В статье подробно рассматривается вопрос о том, какие документы надо оформить при уходе в отпуск (обычный ежегодный или длительный) руководителя организации и главного бухгалтера и каков порядок предоставления отпуска. Руководитель и главный бухгалтер — такие же полноправные работники организации, как и все. На них в полной мере распространяются нормы трудового законодательства. Они имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А это значит, что каждый год они могут уходить в отпуск как минимум два раза по две недели. Однако они сосредотачивают в своих руках основные полномочия, которые невозможно передать другому лицу без оформления соответствующих документов. Руководитель организации, являясь ее единоличным исполнительным органом, имеет право действовать без доверенности от имени юридического лица и несет всю полноту ответственности за деятельность компании.
Руководитель организации, за исключением кредитной, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо организации либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Таковы требования п. 3 ст. 7 Федерального закона от 09.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), вступившего в силу с 01.01.2013. При этом руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера, а руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
Надо сказать, что в прежнем Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) было довольно четко прописано, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 Закона N 129-ФЗ). Однако действующий Закон этот вопрос вообще не затрагивает. В нем отсутствует положение о такой обязанности главного бухгалтера и лишь устанавливаются требования, которым должны соответствовать главные бухгалтеры отдельных экономических субъектов (в том числе организаций).
Но одним из ключевых работников главный бухгалтер от этого быть не перестает. И чтобы при уходе в отпуск этих двух важных работников деятельность компании не приостановилась, следует правильно оформить передачу их полномочий на время их отсутствия.
В настоящей статье оформление соответствующих документов будет рассмотрено с учетом применения унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Надо сказать, что в связи со вступлением в силу Закона N 402-ФЗ становятся необязательными для использования ранее утвержденные формы первичной учетной документации. В силу п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. И только организации государственного сектора по-прежнему обязаны вести первичную учетную документацию по унифицированным формам. Это значит, что организация может сама разработать и утвердить свои формы документов по учету кадров либо взять за основу уже разработанные Госкомстатом унифицированные формы и прописать их использование в своей учетной политике. Роструд в своем Письме также отметил, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Но, собственно, самый простой путь — не разрабатывать отдельные документы, а утвердить для своей организации действие этих норм согласно утвержденным Госкомстатом унифицированным формам. Подавляющее большинство организаций ведение делопроизводства с этими формами полностью удовлетворит.
Порядок предоставления отпуска
По закону оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на его использование возникает у работника по истечении 6 месяцев работы в организации, а по соглашению между работодателем и работником он может быть использован и ранее указанного срока. При этом отпуск предоставляется в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в организации (ст. 122 ТК РФ). Это значит, что отпуск должен быть включен в график отпусков организации. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.
Если в случае с бухгалтером понятно — все его документы на отпуск будут подписаны руководителем, то в случае с руководителем возникают вопросы. В зависимости от того, как этот вопрос урегулирован уставом организации, отпуск руководителю может быть предоставлен по решению учредителей, а может находиться в компетенции самого руководителя. В каждом случае порядок оформления различается.
Примерный образец
УСТАВ
Общества с ограниченной ответственностью
(извлечение)
Статья 14. Общее собрание участников Общества.
2. К исключительной компетенции общего собрания участников Общества относятся:
— принятие решения о предоставлении генеральному директору отпуска, в том числе отпуска за свой счет более чем на три дня.
Если отпуск предоставляется по решению учредителей, руководителю необходимо уведомить их о своем желании уйти в отпуск, указав дату и продолжительность отпуска. Учредителям на общем собрании необходимо будет принять соответствующее решение, оформив его протоколом. О предоставлении отпуска оформляется приказ по унифицированной форме N Т-6, который подписывает уполномоченное на то учредителями лицо. Эта унифицированная форма подписывается руководителем организации, но можно внести в нее изменения, закрепив соответствующие положения в учетной политике, отразив дополнение формы необходимой графой «уполномоченный участник общества», при этом сделав замечание, что форма с внесенными в нее изменениями в отношении иных работников общества не применяется.
Примерный образец
ПРОТОКОЛ N 3
общего собрания участников
Общества с ограниченной ответственностью «Кадровиус»
г. Москва «01» марта 2013 г.
Вид общего собрания: внеочередное.
Место проведения общего собрания: г. Москва, улица Печатников, дом 15, стр. 1.
Дата проведения общего собрания: 1 марта 2013 г.
Время начала регистрации прибывших участников: 10 ч 00 мин.
Время открытия собрания: 10 ч 10 мин.
Для проведения общего собрания участников ООО «Кадровиус» единогласно выбран председатель общего собрания — Иванов Иван Иванович.
Секретарь общего собрания — Сидорова Анна Петровна.
На собрании присутствовали участники ООО «Кадровиус»:
1) Иванов Иван Иванович;
2) Сидорова Анна Петровна;
3) Лещук Инна Николаевна;
4) Зимченко Олег Павлович;
5) Пятница Илья Тимофеевич;
6) Рукосенко Сергей Федорович.
