Электронная система документооборотаЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ:

БЛАГО ИЛИ СКРЫТАЯ ОПАСНОСТЬ?

Разветвленность, обособленность местоположения каждого структурного подразделения, большой количественный состав трудового коллектива - вот главные основания для принятия работодателем решения о внедрении электронной системы документооборота в организации. Плюсы делопроизводства в электронном виде не требуют обсуждения: быстрота, простота, "прозрачность" для учета и контроля намного выгоднее привычной бумажной волокиты. Применение электронной системы документооборота отразилось и на желании работодателя упростить и кадровый документооборот организации. Во многих организациях он давно применяется. Однако, как выяснилось, минусов у безбумажной системы кадрового документооборота едва ли не больше плюсов. Давайте рассмотрим эти минусы.

Заявление на отпуск

Заявление на отпуск любого вида (очередной, дополнительный, без сохранения заработной платы, по беременности и родам и по уходу за ребенком) подается через базу данных (далее - БД), в том числе в варианте онлайн.

Риск для работодателя:

- Риск непредоставления работнику отпуска по графику (в том числе более чем в течение двух лет подряд) из-за сбоев в программе, то есть допущения нарушений законодательства о труде и привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

- Риск возбуждения в суде дела о восстановлении на работе работника, уволенного за прогул по пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ.

- Риск нарушения прав женщин, лиц с семейными обязанностями и иных отдельных категорий работников, в отношении которых ТК РФ на работодателя возложена обязанность по предоставлению отпуска в сроки и продолжительностью, указанных работником (ст. 123 ТК РФ).

- Риск нарушения всего графика отпусков подразделения в связи с реализацией работником предусмотренного ст. 124 ТК РФ права на перенос отпуска в иные сроки при несвоевременной оплате отпуска работодателем.

- Риск привлечения работодателя к ответственности по ст. 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (в ред. от 29.12.2010; далее - УК РФ) за невыплату заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, в том числе оплаты отпуска.

Риск для работника:

- отсутствие доказательств нахождения в отпуске, - риск быть уволенным за прогул,

- проблема с доказательной базой, если не имеется и свидетелей подачи заявления на отпуск.

Судебная практика. Пример отмены судебного акта и направления дела на новое рассмотрение в связи с отсутствием доказательств в виде заявления работника, табеля учета рабочего времени, графика работы, доказательств ознакомления работников с графиком

Решением Краснооктябрьского районного суда Волгограда С. в удовлетворении иска к Волгоградскому областному геронтологическому центру о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда отказано. Судебная коллегия по гражданским делам Волгоградского областного суда, отменяя решение и направляя дело на новое рассмотрение, указала следующее: "Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении исковых требований С., сделал вывод о том, что С. находилась в очередном ежегодном отпуске, однако в материалах дела отсутствует копия приказа о нахождении ее в отпуске с отметкой, за какой период работы С. был предоставлен отпуск, и заявление С. о предоставлении отпуска. Кроме того, судом не был затребован табель учета рабочего времени и график работы медсестер, в том числе и С. до и после очередного отпуска, не выяснен порядок ознакомления с указанным графиком работы, доведен ли он до работников".

Пример решения суда не в пользу работника: Решением Ленинского районного суда г. Мурманска от 01.11.2007  было отказано в удовлетворении исковых требований Г. к ООО "Ультра-Сервис" о восстановлении на работе в должности швеи, с которой она была уволена за прогул по пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ. Установив, что истица самовольно ушла в отпуск без издания приказа и в нарушение графика отпусков, в частности, после нахождения на больничном с 24.10.2006 по 21.02.2007 к работе не приступила (графиком отпусков на 2007 г., утвержденным директором, отпуск истице запланирован с 01.06.2007), суд, руководствуясь п. 39 Постановления Пленума ВС РФ N 2 от 17.03.2004, пришел к выводу о законности увольнения истицы за прогулы.

График отпусков

График отпусков составляется в базе данных, на бумажном носителе не существует.

Риск для работодателя:

- Невозможность отследить уход/приход работника в отпуск/из отпуска при сбое в программах азы данных.

- Зачастую - ограниченный доступ в базу данных, что может повлечь невозможность или затруднения при смене руководителя работника или кадровика.

- Невозможность правильно рассчитать количество заработанных и не использованных работником ко дню увольнения дней отпусков, что влечет риски для бухгалтерии. Взыскать в этом случае излишне выплаченную сумму будет проблематично: ненадлежащий учет дней отпусков не признается счетной ошибкой, при которой возможно взыскать с работника излишне выплаченное.

- Прямое нарушение требований ст. 123 ТК РФ и унифицированной формы Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", что может повлечь (при выявлении) привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (срок хранения графика отпусков в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 - 1 год).

