1954 года рождения.
Основываясь на том, что во всех остальных документах, представленных в судебном заседании заявителем, в частности свидетельстве о рождении заявителя, страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования, общегражданском паспорте, свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе, ее отчество также указано как «Х-на», учитывая показания свидетеля Л., подтвердившей, что знает истицу около 32 лет, видела ее документы, в них отчество было написано как «Х-на», суд установил факт принадлежности Н.К.Х. трудовой книжки и вкладыша в нее.
Судом отмечено, что работодатель нарушил положение п. 2.3 Инструкции. В частности, работодатель должен был исправить отчество «К-на» на «Х-на», указать это на внутренней части обложки трудовой книжки и сделать ссылку на документ (в данном случае паспорт). Аналогично необходимо было поступить и с вкладышем в трудовую книжку.
Учитывая это, если гражданин приходит в вашу организацию и просит исправить ошибку, допущенную вами или предыдущим работодателем, не спешите отправлять его в суд, если это можно сделать во внесудебном порядке: работник оформлен в вашей организации или ваша фирма является правопреемником организации, которой была допущена ошибка. В противном случае исковое заявление работника будет оставлено без движения и работнику придется вновь обратиться за исправлением ошибки к работодателю.
Вопрос: На работника не сразу завели трудовую книжку, так как не было бланков трудовых книжек. Сейчас, заполняя трудовую книжку, возник вопрос. На первой странице бланка нужно указать дату заполнения. по законодательству трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Сроки мной пропущены, можно ли в трудовой книжке писать дату заполнения «задним» числом?
Каждый бланк трудовой книжки имеет свои индивидуальные серию и номер. Серия и номер зависят от времени его изготовления. Может получиться так, что вы укажете дату, которая будет раньше, чем дата изготовления.
Продолжение читайте в следующей статье…
35 Комментарии
Здравствуйте!
Подскажите пожалуйста, как быть:
К нам обратилась жена бывшего сотрудника нашей организации. Это было последнее место его работы в жизни. При оформлении пенсии по случаю потери кормильца выяснилась ситуация. Трудовая книжка открыта в 1990г. и там написано имя «АртЁм», а паспорт заменен в 2002 году и в нем указано имя «АртЕм». В ПФР сказали, чтобы организация которая является последним местом работы внесла изменения в тр.кн., т.е. исправление имени, как в паспорте и поставили свою печать.
Но, согласно Правилам ведения тр.кн. и вкладышей к ним, изменения в тк.кн. можно вносить на основании подтверждающего документа, но паспорта нет, т.к. он изымается и св-ва о рождении тоже нет.
Подскажите, как быть в такой ситуации?????
Здравствуйте, Анна.
Попробуйте обратиться в архив или в паспортный стол за справкой, подтверждающей изменения в имени.
Добрый вечер,
Подскажите пожалуйста, как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки. Работник устроен на работу 06.05.13, у него было просто среднее образование, так как он заканчивал колледж. Сейчас заполняю трудвую книжку, нужно сначала все же написать просто среднее образование, потом перечеркнуть и написать среднее профессиональное образование?так не хочется делать исправления в новой трудовой!
Здравствуйте, Ирина!
Вы пока ничего не пишите, как только работник получит диплом, внесете данные об образовании.
В нашей организации кадровое делопроизводство ведется только в центральном офисе. По регионам открыты отделения, личные дела и трудовые книжки на сотрудников ведутся в центральном офисе. Как правильно заполнять трудовые книжки на новых сотрудников, до этого не работавших, если нет возможности заполнения при них и отсутствует подпись сотрудников на титульном листе трудовой книжки.
Здравствуйте, Татьяна.
Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодатель (ст. 66 ТК РФ). Филиал же работодателем не является (ст. 20 ТК РФ). Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (пункт 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
)). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.
Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала) ( Пункт 42 Правил).
Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.
Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, разъяснили в Роструде.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
«В случае когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организации».
Подскажите, пожалуйста, как правильно внести запись о восстановлении на работе по решению суда в трудовую книжку, если работник был уволен 2.10.2012 года, а восстановлен 28.05.2013 года. При этом он , с его слов, потерял прежнюю трудовую книжку, где была запись об увольнении и просит завести новую книжку с момента восстановления на работе.Какие записи нужно сделать в новой трудовой книжке-дубликате и с какого периода? С даты приема его на работу в нашу организацию первый раз и не вносить запись об увольнении? Или внести все записи, в том числе и об увольнении, потом признать ее недействительной и сделать запись о восстановлении? Каким образом сделать запись о его стаже, до поступления на работу в нашу организацию?
