ИЗ ОПЫТА РЕКРУТИНГОВОЙ КОМПАНИИ «СТО РЕГИОНОВ»
По результатам анализа кадрового делопроизводства в компании стало очевидно, что кадровый учет и документооборот нуждаются в восстановлении. В статье приводится опыт формирования системы кадрового учета и делопроизводства в рекрутинговой компании ООО «Сто регионов».
Рекрутинговая компания «Сто регионов» (численность — 25 чел.) создана в августе 2006 г. Основная деятельность организации — коммерческий подбор персонала через агентства-партнеры по России, странам Балтии и СНГ, классический рекрутинг в Москве, executive search, а также дополнительные услуги: аналитика и обзоры рынков, мониторинги заработных плат. Клиентами компании являются представители банковской, финансовой, фармацевтической сферы, ритейла, промышленности, сырьевого и других секторов экономики.
Анализ состояния дел по учету кадров
В организационной структуре ООО «Сто регионов» нет отдела персонала. Аналитика движения персонала внутри компании, решения о расширении штата, об увольнении либо принятии сотрудников на работу, ротации персонала внутри компании, разработка мотивационных программ — это зона ответственности генерального директора. Аттестация и обучение персонала — задачи руководителей подразделений. Кадровое делопроизводство ведет секретарь генерального директора компании.
По результатам анализа кадрового документооборота в нашей компании стало очевидно, что кадровый учет и документооборот нуждаются в восстановлении. Восстановление и постановка кадрового учета потребовали приведения имеющейся в компании кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства и разработки (доработки) необходимых документов. Восстановление системы кадрового делопроизводства в компании позволит организовать кадровый документооборот в соответствии с действующим законодательством, снизить риски при прохождении проверок и возникновении спорных ситуаций с работниками.
Восстановление кадрового документооборота и постановку кадрового учета мы организовали на основании результатов проверки наличия и содержания важнейших кадровых документов. Так, были проведены следующие проверки:
— проверка наличия необходимой документации по учету кадров и управлению персоналом;
— проверка правильности ведения личных дел сотрудников;
— проверка правильности заполнения и ведения трудовых книжек, вкладышей к ним;
— проверка правильности заполнения и ведения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— проверка трудовых и иных договоров на соответствие трудовому законодательству;
— проверка состава и содержания текущей кадровой документации.
В наличии должны находиться документы:
— штатное расписание;
— правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
Словарь кадрового делопроизводства. Правила внутреннего трудового распорядка организации — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
— трудовые договоры;
— положение о защите персональных данных работников;
— положение об оплате труда и премировании;
— табель учета рабочего времени;
— положение об обучении персонала;
— график отпусков;
— положение об аттестации работников;
— должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием;
— приказы о приеме на работу;
— книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности;
— приказы о переводе на другую работу;
— книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу;
— приказы об увольнении;
— книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении;
— приказы по основной деятельности;
— книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков;
— приказы о предоставлении отпусков;
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
— заявления работников (о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и др.);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— личные карточки работников;
— трудовые книжки;
— договоры о материальной ответственности.
Кадровикам, ведущим кадровый учет в организации, следует напомнить, что не все документы из данного списка являются обязательными для каждого предприятия. Если не планируется проводить аттестацию, то вряд ли понадобится положение об аттестации. То же касается положения об обучении персонала. Положение об оплате труда и премировании тоже является факультативным документом, который помогает в работе руководителям и кадровикам. Отсутствие положения о защите персональных данных еще не означает, что кадровик не соблюдает соответствующее законодательство.
Словарь кадрового делопроизводства. Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, адрес, год, месяц, дата и место рождения, социальное, семейное, имущественное положение, профессия, образование, доходы, другая информация.
В результате анализа обеспеченности компании «Сто регионов» необходимыми кадровыми документами выявлено, что не хватает ряда существенно важных документов: нет графика отпусков, ПВТР, положения о защите персональных данных сотрудников, табеля учета рабочего времени, должностные инструкции в связи с быстрым ростом компании для некоторых должностей также отсутствуют (например, нет инструкций по должностям секретаря, рекрутера, руководителя отдела рекрутинга, менеджера по продажам, руководителя отдела продаж, директора по развитию).
Up-grade кадрового документооборота предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них.
Словарь кадрового делопроизводства. Up-grade (апгрейд) (в пер. с англ. on the upgrade означает «на подъеме», up-grade переводится «в гору, вверх, наверх»:
1) процесс повышения в должности, продвижения по службе;
2) улучшать, модернизировать, обновлять, совершенствовать;
3) подъем, качественный рост, улучшение.
Разработка правил внутреннего трудового распорядка
ТК РФ придает разработке и внедрению в организациях ПВТР первостепенное значение. Во многих главах и статьях ТК РФ имеются ссылки на данный локальный нормативный акт, на необходимость включения в него тех или иных положений.
В ТК РФ включены две статьи (ст. ст. 189, 190), непосредственно посвященные разработке и порядку утвержденных правил внутреннего трудового распорядка.
В ПВТР ООО «Сто регионов» выделено шесть разделов, отражающих специфику деятельности организации.
