ЗНАНИЯ, ОТКРЫВАЮЩИЕ ПУТЬ ВПЕРЕД

Слово «делопроизводство» состоит из двух весьма важных в любом рабочем процессе понятий. Без них нет ни порядка, ни ясности. Научиться искусству делопроизводства на первый взгляд, не сложно. Главное – умело сочетать теорию с практикой.

К профессии секретаря многие до сих пор относятся не так серьезно, как хотелось бы. «Что особенного нужно знать? Всему можно быстро научиться!» Да, можно быстро научиться общаться по телефону, подавать кофе и отправлять факсы. Но у секретаря есть навыки, которые свидетельствуют не просто о «богатом жизненном опыте», знании человеческой психологии и этикета. В любой организации секретарь незаменим, если он квалифицированный делопроизводитель.

Достаточно вспомнить печальный опыт небольших компаний, образовавшихся в 90-е. Тогда делопроизводство считалось совершенно ненужным. Так, для галочки. «- Какой номер присвоить документу? — А какое сегодня число, первое апреля? Ну и пишите: № 01-04». Вот так и велось. И когда организация сталкивалась с необходимостью отправить документ в госучреждение, секретари бледнели в ужасе: как его оформить?! Но случалось это не часто, стресс быстро проходил, и все оставалось по-прежнему.

Или другой вариант: правильно оформляли только те документы, которые шли в другие организации — для вида. У себя все хранили в компьютере. А писать докладную записку или регистрировать письмо — это абсурд. Соответственно, нет делопроизводства, нет и потребности в знаниях. Время шло, бизнес расширялся, и отношение к документу стало иным. Начальники поняли: делопроизводство необходимо. Но как теперь разобраться в этом ворохе бумажек и компьютерных файлах? Вот тут и потребовался тот, кто справится с хаосом и организует делопроизводство с нуля. Это вам не секретарь, отвечающий на телефонные звонки. Этот человек всегда ценился на вес золота. Ценится и сейчас.

Настоящий делопроизводитель — специалист высокой категории, обладающий обширными знаниями. Особая роль ведения делопроизводства стала отмечаться и с приходом в нашу жизнь электронного документооборота. Специалисты в этой области отмечают: построение электронного документооборота невозможно, если нет порядка в бумажном. Автоматизация — не спасение от   делопроизводства, а способ его усовершенствования. Именно поэтому  документоведы принимают  активное участие в разработке, внедрении и сопровождении этих систем наряду с IT-специалистами. Хорошим делопроизводителем стать не так просто. Это большой опыт и постоянно совершенствование в своей области. Для начала необходимы базовые знания, на которых будет строиться будущий профессионализм.

Этому нужно учиться

Обучение классическому делопроизводству лучше всего проходить в профилированных учебных заведениях - колледжах. Там дают возможность получить основательные знания в этой области. Существуют и ВУЗы, в программу обучения которых входит делопроизводство. Но это займет достаточно много времени. Более быстрый способ — пройти курсы. Сегодняшние опытные делопроизводители говорят: «Все придет с опытом, но базу нужно иметь обязательно».

Никто не обещает, что по окончании курсов вы будете делопроизводителем высшего класса. Но ведь так во всем…Раньше делопроизводство преподавалось отдельно, и в курсе секретарского дела было тесно связано с машинописью: ведь именно на пишущей машинке оформлялись документы. Сегодня практически 100 % документов оформляются в электронном виде. Поэтому большинство курсов предлагают обучение теоретической части делопроизводства и применению его на практике с использованием программ Word и Excel.

Курсы предоставляют возможность научиться правильному оформлению документов в соответствии с требованиями ГОСТа и отражают системный подход к ведению документооборота. Здесь можно научиться правильному оформлению различных документов, оформлению деловых, служебных и гарантийных писем, актов, приказов, протоколов, справочно-информационной документации. Также обозреваются вопросы правильного визирования и согласования документов, правильная постановка подписи. Это минимальные знания, которые требуются для ведения делопроизводства. Более детально преподается нормативно-методическая основа делопроизводства, основные принципы работы с документами, правила их регистрации, контроль за исполнением, формирование дел, их подготовка и передача в архив, экспертиза ценности документов, работа с конфиденциальными документами и многое другое.

Возможно,  знания искусства делопроизводства будут для вас не лишними.

 

 

{lang: 'ru'}

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Хочу новые статьи
Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Яндекс.Метрика
Анализ интернет сайта
Каталог@Mail.ru - каталог ресурсов интернет