Здравствуйте, Валентина.
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. Первым делом в раздел «Сведения о работе» в графе 3 вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
К сведению. Поскольку оригинал трудовой книжки у восстановленного работника утерян, ему необходимо предоставить дополнительные документы, подтверждающие периоды работы в других организациях.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
— в графе 2 указывается дата приема на работу;
— в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если в течение предыдущей трудовой деятельности работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не полностью содержат указанные выше сведения о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
После заполнения данного раздела содержащиеся в нем сведения заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки.
Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата и снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.
Если сотрудник просит внести записи о работе только в вашей организации, то Вы пишете наименование вашей организации и дату приема работника на работу. Запись об увольнении 02.10.2012 и восстановлении его на работе 28.05.2013 вносить не нужно.
Принимаем работника. В его трудовой книжке исправлена дата заполнения трудовой книжки 2019 год исправлен на 2009. Трудовая считается недействительной или это не существенная ошибка?
Любовь, здравствуйте.
Ошибки на титульном листе недопустимы. Однако в Инструкции ничего не сказано о том, можно ли (а если можно, то как) исправить ошибки на титульном листе трудовой книжки.
Сведения, указанные на первой странице трудовой книжки, можно только изменить, как в случае с фамилией женщины, вступившей в брак или расторгнувшей его. Это следует из п. 26 Правил и п. 2.3 Инструкции, в которых речь идет именно об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об исправлении их как ошибочных.
Согласно нормам, изложенным в Правилах и Инструкции, исправления неправильной, ошибочно внесенной информации на титульном листе трудовой книжки не допускаются.
Если при заполнении титульного листа допущены ошибки, в соответствии с п. 42 Правил книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом. Но поскольку ошибка допущена не Вами, работник может обратиться в организацию, в которой была допущена ошибка, с заявлением о выдаче новой трудовой книжки (с последующим внесением записей о работе у других работодателей, если это возможно), либо делаете дубликат трудовой книжки работнику на основании его письменного заявления (а испорченный бланк отдаете работнику на руки).
Здравствуйте! Принимаю на работу сотрудника, у него на титульном листе нет сведений об образовании. Как мне теперь быть? Просто внести запись? Или ещё нужна запись на основании каких документов была сделана запись?
Здравствуйте. При внесении записи в трудовую книжку об образовании, менеджером была допущена ошибка в номере диплома и дате его выдаче, как исправить ошибку?
Здравствуйте, Юлианна.
Запись об образовании вносится на основании диплома.
Здравствуйте, Марина.
Изменение сведений об образовании, профессии, специальности сотрудника в титульный лист трудовой книжки внесите следующим образом. Прежние сведения не зачеркивайте, а просто дополните их через запятую новой информацией.Такие правила установлены в пункте 2.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
«2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей».
Добрый вечер!
Подскажите пожалуйста, как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки.Отучилась 4 курса очного отделения (юриспруденция). Позже отчислили, на руках остались студенческий билет и зачетная книжка. Я устроилась на работу 03 июня 2013г., на момент трудоустройства я не училась в ВУЗе , Что мне написать в трудовой книжке в пунктах «образование», «профессия,специальность» ?
Здравствуйте! Более 30 лет тому назад, на моем первом месте работы мне выдали трудовую книжку, как потом выяснилось, там были заполнены с ошибками имя, отчество.Спустя какое-то время, когда я устраивалась на работу в очередное место, работник отдела кадров указала мне на ошибку и сказала , что ее должен исправить тот работодатель, который ее допустил. Я обратилась туда, там просто неправильное имя, отчество зачеркнули, сверху написали правильное и «исправленому верить» и поставили печать. С тех пор я сменила несколько мест работы и никто мне не говорил, что исправления на титульном листе не допускаются. Что же теперь будет? Мне уже надо пенсию оформлять, а трудовая книжка недействительна. Я так понимаю, что в суд надо идти со свитеделями, но у меня нет таких знакомых, так как в последнее время я прикована к больной матери и растеряла всех друзей и знакомых, которые могли бы подтвердить, что я — это я…
Елена, здравствуйте!
Напишите по последнему месту работы, чтобы вам оформили дубликат.
Вероника, здравствуйте!
Запись об уровне образования вносите на основании диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение в какое время окончил сотрудник, запись об образовании может иметь разный вид (статья 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).
