ИЗ ОПЫТА РЕКРУТИНГОВОЙ КОМПАНИИ «СТО РЕГИОНОВ»
(Окончание. Начало смотрите здесь)
Во второй части мы приводим результат документирования функций основных сотрудников компании и примеры должностных инструкций, разработанных по шести должностям компании.
Должностные инструкции для работников — большая и актуальная тема. С одной стороны, всеми подчеркиваются их необходимость и полезность. С другой — очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, «излишнее бумагомарательство» или, составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках. Однако специалисты убеждены, что без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса. Ключевым аспектом управления трудовым процессом в организации являются создание ее структуры, распределение функций между ее подразделениями. Должностная инструкция — простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы.
Примерная схема соотношения структуры организации и распределения функций работников приведена на рис. 1.
Схема соотношения структуры организации и распределения функций
?????????????????????????????????????????????????
? Организация ?
? ?? ?
? ?? ?
? / ?
? Цели, задачи ?
? ?? ?
? ?? ?
? / ?
? Структура организации ?
?????????????????????????????????????????????????
/
??
??
/
?????????????????????????????????????????????????
?Функции структурного подразделения (Положение о?
? структурном подразделении) ?
? ?? ?
? ?? ?
? / ?
? Функции работника (Должностная инструкция) ?
?????????????????????????????????????????????????
Рис. 1
Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Как государству необходимы четкие законы и механизмы их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения этих обязанностей. Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя — все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.
Проверка кадровой документации в ООО «Сто регионов» показала, что должностные инструкции прописаны для всех должностей. В частности, это связано с динамичным развитием компании и введением в штатное расписание новых должностей:
— директор по развитию;
— руководитель отдела рекрутинга;
— руководитель отдела продаж.
Кроме того, с ростом и развитием компании увеличились и расширились функциональные обязанности рекрутеров, менеджеров по продажам и секретаря. В этой связи основными целями разработки должностных инструкций для персонала нашей компании стали:
— рациональное разделение труда;
— создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
— регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
— правильный подбор кадров, их расстановка и использование;
— обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
— укрепление трудовой дисциплины;
— разрешение трудовых споров.
Для всех названных должностей разработаны должностные инструкции.
Поскольку действующее законодательство обязывает работодателя ознакомить работников с локальными нормативными актами под роспись (ст. 68 ТК РФ), при этом каждый работник должен быть ознакомлен лишь с теми актами, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности, то целесообразно составить карту ознакомления с локальными нормативными актами. При осуществлении процедуры ознакомления должен соблюдаться строго индивидуальный подход. Можно также разработать лист ознакомления с локальными нормативными актами или вести журнал ознакомления. Но в любом случае у компании должно быть подтверждение того, что работник был ознакомлен с нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и в случае оспаривания им тех или иных действий была возможность представить доказательство тому.
Примерный образец должностной инструкции
Менеджер по продажам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам относится к категории руководителей.
1.2. Менеджер по продажам должен знать:
— конъюнктуру рынка;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение услуг Компании;
— основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом, способы и направления исследований рынка, способы продвижения товаров на рынок);
— закономерности развития рынка и спроса на товары;
— теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования;
— психологию и принципы продаж;
— технику мотивации клиентов к покупкам;
— этику делового общения;
— правила установления деловых контактов;
— основы социологии, психологии и мотивации труда.
1.3. На должность менеджера по продажам назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области продаж не менее двух лет.
1.4. Менеджер по продажам подчиняется генеральному директору, а также директору по развитию.
2. Задачи должности
2.1. Продажа и продвижение услуг Компании на рынке.
2.2. Координация работы отдела продаж.
2.3. Выполнение установленных планов по продажам.
3. Должностные обязанности
Руководитель отдела продаж:
3.1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж услуг Компании, продвижения услуг на рынок.
3.2. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
3.3. Изучает рынок услуг кадровых агентств (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
3.4. Организует сбор информации о спросе на рекрутинговые услуги, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
3.5. Выявляет потенциальных и перспективных клиентов и устанавливает деловые контакты.
3.6. Организует, контролирует работу менеджеров по продажам.
3.7. Устанавливает внутренние планы работы отдела по продажам и контролирует их выполнение.
3.8. Анализирует отчеты менеджеров по продажам, готовит отчетность для генерального директора.
3.9. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.10. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам, определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.
3.11. Участвует в совещаниях руководства Компании.