Раздел 1 «Прием на работу». В данном разделе необходимо отразить порядок оформления сотрудника на работу, указать документы, необходимые для оформления:
— паспорт;
— трудовая книжка;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— диплом или иной документ о полученном образовании.
Также здесь раскрывается принятая в организации процедура расторжения заключенных с работниками трудовых договоров. Для работника очень важно, чтобы в разделе были отражены как вопросы увольнения работника по собственному желанию, так и расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
Раздел 2 «Основные права и обязанности работников» и разд. 3 «Основные права и обязанности администрации». Данные разделы базируются на ст. ст. 21 — 22 ТК РФ. В правилах внутреннего трудового распорядка могут закрепляться также и другие права и обязанности сторон трудовых отношений, в том числе предусмотренные отраслевыми и иными соглашениями, коллективными договорами, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового законодательства. В частности, перечень обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей должности, специальности, профессии, определяется должностными инструкциями (функциональными обязанностями), составленными с учетом положений. Необходимо отметить, что перечисленные в ТК РФ права и обязанности работника и работодателя должны быть детализированы в ПВТР организации, так как в ТК РФ изложены базовые положения, относящиеся к работникам и работодателям.
Раздел 4 «Рабочее время и время отдыха». Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Необходимо отразить в ПВТР продолжительность рабочего времени, в том числе сокращенную (для определенных работников и накануне нерабочих праздничных и выходных дней), порядок регулирования работы в ночное время, по совместительству и сверхурочной работы.
Раздел 5 «Поощрения». В разделе «Поощрения» должны быть подробно описаны виды поощрений за труд: «Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам» (ст. 191 ТК РФ).
Раздел 6. «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины». Данный раздел ПВТР должен включать положения ТК РФ о дисциплинарных взысканиях:
«За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине» (ст. 192 ТК РФ).
С учетом специфики деятельности ООО «Сто регионов» разработан текст ПВТР (см. примерный образец).
Примерный образец
ООО «Сто регионов» Утверждаю
———————— —————————
наименование организации Генеральный директор
—————————-
наименование должности
руководителя организации
N ______________________ _______ ___________________
подпись расшифровка подписи
«__» ______________ 20__ г.
Правила внутреннего трудового распорядка
В соответствии со ст. ст. 189, 190 Трудового кодекса РФ, уставом ООО «Сто регионов» и коллективным договором трудовой распорядок в Компании определяется Правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми общим собранием трудового коллектива Компании, генеральным директором Компании.
Правила внутреннего трудового распорядка определяют правовое положение коллектива в целом и каждого работника, в частности представляя собой акт, устанавливающий обязательный для исполнения трудовой распорядок в Компании. Настоящие Правила определяют внутренний трудовой распорядок в ООО «Сто регионов», порядок приема на работу и увольнения работников, основные обязанности работников и администрации, режим рабочего времени, а также меры поощрения и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Настоящие Правила вступают в действие с 11 января 2010 г.
1. Прием на работу.
1.1. Прием на работу в ООО «Сто регионов» производится на основании заключенного трудового договора.
1.2. При приеме на работу в ООО «Сто регионов» администрация обязана потребовать от поступающего:
— паспорт, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— диплом или иной документ о полученном образовании или документ, подтверждающий специальность или квалификацию.
Прием на работу без указанных документов не производится.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации, изданным на основании заключенного трудового договора, который объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
При приеме на работу работнику может быть установлено испытание продолжительностью не более 3 месяцев.
1.3. При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу администрация обязана:
— ознакомить работника с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить работнику его права и обязанности;
— ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
— провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда, разъяснить обязанность по сохранению сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну, ответственность за ее разглашение.
1.4. Прекращение трудового договора производится только по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством РФ.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом администрацию в письменной форме за две недели. По истечении указанного срока предупреждения об увольнении работник вправе прекратить работу, а администрация обязана выдать ему трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет. Прекращение трудового договора оформляется приказом по предприятию.
По соглашению между работником и администрацией трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
Днем увольнения считается последний день работы.
2. Основные права и обязанности работников.
2.1. Работники ООО «Сто регионов» должны:
— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;
— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
— соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;
— содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в отделе и на территории предприятия; соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;
— бережно относиться к имуществу работодателя и других работников;
— не разглашать охраняемую законом тайну (государственную, коммерческую, служебную и иную), ставшую известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
2.2. Круг обязанностей, которые выполняет работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором, должностной инструкцией.
2.3. Права работников закреплены в ст. 21 ТК РФ.
3. Основные права и обязанности администрации.
3.1. Администрация обязана:
— соблюдать трудовое законодательство;
— предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором;
— обеспечить безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;
— обеспечить работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;
— выплачивать в полном размере причитающуюся работнику заработную плату в сроки, установленные трудовым законодательством, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;
— способствовать работникам в повышении ими своей квалификации, совершенствовании профессиональных навыков.
3.2. Права работодателя закреплены в ст. 22 ТК РФ.
4. Рабочее время и время отдыха.
4.1. Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.
К рабочему относится также время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни).
