КУДА ДЕТЬ ТО, ЧТО ПОКА НЕ НУЖНО?
Наше жизненное пространство, будь то дом или рабочее место, имеет свойство быстро заполняться. Казалось бы, совсем недавно въехали в Новый просторный офис, а прошёл год, и мы с трудом Находим место, чтобы «втиснуть» самую Необходимую оргтехнику: сканер, ксерокс или МФУ.
При этом примерно половиной из накопившихся вещей сотрудники пользуются эпизодически. Поэтому сам собой напрашивается вопрос: куда деть предметы не первой необходимости, которые выбросить по разным причинам нельзя? Мы изучили возможные варианты решения этой проблемы и представляем их на суд читателей Приёмный пункт макулатуры.
Всем известно, что, несмотря на внедрение в большинстве компаний систем электронного документооборота, значительную часть офисных площадей занимают бумаги: отчёты, договоры, акты и пр. Все эти важные документы имеют определённые, регламентированные законодательством сроки хранения и в любой момент могут понадобиться – например, в случае налоговой проверки. На рынке офисных товаров довольно большой выбор различных приспособлений для складирования документации.
Архивные папки
Предназначены исключительно для хранения документов. Для больших объёмов (до 200 договоров) подходят папки с кольцами. Их средняя рыночная стоимость – от 100 руб. Недостатки – «узкая специализация»: документы и ничего больше, а также то, что, разложив бумаги в папке, вам надо будет искать место, куда теперь эту папку пристроить.
Короба
Можно использовать как ёмкость для складирования архивных папок с документами, для хранения мелкой рекламно-сувенирной продукции, потребность в которой возникает от случая к случаю. Если вы приобрели такой короб для домашнего использования, он идеально подойдёт для хранения старых фотоальбомов и каких-то небольших, возможно, сезонных вещей. Размер «коробочек» – 40х33, 5х26,5 см. В один короб помещается до пяти архивных папок шириной 75 мм. Достоинства – более широкий спектр применения, относительная дешевизна – от 107 руб. Недостатки – сравнительно не большая вместимость, не слишком высокая прочность изделия, изготовленного из микрогофрокартона. Ещё один минус – тот же, что и в случае с архивными папками: вещи или папки упакованы, после этого возникает вопрос, в какой угол поставить такой короб. Не в каждой квартире есть кладовка или хотя бы застеклённый балкон, не в каждом офисе – помещение, которое можно использовать как склад. А если таковое и имеется, то совершенно не факт, что там подходящие условия для хранения бумажной документации.
Архивные ящики
Улучшенный вариант коробов. Размер тот же, варианты использования те же самые. Отличий всего три, два из них можно отнести к достоинствам. Первое – более надёжный материал (изготовлены из картона повышенной прочности). Второе – вам не придётся заклеивать их скотчем в целях лучшей сохранности вещей и защиты от попадания пыли: ящики снабжены вырубным замком. Недостаток – высокая стоимость (более 1000 руб.). Стоит ли обзаводиться ёмкостью для хранения вещей по цене в 10 раз дороже, чтобы потом точно так же запихнуть ящик под офисный стол или на антресоли, решать вам.
Перенимаем опыт
Self Storage, или индивидуальное хранение вещей, – принципиально новая услуга для России. Родиной индивидуальных хранилищ являются США, где впервые предприятия такого рода появились ещё в середине 1960-х годов. В Европе появление self storage было зафиксировано лишь в начале 1980-х, где и по сей день эта услуга остаётся популярной и востребованной. К примеру, в одном только Лондоне насчитывается более 350 таких хранилищ, а ежегодный прирост на данном рынке составляет около 15%.
С глаз долой
Если возможности хранить бумаги или другие вещи категорически нет, вы можете поискать такое место где-нибудь «на стороне». Например, воспользоваться услугами фирмы, профессионально занимающейся ответственным хранением чужих вещей. Предоставляемая ими услуга носит название self storage. Хранить можно всё, что не запрещено, начиная с велосипедов и детских колясок и заканчивая мебелью и компьютерной техникой. Списки запрещённых вещей обычно публикуются на сайтах компаний. Как правило, к ним относятся продукты питания, растения, животные. Не принимаются на хранение также взрывчатые вещества, горючие жидкости и автомобильные покрышки: и то, и другое, и третье представляют угрозу безопасности хранилища. Как рассказала София Цвингер, администратор крупной западной компании, специализирующейся на хранении вещей, соотношение физических и юридических лиц, которые пользуются услугой self storage, составляет примерно 60 на 40%. Причём спрос со стороны физических лиц скорее сезонный: всплеск происходит ближе к лету, когда начинаются ремонты, отпуска, переезды.
Среди корпоративных клиентов востребованность self storage доста-точно стабильна и от времени года не зависит. Любопытно, что распространению услуги в Москве активно способствовал кризис: мно гие фирмы были вынуждены сократить часть рабочих мест и в целях экономии сменить просторные дорогие офисы на меньшие.
Встал вопрос о размещении мебели, оборудования и техники, которые необходимо сохранить до лучших времён. В связи с высокой стоимостью аренды в столице немало компаний предпочли воспользоваться услугой self storage.
Теперь о расценках. Минимальный тариф – от 1000 руб. за квадратный метр в месяц. В случае предоплаты за несколько месяцев для корпоративных клиентов предусмотрены скидки. Многих волнует вопрос, как правильно рассчитать размер комнаты (либо контейнера), где будут храниться вещи. На сайтах большинства фирм помещены калькуляторы, позволяющие произвести необходимые расчёты. Также можно воспользоваться формулой S:10. Для этого разделите площадь квартиры или офиса на 10. То, что у вас получится, и будет идеальным размером вашего хранилища.
Плюсы. Вы можете самостоятельно выбрать размер комнаты, в которой будет храниться имущество. Если окажется, что места в ней больше, чем вам требуется, всегда можно поменять её на меньшую по площади.
Пользование self storage предполагает обязательное заключение договора, в котором оговариваются права и обязанности сторон, а также их ответственность. Компании, предоставляющие услуги ответственного хранения, обычно страхуют свою ответственность и имущество от возможных рисков, включая пожары, поджоги, наводнения и землетрясения. Клиенты при желании могут заключить со страховой компанией индивидуальный договор, обеспечив дополнительную защиту. Забрать вещи из «камеры хранения» может только владелец – пин-код от комнаты известен лишь ему. Кроме этого, стоит добавить, что в целях повышения сохранности имущества хранилища оборудованы системой видеонаблюдения. Ещё одно преимущество ответственного хранения – неограниченные сроки. Правда, в некоторых фирмах существует минимальный срок предоставления услуги – от двух недель до одного месяца.
Минусы. Как правило, подобные фирмы не производят доставку и упаковку вещей. Этот вопрос нужно либо решать самостоятельно, либо обратиться в специализированные компании, где за отдельную плату возьмут на себя подобные хлопоты.
Второй недостаток – удалённость. Если вещь вам срочно понадобилась, придётся потратить время на то, чтобы забрать её из хранилища. Смягчает неудобства удалённости тот факт, что большинство компаний self storage работают круглосуточно и получить то, что нужно, можно в любое время дня и ночи.