Как выгодно поощрить работника

Многие организации к праздничным датам поощряют работников, выписывая им премии, материальную помощь или даря подарки. Какой способ наиболее выгоден для работодателя, решили обсудить участники одного форума бухгалтеров.

Премии к юбилейным датам, а также к профессиональным праздникам, подарки сотрудникам, материальная помощь перед уходом в отпуск, на пенсию — все эти выплаты выражают прежде всего внимание работодателя к сотрудникам. Организации выбирают один из способов, наиболее удобный и выгодный для себя. Разговор начала «Ольга»:

«Ольга»: «Тарифы страховых взносов с нового года увеличены, также претерпела изменения база для начисления взносов. В связи со всеми нововведениями никак не могу разобраться, какой способ поощрить работника наиболее выгодный: премия, подарок или материальная помощь? Каким способом пользуется ваша компания?»

Незамедлительно поступил ответ от «Ирины»:

«Ирина»: «Мы дарим подарки на все возможные праздники, как в натуральной форме, так и в денежной. Всегда составляем договор дарения вне зависимости от стоимости подарка и приказ о поощрении работника по форме N Т-11а. Страховыми взносами подарки облагать не следует, это прямо указано в п. 3 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ. Что касается налогов, то при исчислении налога на прибыль к расходам сумму подарков отнести нельзя. Дело в том, что затраты на подарки к праздникам не соответствуют требованиям ст. 252 Налогового кодекса, поскольку не связаны с производственными результатами работников. Передача организацией своим сотрудникам подарков является объектом обложения НДС. Соответственно если подарок приобретался, то на основании счета-фактуры ставим сумму НДС к вычету. Но начисленный НДС не уменьшает налоговую базу по прибыли. НДФЛ не облагается стоимость подарка до 4000 руб. за год».

Если в трудовом договоре условия по предоставлению подарков не прописаны, а подарок выдается на основании договора дарения, то объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Что касается выплат в виде стоимости подарков, предусмотренных трудовым договором, но не оформленных договором дарения, то они подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. N 473-19). Подарком могут выступать и деньги (ст. 128 ГК РФ).

Хотя Гражданский кодекс предусматривает заключение письменного договора дарения только для подарков, стоимость которых выше 3000 руб., но если не будет договора, то организация не сможет доказать, что это было именно дарение. Так что в любом случае договор должен быть.

«Олег»: «А вот и первое упущение. Вы, «Ирина», забыли про взносы по несчастным случаям. Если до 2011 г. вопрос был спорным, облагать подарки или нет, то сейчас на стоимость подарка придется начислить взносы. Дело в том, что перечень необлагаемых выплат приведен в ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ и подарков в нем не значится. Более того, новая форма Закона предусматривает обложение взносами выплат и иных вознаграждений в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров».

При расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров учитываются как стоимость этих товаров на день их выплаты, исчисленная исходя из их цен, указанных сторонами договора. При этом в стоимость товаров включается соответствующая сумма налога на добавленную стоимость, а для подакцизных товаров и соответствующая сумма акцизов.

К обсуждению присоединилась «Анна»:

«Анна»: «А мы выплачиваем производственные премии либо «приятные» к праздникам. На праздничные выплаты нельзя уменьшать базу по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 21 июля 2010 г. N 03-03-06/1/474, от 8 июня 2010 г. N 03-03-06/1/386). Хотя можно рискнуть и признать расходами, но в этом случае спор с налоговиками вам обеспечен. Кстати, судьи иногда встают на сторону организаций и признают данные действия правомерными при условии, что выплата премии предусмотрена коллективным либо трудовым договором (Постановление ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 г. N КА-А40/702-10). Мы все-таки осторожничаем и не включаем в расходы. НДС не облагается».

Продолжил тему праздничных премий «Олег»:

«Олег»: «С 1 января 2011 г. уточнена база для начисления страховых взносов Закона N 212-ФЗ. Объектом обложения взносами являются выплаты, которые произведены в рамках трудовых отношений, а не трудовых договоров (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). А премии к праздничным датам как раз производятся в рамках трудовых правоотношений. Новшества направлены на то, чтобы обложить взносами любые выплаты, которые работодатель перечисляет работникам. Кстати, данные выплаты также подлежат обложению взносами на травматизм, так как они не поименованы в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. Также премия подлежит обложению НДФЛ».

Поделиться своим опытом решил «Ярослав»:

«Ярослав»: «Праздничная премия совсем не выгодна для организации. У нас фирма не большая, и мы обычно ближе к праздничной дате назначаем одному человеку премию за производственные успехи, например в 50 000 руб. По бумажкам деньги все получает он, но по факту они делятся между сотрудниками поровну или идут на увеселительное мероприятие. В этом случае можно хоть уменьшить налог на прибыль на сумму премии (п. 2 ст. 255, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). По зарплатным налогам все остается так же».

«Ольга»: «А расскажите, пожалуйста, про материальную помощь».

«Ярослав»: «Сразу скажу, что любая материальная помощь не уменьшит налогооблагаемую базу по прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ). Что касается страховых взносов, то они не начисляются только на определенную помощь: если ее размер не превышает 4000 руб. на одного работника за год или она выдана:

— в целях возмещения материального ущерба или вреда здоровью, причиненного чрезвычайным обстоятельством, стихийным бедствием;

— в связи со смертью члена семьи;

— в связи с рождением или усыновлением ребенка. Причем материальная помощь должна быть выдана в течение первого года после рождения (усыновления). Кроме того, ограничен размер необлагаемой материальной помощи — 50 000 руб.