4. Права
Руководитель отдела продаж имеет право:
4.1. Самостоятельно определять формы продаж товаров и установления деловых связей с покупателями.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.6. Требовать от руководства торгового предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За невыполнение установленного ежемесячного плана по продажам услуг Компании — дисциплинарная ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
Руководителя отдела рекрутинга
1. Общие положения
1.1. Специалист отдела рекрутинга относится к категории руководителей компании, принимается и увольняется генеральным директором.
1.2. Руководитель рекрутинга подчиняется генеральному директору.
1.3. В своей деятельности руководитель отдела рекрутинга руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора, а также настоящей инструкцией.
1.4. На должность руководителя отдела рекрутинга назначаются лица с высшим образованием, со знанием иностранного языка, с опытом работы в области подбора персонала не менее двух лет.
1.5. Руководитель отдела рекрутинга должен:
— владеть вопросами работы с клиентами и кандидатами компании;
— знать теорию и практику менеджмента;
— владеть технологией подбора персонала;
— знать правила охраны труда;
— знать порядок планирования работы и отчетности в отделе.
2. Задачи должности
2.1. Организация эффективной работы отдела рекрутинга.
2.2. Обеспечение выполнения плановых показателей.
2.3. Организация и контроль ведения проектов по рекрутингу.
2.4. Разработка мер, обеспечивающих благоприятный психологический климат, стабильность кадров, эффективный отбор, расстановку, оценку и мотивацию персонала предприятия.
3. Должностные обязанности
Руководитель отдела рекрутинга выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Организация и поэтапный контроль проектов по рекрутингу.
3.2. Распределение проектов между специалистами отдела.
3.3. Координация работы рекрутеров.
3.4. Обеспечение выполнения планов по закрытию вакансий.
3.5. Обеспечение выполнения финансовых показателей.
3.6. Работа по привлечению и удержанию клиентов Компании.
3.7. Осуществление взаимодействия с клиентами, проведение переговоров, личных встреч, деловая переписка.
3.8. Контроль платежно-расчетной документации.
3.9. Ведение внутренней отчетности отдела по проектам и плановым показателям.
3.10. Ведение еженедельных и ежемесячных отчетов и представление их генеральному директору.
3.11. Участие в совещаниях руководства Компании.
3.12. Поиск и подбор персонала на внутренние вакансии Компании.
3.13. Проведение мониторинга рынка труда.
3.14. Организация внутренних и внешних тренингов, обеспечение профессионального развития сотрудников отдела.
3.15. Обеспечение и контроль соблюдения дисциплины и Правил внутреннего трудового распорядка в отделе.
3.16. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
4. Права
Руководитель отдела рекрутинга имеет право:
4.1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.2. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам представления необходимой информации.
4.3. Запрашивать у функциональных служб материалы, необходимые для работы.
4.4. Вносить свои предложения по совершенствованию работы отдела рекрутинга.
4.5. Контролировать исполнение приказов, распоряжений, положений по вопросам, входящим в его компетенцию.
5. Ответственность
Руководитель отдела рекрутинга несет ответственность за:
5.1. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании.
5.3. Невыполнение установленного ежемесячного плана отдела рекрутинга.
5.4. Разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах работников и других сведений ограниченного распространения.
Примерный образец должностной инструкции
Директора по развитию
1. Общие положения
1.1. Директор по развитию относится к категории руководителей.
1.2. На должность директора по развитию назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое, юридическое) образование, опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.
1.3. Директор по развитию должен знать:
— рыночную экономику;
— правила осуществления предпринимательской деятельности;
— теорию и практику менеджмента;
— принципы планирования развития предприятия;
— основные инструменты финансового оздоровления предприятия;
— методы экономического моделирования;
— современные системы управления предприятием;
— основы технологии производства;
— основы администрирования;
— теорию и технологию продаж;
— основы социологии, психологии;
— законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
1.4. Назначение на должность директора по развитию и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.
1.5. Директор по развитию подчиняется генеральному директору.
2. Задачи должности:
2.1. Разработка, реализация и корректировка концепции и стратегии развития Компании.
2.2. Постановка и реализация планов по увеличению прибыли.
2.3. Оптимизация бизнес-процессов.
3. Должностные обязанности
Директор по развитию:
3.1. Определяет общую концепцию политики развития Компании.
3.2. Обосновывает цели развития Компании.
3.3. Разрабатывает эффективную стратегию развития и основные разделы плана развития Компании.
3.4. Проводит «диагностику» всех производственных, коммерческих процессов.
