ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ К ИЗДАНИЮ ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ПО КАДРАМ
Как свидетельствует практика, одной из основных причин появления ошибок при издании приказов (распоряжений) по кадрам является несоблюдение общих правил их подготовки к изданию. В связи с этим целесообразно в первую очередь остановиться на рассмотрении именно таких правил. Уточним: они распространяются преимущественно на содержание и оформление соответствующих приказов (распоряжений). Начнем с требований к подготовке приказов (распоряжений) о приеме на работу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Приказ (распоряжение) о приеме на работу — изданное в соответствии с установленными правилами документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) о предоставлении конкретному лицу (лицам) работы по найму.
Основным требованием к содержанию приказа (распоряжения) о приеме на работу является его соответствие условиям трудового договора с соответствующим работником. Напомним: основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу служит трудовой договор (ст. 68 ТК РФ).
Оформление проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу обычно производится с применением унифицированной формы N Т-1 (Т-1а), утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Указанные формы применяются для документирования (и последующего учета) приема на работу одного или нескольких работников. Порядок оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу регламентируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России N 1). Рекомендуемый состав реквизитов приказа (распоряжения) о приеме на работу:
— наименование работодателя;
— место издания приказа (распоряжения);
— номер приказа (распоряжения);
— дата приказа (распоряжения);
— дата (даты) приема на работу (при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизите «Дата» строка «по» не заполняется (в ней ставится прочерк).);
— фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже);
— табельный номер работника;
— наименование структурного подразделения (если это предусмотрено условиями трудового договора и структурой предприятия (организации, учреждения));
— должность (специальность, профессия);
— разряд (класс, категория) квалификации (если это предусмотрено для соответствующей должности (специальности, профессии) квалификационным справочником и (или) штатным расписанием предприятия (организации, учреждения));
— условия приема на работу;
— характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
— размер тарифной ставки (оклада) и надбавки (доплаты), установленных работнику;
— срок испытания (если таковое устанавливается при приеме на работу);
— основание для издания приказа (распоряжения). Помимо ссылки на номер и дату соответствующего трудового договора могут указываться и иные основания, например статьи (пункты, подпункты, абзацы) нормативно-правовых и (или) локальных нормативных актов;
— наименование должности и расшифровка подписи, лица, подписавшего приказ (распоряжение).
Кроме того, заполняются реквизиты «Дата составления», «Номер документа», «Место составления», «Табельный номер», «Основание для составления документа», «Наименование должности» (руководителем организации).
В реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» заполняется только в случаях заключения с работником (работниками) трудового договора на определенный срок (срочных трудовых договоров).
На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу соответствующие записи вносятся не только в трудовую книжку, но и в учетную документацию по труду — в частности, в личную карточку работника (форма N Т-2 (Т-2ГС(МС)), карточку научного работника (форма N Т-4), личное дело. Кроме того, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в бухгалтерии работнику открывается лицевой счет (форма N Т-54 (Т-54а)). Все эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.