Вышеперечисленная помощь также не подлежит обложению взносами на травматизм (ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Поэтому материальная помощь, выданная в связи с тяжелым материальным положением (в праздник) или уходом в отпуск и др., будет облагаться взносами, когда ее сумма превысит 4000 руб. То же самое и с НДФЛ — не облагается сумма до 4000 руб. за год».

Полный перечень материальной помощи, которая не подлежит обложению НДФЛ, приведен в ст. 217 Налогового кодекса.

«Ирина»: «Также добавлю: пусть и нельзя принять сумму материальной помощи (праздничной премии, подарка) к расходам, но сумма начисленных страховых взносов по ним относится к прочим расходам (Письма УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2010 г. N 16-15/038575@, Минфина России от 11 февраля 2010 г. N 03-03-05/25, от 22 сентября 2010 г. N 03-03-06/1/609). Между прочим это относится ко всем страховым взносам».

«Михаил»: «Организации лучше, чтобы выплата не относилась к расходам, чем облагалась страховыми взносами, ведь разница ощутима — 14 процентов. У нас выплачивается материальная помощь каждому сотруднику при уходе в отпуск в размере, не превышающем 4000 руб. А вообще мы для оптимизации пользуемся чрезвычайной материальной помощью. Так как законодательством не определено, что следует относить к чрезвычайным обстоятельствам, организация вправе сама прописать во внутренних документах такой перечень и размер выплаты. Например, если сотрудник попал в автомобильную аварию, то ему выплачивается помощь в размере до 200 000 руб. Однако следует подтвердить аварию справками МВД и больницы. То есть мы ему помогаем в связи с полученными травмами и разбитым автомобилем. А данную сумму распределяем на весь год для выплаты различных премий и надбавок. Здесь главное — иметь связи и все задокументировать».

Оформляется выплата материальной помощи приказом руководителя, где указываются основания для выплаты. Действительно, закон не предусматривает перечня, что может являться чрезвычайным обстоятельством, а что нет. Например, сюда можно отнести стихийные бедствия, автомобильную аварию, хищение имущества у сотрудника и т.д. Но не стоит расходиться и из-за каждой царапины выплачивать необлагаемую материальную помощь, так как при проверке фонды могут признать обстоятельство не чрезвычайным и обложить страховыми взносами сумму помощи более 4000 руб.

В зависимости от вида помощи нужно представить документы — заявление работника, справку органов Госпожнадзора, МВД, СЭС, ДЭЗов, медицинских учреждений о соответствующем происшествии или болезни, решение органов власти о введении чрезвычайной ситуации на территории и т.д. Размер выплаты должен быть не больше размера причиненного ущерба. Последний можно подтвердить счетами из больниц, автомастерских и т.д.

Вне зависимости от того, сколько с работником происходило предусмотренных чрезвычайных обстоятельств, сумма помощи по каждому из происшествий не будет облагаться страховыми взносами.

Подводя итог, для наглядности приведем таблицу, с помощью которой можно выбрать наиболее выгодный для организации способ поощрения работников.

Таблица

Налоги	Производственная премия	Материальная помощь	Праздничная премия	Подарок в натуральном виде	Подарок деньгами
Начисленная сумма (с НДФЛ)	5000 руб.
НДС	Не облагается	Не облагается	Не облагается	Облагается, «входной» НДС принимается к вычету, но начисленный не уменьшает налогооблагаемую прибыль	Не облагается
900 руб.(5000руб. x  18%)
Страховые взносы (34%)	Облагается	Не облагается: — до 4000 руб. на одного работника за год; — выдана для возмещения материального  ущерба или вреда здоровью, при чрезвычайных обстоятельствах, стихийных бедствиях; — выдана в связи со смертью члена семьи; — до 50 000 руб.,если выдана в связи с рождением или усыновлением ребенка в течение первого года после события   (ст. 9 Закона N 212-ФЗ). Остальная подлежит обложению	Облагается	Не облагается	Не облагается
1700 руб. = 5000 руб. x 34%	340 руб. = 1000 руб. x 34%. Следующая    материальная помощь в текущем году (если она не прописана в ст. 9 Закона N 212-ФЗ) будет облагаться полностью	1700 руб. = 5000 руб. x 34%
Взносы на травматизм (для примера берем 0,3%)	Облагается	Не облагается та же помощь, что и для страховых  взносов (ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Остальная  подлежит обложению	Облагается	Облагается	Облагается
15 руб. =   5000 руб. x 0,3%	3 руб. = 1000 руб. x 0,3%	15 руб. = 5000 руб. x 0,3%	15 руб. = 5000 руб. x 0,3%	15 руб. = 5000 руб. x 0,3%
Налог на прибыль	Премия относится к расходам и уменьшает базу	Сама не относится к расходам. Сумма страховых взносов уменьшает базу	Не относится к расходам	Не относится к расходам	Не относится к расходам
Можно отсудить	Можно отсудить	Можно отсудить
1343 руб. =  (5000 руб. +  1715 руб.) x 20%	68,6 руб. =  343 руб. x 20%	343 руб. = 1715 руб. x 20%	3 руб. = 15 руб. x 20%	3 руб. = 15 руб. x 20%
Все расходы организации	5372 руб. = 5000 + 1700 + 15 — 1343	5274,4 руб. =  5000 + 340 + 3 — 68,6	6372 руб. = 5000 +  1700 + 15 — 343	5912 руб. =  5000 + 15 +  900 — 3	5012 руб. = 5000 + 15 — 3
Коэффициент отношения расходов к сумме выплаты	1,07 = 5372 : 5000	1,05 = 5274,4 : 5000	1,27 = 6372 : 5000	1,18 = 5912 : 5000	1 = 5012 : 5000

Из материалов журнала «Практическая бухгалтерия»