Риск для работника:

- Риск увольнения за прогул.

- Ограниченность в доказательствах отсутствия прогула в случае наличия трудового спора.

- Риск отказа судом в удовлетворении иска работника о восстановлении на работе в связи с недоказанностью обстоятельств отсутствия прогула и незаконности увольнения.

Утвержденный график отпусков

Утвержденный график отпусков на следующий год доводится до сотрудников посредством рассылки по электронной почте.

Риск для работодателя:

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде, а именно - требований ст. 123 ТК РФ. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее чем за две недели до его начала.

- Риск незаконного увольнения.

- Риск нарушения сроков оплаты отпуска, установленных ст. 136 ТК РФ (не позднее чем за три дня до начала отпуска).

- Риск дополнительных расходов работодателя в виде денежной компенсации (процентов) при несвоевременной выплате отпускных, то есть риск возникновения материальной ответственности работодателя, предусмотренной ст. 236 ТК РФ. Обязанность работодателя по выплате указанной компенсации возникает вне зависимости от вины работодателя.

Риск для работника:

- Риск совершения прогула.

Обучение охране труда

Обучение охране труда сотрудника производится через ознакомление с базой данных, подпись сотрудника в ознакомлении нигде не проставляется.

Вариант 1. После ознакомления сотрудник лишь нажимает на поле "с вводным инструктажем по охране труда ознакомлен" (в электронном виде).

Вариант 2. После ознакомления сотрудник ставит свою подпись в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда.

Риск для работодателя:

Вариант 1.

- Риск возникновения несчастного случая на производстве, риск получения травмы, вплоть до летального исхода.

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и охране труда.

- Риск отказа ФСС РФ в возмещении работодателю произведенных им выплат работнику по социальному страхованию.

- Риск возникновения судебного спора с работником или территориальным органом ФСС РФ по спорам о выплатах при несчастном случае на производстве.

- Риск отсутствия доказательной базы для предоставления в суд по вышеуказанным видам споров и иным видам.

- Риск проведения внеплановых проверок контролирующих органов.

Вариант 2.

- Риск не возникает. Проводить обучение в интерактивной форме законодательство не запрещает. Нарушений ст. 212 ТК РФ и положений Постановления Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003 в том, что вводный, первичный, повторный, внеплановый инструктаж по охране труда проводится с помощью ЭВМ, не имеется при условии, что указанный инструктаж проводится должностными лицами, ответственными за его проведение. Ограничения касаются только соблюдения требований п. 2.1.3 указанного Постановления Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003: проведение всех видов инструктажей должно регистрироваться в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа. Если это требование соблюдено - нарушений и рисков нет. Указанное положение о допустимости интерактивности не касается процесса проведения проверки знаний охраны труда и выдачи соответствующих удостоверений.

Риск для работника:

- Риск возникновения несчастного случая на производстве, риск получения травмы вплоть до летального исхода.

- Риск потери трудоспособности, потери работы.

- Риск невыплаты пособия по социальному страхованию, иных видов выплат, предусмотренных законодательством РФ при наступлении несчастного случая на производстве.

Судебная практика. Ф., уволенный по основанию однократного грубого нарушения работником требований охраны труда, обратился в суд с иском об изменении формулировки увольнения, считая действия работодателя незаконными. Решением суда исковые требования удовлетворены, судом кассационной инстанции решение суда первой инстанции оставлено без изменения. Судом установлено, что Ф. работал в ООО ПКФ "Т" в должности начальника базы отдыха, уволен по пп. "д" п. 6 ст. 81 ТК РФ за однократное грубое нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария). Основанием к увольнению послужил факт повреждения системы газового отопления внутренних помещений домика для персонала базы отдыха вследствие замерзания воды в системе. При рассмотрении дела среди прочих нарушений работодателем требований трудового законодательства судом было установлено также, что Ф. не был ознакомлен с Правилами по охране труда. При совокупности установленных обстоятельств дела суд нашел требования Ф. подлежащими удовлетворению.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется исключительно в базе данных. На бумажном носителе в организации не существует и не хранится.

Риск для работодателя:

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде. В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата России N 1) унифицированная форма Т-12 (табель учета рабочего времени) подписывается руководителем организации, работником кадровой службы; а в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) табель учета рабочего времени подлежит хранению пять лет (ранее этот срок составлял один год).

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов <1>.

- Риск осуществления незаконного увольнения работника.

- Риск выплаты излишней заработной платы работнику (переплаты).

- Риск несвоевременного выявления дисциплинарных правонарушений в виде прогулов и пр.

Риск для работника:

- Риск незаконного увольнения за прогул.

- Риск неоплаты в двойном размере работы в выходной или праздничный день, а также сверхурочной работы.