Для работников Компании устанавливается по общему правилу нормальный режим рабочего времени — 40 часов в неделю.
При 40-часовой рабочей неделе устанавливается следующий режим трудового дня:
начало работы: 10 ч 00 мин.;
окончание работы: 19 ч 00 мин.;
перерыв на обед: с 14 ч 00 мин. до 15 ч 00 мин.
Общие выходные дни: суббота и воскресенье.
В соответствии со ст. 108 Трудового кодекса РФ предоставляемый работнику в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания в рабочее время не включается. Это время работник может использовать по своему усмотрению, в том числе вне территории Компании.
По согласованию с администрацией возможен гибкий график работы.
Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.
4.2. Очередность предоставления отпусков устанавливается администрацией с учетом производственной необходимости и пожеланий работников.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для всех работников согласно действующему законодательству устанавливается не менее 28 календарных дней. По согласованию с администрацией работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.
В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы.
5. Поощрения.
5.1. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, безупречную работу и другие успехи в труде применяются следующие меры поощрения работников:
— объявление благодарности;
— выдача премии;
— награждение ценным подарком.
6. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
6.1. Нарушение трудовой дисциплины, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, влечет за собой применение мер дисциплинарного или общественного воздействия, а также применение иных мер, предусмотренных действующим законодательством.
6.2. За нарушение трудовой дисциплины администрация применяет следующие дисциплинарные взыскания:
— замечание;
— выговор;
— увольнение по соответствующим основаниям.
Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания может быть применено за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.
6.3. Дисциплинарные взыскания применяются генеральным директором Компании. Администрация имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива.
6.4. До наложения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать указанное объяснение составляется соответствующий акт.
Отказ работника дать объяснения не может служить препятствием для применения взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на представление мнения представительного органа работников.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
6.7. С Правилами внутреннего распорядка должны быть ознакомлены все работники предприятия. Работники обязаны в своей повседневной работе соблюдать порядок, установленный Правилами.
Защита персональных данных. Разработка положения
Другой задачей, которую мы решали в процессе апгрейда кадрового делопроизводства, стала разработка положения о защите персональных данных работников. Оно призвано защищать и регламентировать механизм получения, обработки, передачи и защиты этого вида конфиденциальной информации, а также закрепляет права и обязанности работников и работодателя, определяет меру их ответственности.
При разработке положения необходимо руководствоваться гл. 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника». Положение разрабатывается сотрудниками кадровой службы и утверждается руководителем организации. Документ может иметь следующую структуру:
1. Общие положения. В данном разделе дается характеристика персональных данных. Раскрывается содержание личного дела работника, приводится перечень документов, составляющих личное дело.
2. Получение персональных данных работника. Данный раздел регламентирует способы получения персональных данных работника.
3. Формирование и ведение личных дел. В разделе представлены правила формирования и ведения личных дел, а также дается характеристика компонентов личного дела работника.
4. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных. В соответствии со ст. 89 ТК РФ раскрываются права работника в рассматриваемой области.
5. Учет, хранение, передача персональных данных работника. В этом разделе фиксируются способы учета, хранения и передачи персональных данных работника.
6. Ответственность. В данном разделе предусматриваются виды ответственности за нарушение правил учета, ведения и хранения персональных данных работника.
7. С учетом данных рекомендаций для нашей компании разработано положение о защите персональных данных сотрудников.
Как вести табель учета использования рабочего времени
В целях учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, а также для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду ведется табель учета использования рабочего времени.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы (если она есть в организации) и передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). В форме (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Поскольку в компании возможно ведение автоматизированной обработки данных табельного учета, то допустимо использовать форму N Т-13 «Табель учета рабочего времени», применяемую при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:
— при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
— при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
График отпусков
Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.
За отсутствие графика отпусков предусмотрена административная ответственность.
Составление графика отпусков предписано Трудовым кодексом (ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ). График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники трудинспекции. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (КоАП РФ).
Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю:
— если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
— у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
— график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться неотгулянные отпуска.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
При формировании графика отпусков в ООО «Сто регионов» потребовалось учесть:
— положения действующего законодательства РФ об отпусках;
— специфику деятельности организации (распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, сезонность рекрутинговой активности заказчиков и др. факторы);
— возможности и пожелания работников.
График отпусков должен составляться на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности. При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. В графе 7 «Отпуск/дата/фактическая» указывают дату фактического ухода в отпуск. Чтобы в течение года графиком отпусков было удобно пользоваться, заполнять его лучше в хронологической последовательности. То есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск в начале января, и т.д. Отпуск работника может быть разделен на части и предоставлен в разные месяцы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В такой ситуации фамилию сотрудника нужно указывать в графике отпусков несколько раз.
В случае переноса отпуска работника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.
Графа 10 «Примечание» заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:
— если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
— если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документированно. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие.
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала — за более ранний рабочий период, затем — за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем.
В унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не предписана. Работодатель вправе решать, знакомить ли с утвержденным документом каждого сотрудника и каким образом. Подойдет любой способ ознакомления с графиком. Например, можно вывесить его на информационном стенде или внести дополнительную графу в форму N Т-7.
Продолжение…