На собрании присутствовали все участники Общества, кворум собрания имеется, собрание правомочно принимать решения по всем вопросам повестки дня собрания.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Рассмотрение заявления генерального директора Пуговкина М.И. о предоставлении ему очередного ежегодного отпуска.
СЛУШАЛИ:
Председателя собрания Иванова И.И., представившего заявление генерального директора Пуговкина М.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Предоставить генеральному директору Пуговкину М.И. очередной отпуск в размере 28 календарных дней с 1 апреля 2013 г. по 29 апреля 2013 г.
2. На время отпуска возложить полномочия генерального директора на финансового директора Зимченко О.П.
3. Обязать Пуговкина О.П. своевременно оформить доверенность на имя Зимченко О.П. для совершения действий от имени ООО «Кадровиус».
Голосовали «за» — единогласно.
Время закрытия собрания: 10 ч 30 мин.
Дата составления протокола: 1 марта 2013 г.
Подписи участников общего собрания:
Участник ООО «Кадровиус»
председатель общего собрания участников Иванов И.И. Иванов
Секретарь общего собрания участников Сидорова А.П. Сидорова
Участники ООО «Кадровиус» Зимченко О.П. Зимченко
Лещук И.Н. Лещук
Пятница И.Т. Пятница
Рукосенко С.Ф. Рукосенко
В том же порядке учредители могут принять решение об отзыве руководителя из отпуска, но только с согласия самого руководителя.
Если предоставление отпуска в компетенции самого руководителя, то он уполномочен подписать все необходимые документы сам. Его отпуск должен включаться в общем порядке в график отпусков, а для того чтобы соблюсти все нормы трудового законодательства, руководителя о предстоящем отпуске должно уведомить за две недели компетентное лицо, обладающее полномочиями по оформлению отпусков, например кадровик. Затем оформляется соответствующий приказ, который подписывает сам руководитель. Если руководителю потребуется отозвать себя из отпуска, он должен будет оформить приказ о досрочном выходе из отпуска, в котором среди прочего указывается причина прерывания отпуска.
Передача полномочий
Разобравшись с порядком оформления отпуска, приступаем к оформлению передачи полномочий.
Если у руководителя и главного бухгалтера есть заместители, это упрощает ситуацию. Обязанности по замещению этих работников должны быть прописаны у заместителей в их трудовых договорах.
Если же заместители отсутствуют, то трудовое законодательство предполагает несколько вариантов замещения отсутствующих сотрудников:
— выполнение работы другим сотрудником в порядке совмещения должностей;
— выполнение работы другим сотрудником на основе срочного трудового договора или трудового договора по совместительству;
— временный перевод сотрудника на работу руководителем или главным бухгалтером.
Совмещение
Работнику с его письменного согласия для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, может быть поручено выполнение в течение рабочего дня дополнительной работы по такой же или другой профессии (должности) за дополнительную плату. Срок, содержание и объем дополнительной работы устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ). Размер доплаты такому сотруднику устанавливается по соглашению с работодателем с учетом содержания и объема работы (ст. 151 ТК РФ).
Таким образом, и полномочия руководителя, и полномочия бухгалтера можно передать другому сотруднику в порядке совмещения должностей.
Для этого необходимо получить письменное согласие работника, подписав дополнительное соглашение к трудовому договору (поскольку совмещение происходит в рамках одного трудового договора), и издать приказ о совмещении должностей.
Срочный трудовой договор
На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы, можно заключить срочный трудовой договор, взяв на работу человека со стороны или оформив внутреннее совместительство с работником организации (ст. 59 ТК РФ). Срочный трудовой договор заключается на срок не более 5 лет, если иное не установлено законодательством (ст. 58 ТК РФ).
Если руководитель или главный бухгалтер уходят в отпуск на 2 — 3 недели, то этот вариант скорее осложнит процедуру передачи полномочий, поскольку подразумевает под собой соблюдение всех этапов оформления приема на работу и увольнения: подписание трудового договора, оформление приказа о приеме на работу, о прекращении трудового договора, заполнение трудовой книжки.
Оформить срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника можно, если руководитель или главный бухгалтер уходят в отпуск на длительный срок, например в отпуск по уходу за ребенком.
Временный перевод на другую работу
По соглашению сторон трудового договора для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, другого работника можно временно перевести на его работу.
Работника, которому будет предложен временный перевод, необходимо уведомить о необходимости перевода. Его согласие оформляется подписанием дополнительного соглашения к трудовому договору. В соглашении также необходимо будет прописать оплату работы, которая будет выполняться. Затем издается приказ по унифицированной форме N Т-5 или N Т-5а. Поскольку в трудовую книжку вносятся только сведения о переводе на другую постоянную работу, то вносить запись в трудовую книжку не нужно (п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ред. от 25.03.2013).
Переводя сотрудника временно на другую работу, необходимо учитывать, что кто-то должен будет выполнять и его обязанности. Временный перевод на другую работу не подразумевает совмещения обязанностей разных должностей.