С 1 сентября 2013 г. вступил в силу новый закон «Об образовании в Российской Федерации» № 273-ФЗ от 29 декабря 2012 г., который упразднил наименования «высшее профессиональное образование» и «начальное профессиональное образование».
Таким образом, важно помнить, что и при заполнении трудовой книжки начиная с этой даты, данные об образовании в трудовую книжку нужно указывать по-новому, согласно введенными законом уровнями образования:
· основное общее образование;
· среднее общее образование;
· среднее профессиональное образование;
· высшее образование – бакалавриат;
· высшее образование – специалитет;
· высшее образование – магистратура;
· высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура, (адъюнктура), программы ординатуры, ассистентуры-стажировки).
Подскажите,пожалуйста.что мне делать.В октябре 2016 года у меня наступает пенсионный возраст.А на титульном листе и на внутренней стороне обложки ТК есть исправления(в связи с переменами фамилии),которые не подтверждены печатями и есть исправления,т.е.ТК считается испорченной…но до 2000 г.я жила и работала в Белоруссии,а в настоящее время живу и работаю в Москве.Что мне сейчас делать?К кому обращаться?
Здравствуйте, Наталья!
Обратитесь в пенсионный фонд, по месту жительства и спросите, как вам поступить в данной ситуации.
У меня тоже из-за исправлений ТК сочли не действительной в пенсионном фонде, они мне предложили подтверждать все записи в трудовой справками.
Здравствуйте! Что делать, если владелец трудовой книжки расписался на месте ответственного лица, за ведение тк, на титульном листе. Заводить новую трудовую?
Анна, здравствуйте!
Нужно оформить новую трудовую книжку.
Подскажите пжт как правильно поступить: при заполнении тк сотруднику допустила ошибку — неправильно указала свою фамилию (месяц назад сменила, по привычке указала девичью), в журнал движения тк уже успела внести номер этой тк, нужно ли оформлять новый бланк и как внести исправление в журнал движения тк?
Здравствуйте Татьяна.
Вам необходимо составить акт об уничтожении бланка трудовой книжки, указать в нем причину и оформить новую трудовую книжку, а в журнале запись за №__ признать недействительной и внести новую запись.
В трудовую книжку, открытую в 2005 году не внесли дату заполнения. На новой работе инспектор заметил этот недостаток и решил исправить путем внесения, однако ошибся и внес 2016 год. В трудовой книжке достаточно много записей, как быть в этой ситуации?
Здравствуйте Анна!
В этой ситуации нужно оформить дубликат, так как книжка испорчена. На титульном листе не допускаются исправления. А испорченный бланк нужно отдать работнику на хранение, она понадобится при подтверждении стажа для начисления пенсии в ПФР.
Доброго времени суток.
Подскажите пожалуйста как быть.
В трудовой Записали Имя в графе под Фамилией и получаеться графа с именем пустая. Сказали необходимо перечеркнуть Имя записаное в графе под Фамилией и записать в графе Имя.
Как правильно сделать.
Спасибо.
Здравствуйте Павел!
На титульном листе нельзя ничего зачеркивать, если только не изменилась фамилия или имя и отчество. Вам должны оформить дубликат.
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста.
Первый работодатель при заполнении трудовой книжки в графе образование написал наименование должности. Исправить данную информацию невозможно, так как имеется только среднее образование. Как быть в таком случае? Должен ли работодатель выдать дубликат исполнительной книжки или же это можно как то исправаить.
Заранее спасибо за ответ.
Здравствуйте Жанна.
Оставьте все как есть, это никак не влияет на ваш трудовой стаж для начисления пенсии.
Здравствуйте. На титульном листе трудовой книжки дополняя сведения об образования внесла «высшее-бакалавриат», а правильно — «высшее — магистратура». На первый лист уже внесла запись о дополнении сведений об образовании со ссылкой на диплом магистра. Нужно ли исправлять запись об образовании на титульном листе и как это правильно сделать?
Елена здравствуйте!
На титульном листе не указывается степень образования(бакалавр, специалитет, магистратура). Необходимо просто указать — высшее образование.
Диплом получен в 2015. Как правильно сделать запись на титульном листе трудовой. В дипломе — диплом специалиста, квалификация инженер.
Людмила здравствуйте!
http://alianskadrovic.ru/wp-content/uploads/2018/11/Фрагмент-ТК-об-образовании.jpg