3.5. Подготавливает конкретные программы развития Компании, анализирует возможность финансового обеспечения программ.
3.6. Устанавливает приоритеты бюджетирования и проводит мониторинг расходов для обеспечения гарантий финансовой стабильности реализуемых программ.
3.7. Организует расчеты эффективности от реализации проектов развития Компании.
3.8. Разрабатывает и корректирует маркетинговую программу Компании.
3.9. Организует и контролирует привлечение новых и развитие существующих клиентов Компании.
3.10. Контролирует финансовую документацию.
3.11. Участвует в совещаниях руководства Компании.
3.12. Организует и контролирует деятельность отдела рекрутинга и отдела продаж.
3.13. Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.
3.14. Координирует работы по реализации проектов на всех этапах, контролирует соответствие принимаемых решений и совершаемых действий основной концепции развития Компании.
3.15. Анализирует экономические, финансовые показатели на каждом этапе реализации проектов развития.
3.16. Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития Компании, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.
3.17. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
4. Права
Директор по развитию имеет право:
4.1. На информацию обо всех показателях работы Компании, на доступ к коммерческой информации.
4.2. Запрашивать и получать от руководителей отделов Компании и специалистов необходимые информацию и документы.
4.3. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, издавать за своей подписью распоряжения по вопросам реализации планов развития предприятия.
4.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4.6. Требовать от руководства Компании обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
5. Ответственность
Директор по развитию несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Примерный образец должностной инструкции
Специалиста отдела рекрутинга
1. Общие положения
1.1. Специалист отдела рекрутинга относится к категории специалистов Компании, принимается и увольняется генеральным директором.
1.2. Специалист отдела рекрутинга подчиняется генеральному директору, а также руководителю отдела рекрутинга.
1.3. В своей деятельности специалист отдела рекрутинга руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора, а также настоящей инструкцией.
1.4. На должность специалиста отдела рекрутинга назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области подбора персонала либо без опыта.
1.5. Специалист отдела рекрутинга должен владеть вопросами работы с клиентами и кандидатами компании, следовать требованиям делового этикета.
2. Задачи должности
2.1. Предоставление высококачественных и своевременных услуг по поиску, отбору, тестированию и расстановке кадров клиентам Компании.
2.2. Постоянная работа с кандидатами Компании, их поиск, отбор и представление клиентам Компании.
3. Должностные обязанности
Специалист отдела рекрутинга выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Работа с клиентами и кандидатами Компании с целью успешного выполнения требуемого ежемесячного объема заказов и увеличения объемов продаж Компании.
3.2. Поиск кандидатов по компьютерной и бумажно-файловой базами данных в соответствии с требованиями Компании.
3.3. Подготовка и размещение рекламы в Интернете в соответствии с требованиями по вакансиям клиентов Компании и внутренними требованиями Компании.
3.4. Осуществление процедур «прямого поиска» кандидатов — по необходимости.
3.5. Осуществление взаимодействия с кандидатами с целью уточнения предоставленной им информации, обсуждения вакансий, приглашения на собеседования в Компанию или к клиентам.
3.6. Организация и проведение в офисе Компании интервьюирования и тестирования кандидатов, наиболее отвечающих требованиям вакансии клиента, оформление принятых документов для занесения кандидатов в бумажно-файловую и компьютерную базы данных, ведение соответствующей документации по работе с кандидатами Компании.
3.7. Составление на русском и английском языках материалов на кандидатов для предоставления клиентам Компании.
3.8. Координация работы с клиентом, ведение деловой переписки.
3.9. Контроль оплаты счетов клиентами, обеспечение своевременной оплаты счетов.
3.10. Подготовка ежедневной и еженедельной отчетности по установленным формам и в установленные сроки.
3.11. Безусловное выполнение установленного ежемесячного объема плана личных продаж.
3.12. Регулярная работа с компьютерной базой данных по кандидатам Компании (внесение информации и периодическое обновление ее в ходе повторных собеседований).
3.13. Постоянное и аккуратное ведение бумажных и компьютерных файлов, отчетов, заказов и всей сопутствующей документации. Выполнение всех порученных работ в установленные сроки.
3.14. Передача профильных вакансий в отдел рекрутинга с подробным описанием позиций, Клиентов компании, сроком закрытия вакансии.
3.15. Взаимодействие с отделом рекрутинга, предоставление информации о кандидатах по результатам собеседования последних у клиентов.