- Риск "подтасовки" работодателем данных учета рабочего времени.

--------------------------------

<1> Справочно: ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ, установлена в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

 

Судебная практика. Ленинским районным судом г. Самары необоснованно было отказано в иске о восстановлении на работе З. в должности главного специалиста коммунального отдела Администрации Ленинского района г. Самары. Решение суда было отменено судебной коллегией по гражданским делам Самарского областного суда, вынесено новое решение, которым исковые требования З. удовлетворены в полном объеме. Судом при изучении дела было установлено, что работодателем практикуется подмена ежегодных отпусков предоставлением свободных дней в счет очередного отпуска по семейным обстоятельствам. При этом работник отдыхает, а в табеле ему проставляются рабочие дни. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не издается, компенсация за отпуск не выплачивается. В свою очередь, когда работнику по приказу предоставляется очередной отпуск и в табеле учета рабочего времени фиксируется нахождение работника в отпуске, последний в это время находится на рабочем месте. При такой практике работодателя доказать правомерность отсутствия на рабочем месте для работника затруднительно (есть заявление об отпуске, согласованное с непосредственным руководителем, но в табеле учета рабочего времени проставлены рабочие дни); а для работодателя подтасовка документов учета рабочего времени закончилась восстановлением уволенного работника на работе.

Карточка Т-2

Карточка Т-2 заполняется только в электронном виде.

Вариант 1. Впоследствии не распечатывается и в бумажном виде не хранится ни во время работы работника, ни после его увольнения.

Вариант 2. Во время работы сотрудника карточка Т-2 ведется только в электронном варианте, при увольнении распечатывается, проставляются подписи работника, а также сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета. При этом Т-2 на бумажном носителе по военнообязанным ведется и в бумажном, и в электронном виде.

Риск для работодателя:

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вариант 1. Нарушаются требования Постановления Госкомстата России N 1, а также Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (срок хранения личной карточки работника - 75 лет). Риск привлечения к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Риска привлечения к административной ответственности за нарушение Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом ВС РФ, ст. ст. 21.1 - 21.7 КоАП РФ не имеется, так как в виде административного правонарушения законом не зафиксировано.

Вариант 2. Нарушений не имеется, риски минимальны и могут быть связаны только с опасностью взлома или повреждением БД.

Риск для работника:

- Риски незачета стажа работы в данной организации при назначении пенсии (при условии отсутствия иных доказательств наличия данного стажа, или при возникновении спорной ситуации).

Приказы

Приказы на прием/увольнение/перевод в личном деле сотрудника находятся только в копиях, оригиналы аккумулируются и хранятся в едином архиве в центральном офисе организации.

Риск для работодателя:

При возникновении судебного спора и затребовании судом на обозрение подлинных документов в зависимости от удаленности центрального офиса от места рассмотрения судебного спора могут возникнуть риски невыполнения (задержки в выполнении) требований суда о предоставлении документов. Если нарушений в отношении оформления приказов нет, то в остальном риска от места хранения оригиналов и копий не возникает.

Риск для работника:

- Риск возникновения затруднений в предоставлении копий приказов при обращении к работодателю с такой просьбой (письменным заявлением).

К сведению. Практики как таковой нет, так как риски, если и возникают, носят скорее организационный характер, нежели правовой. Тем не менее следует обратить внимание на то, что требование судьи о предоставлении документов, относящихся к доказательствам, не является основанием для оставления искового заявления без движения, поскольку ст. 131 ГПК РФ обязывает истца не представить, а изложить в заявлении доказательства, подтверждающие обстоятельства, на которых он основывает свое требование. Так, судебной коллегией по гражданским делам Ямало-Ненецкого автономного округа по делу М. к ИП Ш. о взыскании заработной платы и компенсации морального вреда (кас. дело N 33-3834/2010) было указано, что приобщение истцом к иску недостаточного количества документов не является основанием для оставления заявления без движения. В связи с изложенным нельзя согласиться с возложением судом на истца обязанности представить письменные доказательства для решения вопроса о принятии заявления к производству суда. В пределах возможностей истец выполнил указания судьи, содержащиеся в определении об оставлении заявления без движения. 23 ноября 2010 г. М. во исполнение определения суда представил в суд два экземпляра расчета задолженности по выплате заработной платы и ходатайствовал об истребовании данных о размере задолженности ответчика перед истцом, а также трудового договора и справки по форме 2-НДФЛ в отношении него. О том, что ему не выдают необходимые документы, он указал и в исковом заявлении.

График сменности

О графике сменности на следующий месяц работники уведомляются через рассылку по электронной почте. Подписей работников в ознакомлении на бумажном носителе приказа об утверждении графика сменности нет.

