Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.
Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы по основной деятельности организации ( командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников. Ну и конечно же все документы должны быть оформлены в соответствии с Трудовым законодательством.
Если Вы новичок в кадровом деле, начинаете наводить порядок в кадрах с нуля или к Вам собирается Гострудинспекция с проверкой, наверняка перед Вами встанет вопрос о том, какие документы обязательно должны быть на участке кадровой работы, а какие не обязательно.
| Учредительные документы |
| Трудовые договоры |
| Штатное расписание (форма Т-3)* |
| Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)* |
| Правила внутреннего трудового распорядка |
| Документ о защите персональных данных работников (положение) |
| График отпусков (форма Т-7)* |
| Личные карточки (форма Т-2)* |
| Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. |
| Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) |
| Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно — приказов, трудовых договоров. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
| Трудовые книжки |
| Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка. |
| Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: | |
| Коллективный договор | обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить |
| Положение об оплате труда и премировании | обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании |
| Должностные инструкции | обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах |
| Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы | обязательно, если работодателем проводится аттестация работников |
| График сменности | обязателен при наличии сменной работы |
| Положение о коммерческой тайне | обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять |
| Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда | при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда |
* Формы Т-… утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.