3.16. Ясное и четкое изложение устной и письменной информации, следование требованиям делового протокола и этикета, оказание помощи коллегам, развитие системы взаимной поддержки и профессиональной корпорации с целью успешного выполнения заказов клиентов и увеличения объема продаж Компании.
3.17. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.
4. Права
Специалист отдела рекрутинга имеет право:
4.1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.2. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам представления необходимой информации.
4.3. Запрашивать от функциональных служб материалы, необходимые для работы.
5. Ответственность
Специалист отдела рекрутинга несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании — дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
5.3. Невыполнение установленного личного ежемесячного плана по закрытию вакансий — дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
Менеджера по продажам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по продажам относится к категории специалистов Компании.
1.2. Менеджер по продажам должен знать:
— конъюнктуру рынка;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение услуг Компании;
— формы и методы ведения рекламных кампаний;
— порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
— психологию и принципы продаж;
— технику мотивации клиентов к покупкам;
— этику делового общения;
— правила установления деловых контактов;
— основы социологии, психологии и мотивации труда.
1.3. На должность менеджера по продажам назначаются лица с высшим образованием, с опытом работы в области продаж не менее одного года.
1.4. Менеджер по продажам подчиняется генеральному директору, а также руководителю отдела продаж.
2. Задачи должности
2.1. Выполнение планов, установленных руководством по продажам услуг Компании.
2.2. Привлечение новых клиентов и развитие существующих
3. Должностные обязанности
Менеджер по продажам:
3.1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения услуг Компании.
3.2. Изучает рынок труда, рынок услуг кадровых агентств (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
3.3. Выявляет потенциальных и перспективных потребителей услуг и устанавливает деловые контакты.
3.4. Ведет и пополняет базу компаний — потенциальных клиентов, осуществляет «холодные» звонки, рассылает коммерческие предложения, назначает встречи, проводит телефонные и личные переговоры.
3.5. Заключает договоры с клиентами на предоставление консалтинговых и рекрутинговых услуг.
3.6. Контролирует оплату по заключенным договорам.
3.7. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.8. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о клиентах (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние).
3.9. Составляет регулярные отчеты по результатам работы.
4. Права
Менеджер по продажам имеет право:
4.1. Самостоятельно определять формы продаж консалтинговых и рекрутинговых услуг и установления деловых связей с клиентами.
4.2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
5. Ответственность
Менеджер по продажам несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании — дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
5.3. Невыполнение установленного личного ежемесячного плана по продажам — дисциплинарную ответственность в соответствии с трудовым законодательством.
Примерный образец должностной инструкции
Секретаря
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
— организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
— выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
4. Права
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Примерный образец
Карта ознакомления с локальными нормативными актами
|
Фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия, специальность) |
Наименование локального нормативного |
Дата |
Личная |
|
1 |
2 |
3 | 4 |
| Павлов Сергей Александрович — руководитель
отдела продаж |
Должностная инструкция руководителя отдела продаж (утв. 11.01.2010) |
12.01.2010 | Павлов |
| Правила внутреннего трудового распорядка (утв. 11.01.2010) |
12.01.2010 | Павлов | |
| Положение о защите персональных данных работников (утв. 11.01.2010) |
12.01.2010 | Павлов | |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном
стимулировании (утв. 11.01.2009) |
12.01.2010 | Павлов |
Обобщая наш опыт, перечислим действия, которые потребовались для организации всей процедуры upgrade кадрового делопроизводства в нашей компании.
|
N |
Мероприятия | Ответственный за выполнение |
Сроки выполнения |
| 1 | 2 | 3 |
4 |
|
1 |
Проверка состояния кадрового учета и делопроизводства |
Секретарь, консультант |
Октябрь 2009 г. |
|
2 |
Анализ состава и содержания кадровой документации, составление плана по
восстановлению кадрового учета |
Консультант, генеральный
директор |
01.11.2009 |
|
3 |
Издание приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых
книжек |
Консультант, генеральный директор,
секретарь |
01.12.2010 |
|
4 |
Разработка недостающих кадровых документов (ПВТР, положение о защите персональных данных,
должностные инструкции) |
Консультант, генеральный
директор |
01.12.2010 |
|
5 |
Разработка рекомендаций по ведению учета рабочего времени и формирования очередности
отпусков |
Консультант, секретарь |
Декабрь 2010 г. |
|
6 |
Ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами |
Руководители подразделений |
Январь 2010 г. |
Библиография:
1. Ловчева М.В., Галкина Е.Н. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. N 6.
2. Пустозерова В.М. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. N 11.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Госстандарт России, 2003.