Риск для работодателя:

- Риск дезорганизации деятельности подразделения из-за невыхода работника по графику (в связи с ненадлежащим доведением до него графика сменности).

- Риск совершения незаконного увольнения работника за прогул.

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение требований ст. 103 ТК РФ о том, что графики сменности должны быть доведены до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие).

- Риск невозможности законного привлечения работника к полной материальной ответственности.

Риск для работника:

- Риск незаконного увольнения за прогул.

- Риск законного увольнения за прогул.

Штатное расписание

Штатное расписание в организации ведется в электронном виде. Приказы об утверждении нового штатного расписания не издаются, на бумажном носителе штатное расписание не утверждается.

Риск для работодателя:

- Проблемы с доказательной базой при возникновении судебных трудовых споров.

Риск для работника практически отсутствует.

Судебная практика. Решение суда о восстановлении Б. на работе в должности директора Стеклозаводского СДК Администрации Боровлянского сельсовета судебной коллегией Курганского областного суда оставлено в силе. Как было установлено судом, Б. была уволена на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по сокращению штата. Восстанавливая истицу на работе, суд указал, что при рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). Исходя из этого на ответчике лежала обязанность представить суду доказательства, свидетельствующие об отсутствии вакантных должностей и невозможности перевода истицы на другую работу. Неразбериха, допущенная работодателем при ведении и утверждении штатного расписания, привела к вышеуказанному решению суда.

Изменение фактического места работы

Предприятие имеет несколько точек продаж с оборудованными на них рабочими местами для сотрудников (например, кредитные инспекторы банков, работающие в магазинах-партнерах). Об изменении фактического места работы работник уведомляется через БД, электронным информационным письмом. При этом дополнительное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора не составляется.

Риск для работодателя:

- Риск привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

- Риск осуществления незаконного увольнения сотрудника за прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд.

- Риск возникновения судебного трудового спора.

- Риск дезорганизации работы сотрудников подразделения.

- Риск невозможности законного привлечения работника к материальной ответственности из-за отсутствия доказательной базы.

Риск для работника:

- Риск незаконного увольнения за прогул.

- Риск возникновения трудового спора.

- Риск незаконного привлечения к материальной ответственности.

Судебная практика. Разрешая дело по иску Мацедонской Е.И. к ЗАО "Пасифик" о восстановлении на работе, Южно-Сахалинский городской суд установил, что истица была уволена за неоднократный невыход на работу без уважительных причин по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Проверкой обоснованности увольнения было установлено, что при приеме на работу истице было определено рабочее место по адресу: ул. Пограничная, д. 1, где она и находилась каждый день, а об изменении рабочего места она надлежаще работодателем извещена не была. Исходя из этого, суд сделал правильный вывод о том, что отсутствие истицы на новом рабочем месте не может быть квалифицировано прогулом без уважительных причин, и правомерно восстановил Мацедонскую Е.И. на работе, с чем кассационная инстанция согласилась, оставив решение суда без изменения.

Анализ вышеуказанных возможных рисков при применении безбумажного электронного документооборота в кадровом делопроизводстве в совокупности с имеющейся судебной практикой различных регионов РФ позволяет сделать вывод о дисбалансе плюсов и минусов указанной системы. Наличие такого большого объема рисков, отсутствие правового регулирования в области применения информации, полученной электронным путем по незащищенным каналам связи, сомнительность и практическая невозможность использования электронных документов в качестве доказательной базы при разрешении трудовых споров - все это, скорее, может быть против системы электронного кадрового документооборота, нежели за.

Плюсы электронной системы документооборота очевидны только при дублировании указанных документов на бумажном носителе. В противном случае, даже если работодателем выполняются все иные требования трудового законодательства, а также пресекаются все конфликты мирным урегулированием спора, "страховки" от негативной судебной практики у него нет. Как, впрочем, нет никакой гарантии о непривлечении его к административной ответственности.

 

Источник - журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия"

 

{lang: 'ru'}

Один комментарий: Электронная система документооборота

%PAGE_NUMBER%1
  • Константин говорит:

    Спасибо за интересную статью.

    Безусловно, вопрос стоит ли использовать систему электронного документооборота либо не стоит каждая компания решает исходя из собственных потребностей и имеющихся ресурсов.

    Мы внедрили СЭД WSS Docs в начале 2011 года, незадолго до написания этой статьи. С тех пор из 670 сотрудников ни разу не было жалобы на утерю того или иного документа, все процессы полностью автоматизированы и я, как руководитель, в любой момент могу оценить текущую ситуацию и разыскать любой документ с помощью мобильного приложения.

    Объемы документооборота у нас высоки, поэтому СЭД окупила себя примерно через 6-8 месяцев.

%PAGE_NUMBER%1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет