(Продолжение статьи «Управление внештатными сотрудниками»)
Процедура отбора сотрудников
Основным отличием обязанностей HR-менеджера переводческой компании являются управление персоналом на расстоянии. Самой сложной составляющей этого процесса является отбор и поиск профессиональных переводчиков.
Поиск кадров ведется через множество источников (если резюме не выслано переводчиком на e-mail компании самостоятельно), первостепенным среди которых является Интернет. Существует несколько российских и зарубежных сайтов для фрилансеров, которые размещают на них резюме (www.free-lance.ru, www.translatorscafe.com, www.weblancer.net, www.proz.com). Зарубежные ресурсы предпочтительнее, потому что на них более подробно раскрываются биография, образование и опыт работы переводчика. Отталкиваясь от одного резюме, трудно понять реальный опыт соискателя. Поэтому в помощь специалисту по кадрам на данных сайтах создана специальная рейтинговая система для фрилансеров. Высокая позиция в рейтинге — это объективный взгляд на его профессионализм. Системы бывают разными, но в основном это своего рода гостевая книга, в которой указываются балл и отзыв от предыдущего или постоянного клиента фрилансера. Подобные системы позволяют понять, насколько надежен соискатель, узнать его сильные и слабые стороны.
Порой специалисту по HR бывает необходимо найти переводчиков с редких языков. Для этого можно обратиться в МИД, посольства других стран или их представительства в Москве, Союз переводчиков России, нанять в качестве подрядчика другое бюро переводов.
После прохождения первичного отбора и телефонного собеседования каждый соискатель должен выполнить несколько тестовых работ для подтверждения своего профессионального уровня. Для этого необходимо заранее подготовить тестовые материалы на нескольких языках и по различным тематикам (от политики до нанотехнологий).
Тестовые задания разрабатываются самой компанией. Точнее, руководство компании заказывает их у опытных и проверенных переводчиков (редакторов), которые работают с компанией с начала ее существования. Тестовые задания состоят из трех тестов на знание языка, причем одно из заданий обязательно делается за час с целью проверки знаний переводчика, а также выяснения, насколько он стрессоустойчив и как может справляться со срочными заказами.
Качество выполненного перевода должен оценивать лишь надежный сотрудник, опыт которого не вызывает сомнений. Несмотря на несколько ступеней проверки, HR-менеджер берет на себя большую ответственность, решая, какой соискатель не подведет компанию в будущем, будет выполнять переводы качественно и в срок.
Если соискатель сочтен надежным и опытным профессионалом, менеджер по кадрам должен отправить ему запрос об условиях дальнейшей работы. Компанию интересуют язык и тематика перевода, а также ставки. Кроме того, запрашивается копия диплома (соискатель обязан иметь диплом о высшем филологическом образовании) и рекомендации от заказчиков (в них должно быть указано качество его работы и насколько оперативно переводчик может выполнить заказ).
После установления договоренностей с переводчиком и в зависимости от результатов тестирования соискатель получает письмо об отказе либо подтверждение о занесении в базу данных компании. Также с ним подписывается гражданско-правовой договор (об оказании услуг), в котором обязательно присутствуют следующие требования: не искажать смысл переводимого, соблюдать конфиденциальность переводимого материала, а также предусмотрены санкции при несоблюдении договора. После подписания сторонами договора результаты тестирования и резюме рассылаются всем менеджерам компании.
Схема отбора переводчиков в компании «Экспримо» (письменный перевод)
Создаем электронную базу
Отдельно стоит описать схему работы электронной базы внештатных сотрудников, оптимизацией которой совместно должны заниматься специалисты по HR и IT. Она представляет собой сложную программу, в которой заводятся индивидуальные карточки переводчиков, что призвано экономить время при выполнении заказа. В такой карточке содержится абсолютно вся информация о сотруднике: биография, резюме, опыт работы, языки и тематики, с которыми он работает, ставки. Особое внимание уделяется контактной информации. Обязательно должны быть указаны все способы связи с внештатным сотрудником: Skype, ICQ, e-mail и, конечно, сотовые и городские телефоны. Расширенный поиск по базе позволяет моментально подобрать кандидатов на выполнение заказа. Это было бы невозможно сделать при отсутствии базы, учитывая, что компания работает с сотнями внештатных сотрудников. Естественно, что необходимо оградить работу базы от возможных рисков. Для подстраховки создаются дополнительные базы в программе Excel, но компания старается минимизировать опасность, защищая доступ к базе различными способами.
Помимо поиска сотрудников, контроля качества их работы и поддержки общей базы в обязанности специалиста по кадрам входит составление листов оплаты услуг переводчиков. Листы оплаты представляют собой документы, в которых собрана подробная информация о заказе и исполнителе, а также указана сумма, которую ему необходимо выплатить. Листы оплаты предназначены для сверки данных о проекте с самим переводчиком (HR-менеджер высылает документ переводчику по электронной почте для согласования фактов и цифр). Листы помогают контролировать финансовую сторону проекта и дают переводчику понять, что компания ведет себя честно и открыто. Оплата услуг переводчика происходит безналичным путем (большинство современных переводчиков — индивидуальные предприниматели, имеющие личный счет).
Продолжение читайте в статье «Контролируем качество работы внештатных сотрудников«