Необходима ли книга по учету трудовых книжек?
Зачастую работодатели пренебрегают необходимостью вести журнал по учету трудовых книжек, предусмотренный п. 40 Правил. Однако его отсутствие может обернуться не в пользу работодателя не только при проверке государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд. Так, Троицким городским судом Челябинской области было вынесено решение от 17.02.2010 по иску К. к индивидуальному предпринимателю о выдаче дубликата трудовой книжки. Было установлено, что 25.02.2009 трудовой договор с К. был расторгнут, однако трудовая книжка не была выдана ей. Решением от 30.06.2009 суд обязал индивидуального предпринимателя выдать истице трудовую книжку, однако истица получила только вкладыш в нее, а трудовая книжка, в которой содержались сведения о работе истицы за период с декабря 1974 г. по 1985 г., не была возвращена.
В суде ответчица заявила, что при поступлении К. на работу от нее был принят только вкладыш в трудовую книжку, и при этом не возражала выдать дубликат трудовой книжки, но К. не представила данных о предыдущих периодах ее работы. Поэтому с иском ответчица не согласна.
Суд указал: ответчица не может доказать тот факт, что от истицы был принят только вкладыш в трудовую книжку, поскольку отсутствует журнал (книга, иной документ) по движению трудовых книжек у данного индивидуального предпринимателя с записями по приему ею как работодателем трудовых книжек от работников. В связи с этим суд считает, что трудовая книжка утрачена ответчицей. Согласно п. 45 Правил ответственность за учет, выдачу и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, то есть на ответчицу. Суд обязал индивидуального предпринимателя Ф. в течение двух дней после вступления решения в законную силу выдать К. дубликат трудовой книжки с указанием сведений о ее работе с декабря 1974 г. по август 1985 г.
В ряде случаев при увольнении работодатели просят работника расписаться в приказе о расторжении трудового договора или на отдельном листе в подтверждение того, что трудовая книжка ими получена. Однако, как следует из Решения Барышского городского суда Ульяновской области от 03.07.2009 N 2-294/2009, подобная расписка не всегда будет являться доказательством выдачи трудовой книжки работнику.
Согласно решению М. обратилась в суд с иском к индивидуальному предпринимателю, указав, что с 01.09.2008 она работала в должности бухгалтера по трудовому договору. Заявление об увольнении по собственному желанию подала 22.01.2009. По окончании двухнедельного срока предупреждения работодателя о своем увольнении 06.02.2009 обратилась к работодателю за трудовой книжкой и окончательным расчетом, но получила отказ. После этого она перестала выходить на работу, однако не могла трудоустроиться, поскольку не имела трудовой книжки. Истица просила суд обязать индивидуального предпринимателя выдать ей трудовую книжку и произвести окончательный расчет по заработной плате.
Суд, рассмотрев материалы дела, признал ее требования обоснованными и указал, что обязанность получить подпись работника при выдаче ему трудовой книжки в связи с увольнением возложена на работодателя. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них индивидуальным предпринимателем ведется, однако в ней нет подписи истицы, подтверждающей получение ею трудовой книжки. Ответчик просил обратить внимание на наличие расписки М. в получении трудовой книжки. Однако суд критически отнесся к этому, поскольку согласно объяснению истицы 06.02.2009 работник отдела кадров Н., заполнив трудовую книжку в ее присутствии, ушла к руководству для подписания и проставления оттиска печати. При этом М., уверенная в том, что трудовая книжка будет ей выдана, по просьбе Н. расписалась в заявлении об увольнении в том, что трудовая книжка ею получена. По возвращении от руководства Н. сообщила, что М. отказано в подписании трудовой книжки, и ушла, оставив у себя трудовую книжку и приказ о расторжении трудового договора. С учетом условий написания расписки (а именно получение подписи М. до фактической выдачи трудовой книжки) она не может служить доказательством выдачи трудовой книжки. Суд вынес решение о выдаче М. трудовой книжки на ее имя с записями о приеме и увольнении с данного предприятия, взыскании с индивидуального предпринимателя компенсации морального вреда в сумме 2000 руб.
Анализируя изложенное, рекомендуется вести в организации книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них. Хотелось бы отметить, что согласно п. 41 Правил данная книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Хотелось бы отметить, что законодательство не требует на пломбе или сургучной печати ставить оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно им скрепить прошитую книгу, или же можно обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучем прошитую книгу.
Ошибка: Книги по учету трудовых книжек не ведутся работодателем или ведутся в ненадлежащей форме.
… «С целью учета трудовых книжек, а так же бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития РФ (Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)».
Ошибка: Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется отделом кадров.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вестись бухгалтерией организации. Ответственное лицо должно вносить в книгу сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка. А вот книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое ведет прием и увольнение сотрудников. В книге обязательно должны быть указаны, серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Так же, при увольнении работника в книге должна стоять подпись работника о получении трудовой книжки на руки и дата.
Если ранее в организации не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, задним числом заводить книгу не рекомендуется. Необходимо написать докладную записку руководителю об отсутствии книги в соответствии с требованиями п. 40 Правил книги учета движения трудовых книжек с просьбой закупить и оформить, начиная с даты обнаружения.