Руководитель выдает доверенность
Передачу всех или части полномочий руководителя можно и нужно осуществить, дополнительно оформив доверенность на определенное лицо. Например, Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 29.12.2012, далее — Закон об ООО) предусмотрено, что единоличный орган общества выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (п. 2 ст. 40 Закона об ООО). Сделка, совершенная на основании доверенности, будет непосредственно создавать, изменять и прекращать гражданские права и обязанности общества, которое будет представлять поверенный (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Доверенность составляется от имени общества в лице руководителя за подписью последнего и с приложением печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Она предусматривает определенный перечень полномочий поверенному (например, заключение договоров, представление интересов в органах государственной власти, право на подписание определенных доверенностью документов).
При этом если исполняющий обязанности руководителя заключит сделку, не имея на руках доверенности, то на основании п. 1 ст. 183 ГК РФ данная сделка будет действительна при последующем одобрении представляемым лицом. Одобрение может быть письменным или устным, независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке. Оно может быть в форме признания представляемым претензии контрагента либо в форме конкретных действий представляемого, которые свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства, реализация других прав и обязанностей по сделке. Одобрение также может быть в виде:
— заключения другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
— просьбы об отсрочке или рассрочке исполнения;
— акцепта инкассового поручения. Эти разъяснения дал в п. 5 своего Информационного письма от 23.10.2000 N 57 Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ.
Если доверенность исполняющему обязанности руководителя выдается также на совершение сделок, требующих нотариальной формы, то и сама доверенность должна быть нотариально удостоверена (п. 2 ст. 185 ГК РФ).
При этом важно понимать, что, передав все или часть своих полномочий по доверенности определенному работнику, руководитель остается руководителем — лицом, имеющим правом действовать без доверенности от имени юридического лица. Сведения о представителе не вносятся в ЕГРЮЛ, поскольку он не избирается на должность руководителя учредителями в установленном порядке, а полномочия ему передаются на основании приказа и доверенности, а руководитель, в свою очередь, имеет право и во время своего отпуска продолжать подписывать документы. Последнее следует из судебной практики.
Пример. Так, ФАС Московского округа в своем Постановлении от 24.05.2010 N КА-А41/5089-10 по делу N А41-23944/09 указал, что нахождение руководителя в отпуске не свидетельствует о невозможности подписания им заявленного ходатайства.
А Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 10.11.2009 N 09АП-21355/2009-АК по делу N А40-72772/08-98-340 пришел к выводу, что счета-фактуры подписаны уполномоченными на то лицами — в одном случае исполняющим обязанности генерального директора на основании приказа, в другом случае — лицом, действующим на основании доверенности, выданной обществом, несмотря на то, что в обоих случаях в ЕГРЮЛ лицами, действующими без доверенности, были зарегистрированы другие лица — реальные руководители обществ.
Сотрудник, который будет выполнять обязанности руководителя или главного бухгалтера, должен будет и подписывать за них документы. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
С нашей точки зрения, можно сделать также ссылку на приказ, которым на сотрудника возложены обязанности по выполнению работы руководителя или главного бухгалтера.
Бывает, суды исходят из того, что доверенность для передачи полномочий руководителя вообще не нужно составлять, если руководитель на период ухода в отпуск издал приказ о назначении исполняющего обязанности (Постановление ФАС Уральского округа от 19.05.2008 N Ф09-2294/08-С5) — приказ признается достаточным основанием для передачи временно исполняющему обязанности полномочий единоличного исполнительного органа.
Однако такая точка зрения не у всех судов. Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.07.2001 N КГ-А40/3573-01 суд указал на то обстоятельство, что для того чтобы сделать вывод о соблюдении законного порядка возложения обязанностей руководителя, необходимо исследовать устав общества. То есть в уставе должны быть прописаны соответствующие условия для того, чтобы исполняющий обязанности руководителя мог действовать без доверенности от имени общества. Если такие условия в уставе отсутствуют, то исполняющий обязанности руководителя без доверенности от имени общества действовать не может.
Поскольку ответ на этот вопрос является спорным, рекомендуем во избежание споров с контрагентами, неприятных ситуаций и излишних переживаний на момент отсутствия руководителя оформить надлежащим образом и приказ о возложении полномочий, и доверенность на совершение сделок, а также внести в устав организации соответствующие нормы о порядке временного возложения полномочий руководителя в период его отсутствия на другое лицо.
Библиографический список
1. Галимов М. Начальник в отпуске, я за него // ЭЖ-Юрист. 2011. N 34. С. 3.
2. Как временно поменять директора, или Халиф на час // Кадровик.ру. 2010. N 12. С. 28 — 33.
3. Шаронова Е.А. Начальство уходит в отпуск // Главная книга. 2010. N 11. С. 73 — 77.
4. Шаповал Е.А. Своя кадровая первичка // Главная книга. 2013. N 6. С. 66 — 69.